校舍档案管理现状分析及改进对策-以青岛市中小学为例

郝炳海

青岛市教育后勤服务保障中心 266023

摘要:本文结合工作实际，通过分析校舍档案工作现状，找出校舍档案工作中普遍存在的问题，积极实践探索，提出切实可行的改进对策，为解决校舍档案难题，改善和提高校舍档案工作质量，提供借鉴和方向指引。

关键词:校舍档案; 管理；分析；对策

中小学校舍档案作为学校档案的一个重要类别，在学校建设、校舍维修管理、维护学校权益等方面发挥着重要作用。实际工作中，由于在校舍档案管理方面存在诸多问题，部分学校档案业务不能正常开展，甚至影响到学校利益。如何改进工作，提高服务功能，使校舍档案发挥其价值作用，是档案工作者需要深度思考的重要课题。

一、中小学校舍档案含义及其作用

（一）校舍档案的含义

1992年山东省教育厅、山东省档案局印发《山东省中小学校档案管理暂行办法》，提出了校舍档案概念：校舍档案是中小学校对校舍进行建设、维修、改造、管理、使用等活动的重要记录，是反映学校建设历史、查勘维修房屋、合理使用校舍、维护学校权益的重要依据。校舍档案分为三类，即确权类、基建类、管理类。确权档案包括房屋、土地的确权证书及证明权属来源的一切报告、批文、协议、合同等；基建档案包括房屋建设、维修、查勘的一切文书、财务、技术资料；管理档案包括房屋、场地的使用、维修及权属变更等情况的一切记录。

（二）校舍档案的作用

1.校舍档案如实记载了学校的总体布局规划及各项工程实施全过程，保存着行政事业机构对土地使用、道路红线图、峻工验收备案以及房产证明等的批复文件或证书，是土地维权的重要凭据，也是重要的固定资产凭证。

2.校舍档案中包含预概算、工程结算和审核、决算、财务审计等文件材料，是监督管理基建项目的重要依据，也是审计核查的重要凭证。

3.校舍档案中的建筑、结构、水、暖、电、消防竣工图等可为建设项目后期的稳定运行及改扩建提供必要参考^[1]。

4.管理档案包括学校管理人员一览表、学校建设历史简况、房屋土地情况总表、房屋基本情况明细表、房屋基本情况分幢登记表、房屋使用分类统计表、房屋土地变更情况记录表、房屋查勘鉴定分幢记录表、房屋修缮分幢记录表、地下管线图等文字图表材料，是工作过程中对房屋场地使用、维修及权属变更等情况的一切记录，是学校后勤管理中最常用的台账之一。

1992年以来，青岛市开展了中小学校舍档案业务培训和整理工作,市、县两级教育主管部门都建立了校舍档案室，保存所属学校校舍档案，为校舍管理工作打下良好基础。众多学校通过查找利用校舍档案资源，为建设、维修提供了可靠的依据，解决了诸如不动产确权登记、土地房屋信访纠纷、修缮使用房屋等方面的问题，校舍档案发挥着越来越重要的作用。随着教育事业的不断发展，学校基础设施建设规模迅猛增长，已有的校舍档案管理条件和管理方式远远不能满足现实需求，加强和改善校舍档案管理工作任重而迫切。

二、校舍档案管理工作存在的问题

目前《山东省中小学校档案管理暂行办法》已经废止，各地校舍档案管理工作出现不同程度弱化，在收集整理及后期管理等方面存在较多问题，影响档案利用的情况时有发生，给工作带来困扰甚至造成损失。主要表现在：

（一）学校重视不够

1.档案工作是后勤服务性工作，相对于工程建设而言，档案发挥作用的时效性不是随着投入立马显现，甚至有部分学校认为搞好档案工作不会给学校带来经济效益，因而不愿花费较大人力、物力、财力用于档案建设，导致档案设施设备不健全，管理条件不达标，影响档案工作正常开展。

2.有的学校没有将档案工作纳入年度目标考核，既便纳入目标考评，档案工作也是软性指标，没有硬性规定，工作检查、整改流于形式。

3.档案工作人员的个人利益得不到应有的保障，其工作积极性受到影响。大多数学校没有将档案管理工作量化为绩效指标，对忠于职守埋头苦干的管理员体现不出效益奖励和精神鼓励，影响个人发展提升，对混天度日表面应付者也没有惩罚措施。致使人心思动，工作效果欠佳。

