如何创新档案管理实现档案管理信息化

李丽芳

内蒙古 乌兰察布市社会救助综合服务中心 集宁 012000

摘要：近年来，信息技术、网络技术以及计算机技术的发展速度非常快，给人们的生活和工作都带来了非常大的变化，影响着各个领域的发展。档案管理系统作为对档案资料进行管理的机构，其重要性也是不言而喻的。不过，随着社会和市场发展的需求的变化，对于档案管理也提出了更多的要求，这就需要档案管理做出改变。下面我们就对档案管理如何实现信息化进行了分析和介绍，希望能够有助于提升我国档案管理信息化的进程。

关键词：档案管理 信息化 创新

信息化平台运用了大量的现代化科学技术，通过对信息技术、网络技术、计算机技术和传统的档案管理技术的融合，能够有效的提升档案管理的水平，为人们提供更加安全、快捷和全面的服务。信息化的管理系统正在逐步应用到档案管理工作中来，有力的促进了我国的档案管理水平的提升。不过在档案管理信息化的应用中，还是存在着一定的缺陷，有待我们去进一步去完善。

一、档案管理信息化的优势

作为融合了多项现代化技术和理念的信息化档案管理系统来说，和传统的档案管理模式相比，有着很多的优势。在信息化管理的模式下，人们的处理效率更高，档案的信息都输入到了计算机，存储在数据库中，只需要通过管理界面进行简单的操作就可以完成数据的查询和调动操作。并且，在档案系统联网以后，用户就可以不限时间和地点的，只需通过网络终端就可以对系统进行访问，档案信息资源可以实现贡献。一些非必要的不需要原件档案的操作，只要联网就可以完成。提高了资源的利用率，节省了大量的人力和物力。由于档案管理信息化以后，档案中的资料都会存储在计算机和系统中，这样就不用经常对档案原件进行读写等操作，纸质资料的保存寿命得以延长。在传统的管理模式下，如果档案原件出现丢失或者损坏，要想进行补救是非常麻烦的。进行信息化管理就能够很好的解决这一问题，档案信息可以存储在系统中，信息的传递和储存都有一定的保障，就算信息出现丢失也容易进行补救。这些都是传统。的档案管理难以实现的。

二、档案管理信息化需要解决的问题

（一）信息化档案管理的安全性和保密性有待加强

虽然档案信息化方面信息资料的共享，给人们带来了很大的便利，不过，信息数据的贡献也带来了安全性和保密性上的问题。信息网络、系统数据库容易受到来自网络的威胁，导致信息数据的泄漏。

（二）档案管理人员的水平有待提升

虽然档案的重要性有目共睹，但是在對待档案的管理上还是不够重视。参与档案管理工作的人员大多对于工作不

够重视，相互之间也缺少合作意识。并且，信息化的档案管理对于管理人员也提出了更高的要求，他们不只要熟悉基

本的档案管理知识，还需要掌握计算机技术、信息技术等。管理系统的提升也需要管理人员做出相应的提升，才能够

切实的发挥出先进系统的作用。

（三）信息化档案管理制度需要进一步完善

档案管理的信息化毕竟还是处于发展、完善阶段，如何对信息数据进行更高效的应用并且保证数据的安全，这些

都是需要我们去研究的。现代化的管理系统需要对传统的管理制度作出改变，才能适应答案管理信息化的需要。

三、实现档案管理信息化的方法

（一）完善档案信息管理制度

一定要根据信息化发展的需求，制定相应的信息管理制度，才能够充分的发挥档案管理信息化的优势，保证档案信息管理的质量。传统的档案管理制度是比较简单的，缺少统一、规范的标准。信息化管理的效率更快，服务种类也更多，这就需要制定一套完善的管理制度，对管理程序进行约束和规范。这样有助于提升管理工作的效率，提高安全性。

（二）加强对档案管理人员的培养

档案管理人员以及相关的工作人员可以直接的接触档案信息，对档案信息进行各种操作，但是，这些员工很多都忽视了档案管理工作的重要性，工作过程中缺乏责任心，工作态度也不够严谨。档案管理机构应该加强对于相关的工作人员和档案管理人员的培训，提高他们的专业能力，还需要向他们宣传档案管理工作的意义，加深他们对档案的管理。

（三）加强人员管理

对于档案管理人员要施行责任到人的制度，明确每个人的责任范围，一旦出现问题就追究个人的责任问题。这样就能够提高管理人员工作的严谨性，减少他们工作出现失误的几率。对员工的工作流程进行严格的管理，制定相关的工作程序。要求工作人员要及时的对档案信息进行记录，并且要注意对其内容做好复核然后才能够装订起来。对于档案的保管也要进行严格的管理，做好档案的分类存放工作

（四）提高档案信息的安全性和保密性

首先应该制定健全的安全保密制度，对相关工作人员进行约束，减少人为因素引起的信息泄露。然后是要提高系统的安全性能，做好数据库的备份，可以对数据信息进行多数据库存储，在一个数据库出现问题以后可以对其进行恢复。还需要在管理系统中设置防火墙，对来访用户进行身份确认，按照不同的权限为其分配服务种类，对于外网接入的访问进行严格的控制。

（五）新技术的不断引入

信息技术是处于快速的发展过程中的，在建设档案管理信息化的过程中，要注意不断的引入先进、成熟的技术。对系统需要使用的硬件设备和软件设备都进行更新，确保硬件设备能够满足使用要求，使用更优秀的管理软件对档案信息进行管理，不断的提升信息管理的质量和效率，提供更优质、更丰富的服务。档案管理机构也应该招聘一些高水平的计算机技术人员，对系统进行升级和维护。通过技术和设备的改进提升，来提高档案信息的安全性和处理效率。

四、总结

档案管理的信息化是现代技术和传统的档案管理工作的结合。对于档案管理质量和效率的提升有着非常大的帮助。不过更多的服务、更高效的工作也给档案管理工作带来了更多的问题。如何正确的利用现代化技术，对档案进行管理和利用，这正是我们需要解决的问题。我们需要不断的完善档案管理制度、优化信息化的档案管理系统，提高工作人员的水平和认识，这样才能够逐步的提升我国的档案管理水平。

参考文献：

[1]王焱.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].黑龙江科技信息，2016（01）：115.

[2]周丽霞.档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].黑龙江交通科技，2017（01）