（二）档案人员素质有待提高

1.学校档案人员变化频繁，新人员没有经过专业知识的学习培训，需要较长时间的熟悉、适应过程，不利于学校档案工作正常开展和管理水平的提升。

2.个别学校人员变换时档案移交机制不健全，工作交接不规范，导致档案丢失的情况时有发生，一定程度上影响了档案的完整性，给工作带来被动。如：上世纪九十年代特殊政策背景下，青岛市有的学校利用边角土地，与社会机构或个人合作联建临街房，合作方作为出资方无偿使用房屋若干年，联建合同年限到期后房屋归学校所有，学校收回房屋自用。但由于校舍档案工作出现问题，合同原件丢失，导致房屋回收出现困难。

3.档案人员多为兼职，平时忙于学校其它日常工作，在档案深入调查、工作创新、知识更新上投入精力不够，档案业务能力难以提升。 

（三）规范整理能力不足

由于管理人员档案意识不强，对校舍档案价值认识不够，知识储备薄弱，思想观念陈旧，进取精神不足，工作变动频繁，导致归档工作的开展不及时、不连续，甚至长期无人管理，文件分类、组卷、装订、图纸折叠等环节不同程度存在问题。

（四）档案管理制度缺失。学校基建工程涉及部门较多，由于没有科学的校舍档案管理制度，在各种合同中对相关部门职责划分不明确，导致文件材料收集不齐全、整理不规范、管理不到位、利用效果差。

三、校舍档案管理工作改进对策

（一）强化领导班子档案管理责任制

各区市教育主管部门及学校是校舍档案管理工作责任主体，应当着眼教育事业长远发展，立足办好人民满意教育，提高档案意识，落实好校舍档案管理工作各项措施。党委要把档案管理纳入议事日程，党政主要负责人要熟悉档案、关心档案、研究档案，要把抓好档案工作作为单位管理的基本功，贯彻到工作的各方面，做到责任分工到位、人员配备到位、经费保障到位、关心发展到位，形成奋发有为的良好氛围，调动档案人员工作积极性。

（二）建立管理制度

1.完善档案收集、归档责任机制。要对建设方、施工方、监理方的档案收集责任进行细化设置。按照《建设工程文件归档整理规范》，建设方需要负责工程准备阶段文件收集，施工方、监理方需要负责施工阶段文件资料收集，竣工验收文件则需要建设方与工程勘察、设计、施工、监理等单位共同汇总^[2]。对于工程各个阶段，建设单位都要与相关方在合同中明确归档范围、档案整理要求、移交时间、相关费用等，从源头上确保档案的完整规范。

2.完善档案收集归档全程跟踪监管机制。由于学校工程建设周期长，容易导致档案的收集错乱疏漏，学校档案管理者应加强与工程管理人员的沟通，确保档案管理与工程管理同步，做到工程建设到哪一步，文件的收集就到哪一步。通过定期召开调度会、定期检查等方式，及时发现、解决问题，避免积重难返情况发生。

3.明确归档范围。对照《建设工程文件归档整理规范》，梳理实际工作中的所有文件，青岛市确定了学校归档范围并严格执行。有些学校认为，按照城建档案馆的接收范围，再整理出相同的两套档案分别由学校和教育主管部门存放即可。实际上，工程相关方各自保存档案的范围是有区别的，同样一份文件，档案馆与建设方的归档要求并不完全一致。如：工程财务决算审批文件及审计报告，作为学校办理固定资产登记的依据，档案馆没有列入接收范围，而学校则应该存档。其他如拆迁安置意见、协议、方案；勘察、设计、施工、监理招投标文件等，也是如此。对学校而言，如果这些细微之处不加考虑，将会造成文件散失，势必影响后续工作的正常开展。

（三）加强队伍建设，进一步提高档案人员素质

1.重视档案管理人员队伍建设，突出强化党性教育和业务培训，突出对管档人员严管和厚爱结合、激励和约束并重，突出弘扬档案职业操守，建立起档案管理人员良性流动和合理补充机制。在选配管档人员时，要明确选配的基本条件和管理要求等，坚持标准、严把入口，选配政治可靠、作风正派、业务素质好的人选充实档案队伍。

2.校舍档案工作具有很强的政策性、技术性，其专业技能包含运用现代科学技术手段以及档案整理规范、设备的使用、档案管理相关法律法规等。针对管理人员综合素养需要提高的现实需要，要加强政策和业务培训，不断提高档案管理人员的政策水平和专业素养，激励和引导档案人员政治坚定，坚持原则，忠于职守，甘于奉献^[3]。一是要定期开展档案基础知识和业务技能培训，邀请有经验的档案专家授课，通过系统学习档案相关知识，科学的管理方法以及网络化、信息化应用技术，让档案管理人员快速提升档案管理水平；二是采取走出去的方式，组织档案管理人员到先进单位先进地区交流学习，通过交流和沟通，达到拓宽视野、改善知识结构，提高综合业务素质的目的^[4]。

3.制定合理的绩效考核制度，激励档案管理人员提升专业能力。将档案管理工作量化为绩效指标，秉持公平、公正、公开的原则，通过多方面的评定、考核，对档案管理人员进行全面的评价，对成绩优秀的管理人员进行奖励，对成绩不合格的管理人员进行惩罚，这不仅会对档案管理工作起到监督作用，还能在一定程度上提高档案管理人员工作积极性^[5]。

（四）根据工作实际，制定相应的技术标准

1.案卷的整理、编目、装订、卷皮规格及其制成材料的质量、图纸折叠等要符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《建设工程文件归档整理规范》等文件要求。

2.档号的编制。依据《山东省中小学校档案管理暂行办法》，校舍档案的档号由分类号和案卷顺序号组成。

校舍档案：XS

确权类：XS.01--案卷顺序号

基建类：XS.02

XS.02.01-11

案卷顺序号

房屋

基建类

校舍档案

X S.02.02-案卷顺序号 场地

XS.02.03-案卷顺序号 其它建筑物

管理类：XS.03-案卷顺序号

确权类、管理类档案数量较少，一般学校各有一卷。对于数量最大的基建类档案，在当时手工管理条件下，细分为房屋、场地、其它建筑物，通过分门别类，将大量档案化大为小，分整成零，在小范围内方便档案管理和查找，曾为学校档案科学管理发挥了重要作用。但在当代无纸化电子档案背景下，计算机管理档案已经完全普及，能随时直接实现对每一卷档案和每一件文件的管理，瞬间实现海量查询，不能再固守原有方法，应以减少分类层次、减少案卷排架困难、节约库房保管资源为原则，采用大流水方法，按照接收档案时间顺序，编制大流水号，一贯到底^[6]，形式如下：

基建类：XS.02-案卷顺序号（包括房屋、场地、其它建筑物）

（五）融入数字时代，构建档案信息化管理平台

新《档案法》增加了“档案信息化建设”章节。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出：新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。传统的纸质档案资源数量庞大，整理、查询、利用繁琐复杂。在信息技术快速发展的新时代，教育主管部门要为基层学校着想，整合相关资源，加大经费投入，加快构建档案信息化管理平台，积极推进校舍档案的数字化进程，最大限度地发挥校舍档案在学校日常管理中应有的作用。

参考文献：

[1]朱婧文，王燕，王鑫.基建档案管理的措施与方法[J].

城建档案，2019（08）：61-62.

[2]马迎秋.医院工程基建档案收集归档中的问题与对策[J]. 城建档案，2021（02）：50-51.

[3]李思婉.加强干部人事档案管理工作的几点思考[J].

城建档案，2021（12）：80-82.

[4]杨会.新时期基建档案管理存在问题与解决办法探究[J]. 城建档案，2021（08）：95-96.

[5]费文奇.提升档案管理人员素质的对策[J]. 城建档案，2019（08）：111-112.

[6]张胤生.基层城建档案编号方法探索[J]. 城建档案，2018（01）：83-84.

作者信息

姓名：郝炳海

单位：青岛市教育后勤服务保障中心

职称：副研究馆员

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