夯实档案保密工作基础推动档案管理水平提升

吴新梅

沂源县发展和改革局 山东淄博 256100

摘要：而目前事业单位的管理工作中较为关键的一个便是关于档案的管理工作。在实际的档案保管工作中,档案的安全和保密程度一直是档案管理的主要工作,同时也是档案价值的主要表现。但现在的实际档案保管过程中,在资料安全和保密程度方面仍存在着一些的问题,一直未能得以克服。

关键词:档案;管理;水平;保密工作

现在由于网络信息技术的蓬勃发展,计算机也开始广泛运用于人类日常生活的方方面面,档案保管方面也如此。而现在由于信息的网络技术发展和计算机也开始在档案保管中逐渐应用,其所发挥的功能业也愈来愈大,并开始改变了传统的档案保管。就目前中国档案保管的发展状况来说,随着纸质版本的档案正逐步被数字版本的档案所代替,档案保管的重业也出现了转变。在这样的大背景下,针对档案保管中的信息安全和保密性的加强更为重要,从而能够更有效提高工作品质和效益。

1做好档案管理流程中的保密工作

1.1档案管理是档案保密工作的要点。从档案保密工作的角度考虑,不宜把档案室置于办公室的最底层。档案室门等应有专门密封,防止被盗。还应尽可能实现档案室与办公区分离,档案室与阅览室分离。档案室应确定专人管理,建立严密的制度,无关人员严格限制人内。

1.2档案管理是档案保密工作的核心内容。首先,必须培养好存档保管人员的业务素质。由于存档保管工作人员对保守的机密承担比普通人员更加重要的职能,所以,文档保密工作好和坏,存档保管工作人员的业务素质也是一个因素。所以档案保管工作人员应该具有很强的社会责任感、工作事业心和很高的保密工作意识。不但要有很严格的岗位作风,所经手的管理工作条项有头有尾,程序明确。因为日子文档保管工作者往往接触大量的机密,而这种机密随着主人的活动被送往了种种繁杂的日常管理工作场所,所以常常一些话,在无知不觉觉中就暴露了机密。所以文档工作者不管生活在何种场所,都要努力做到守口如瓶,把保守个人隐私当成自身的神圣职责和应尽的责任义务。其次,还要搞好对机密文档的日常管理工作。对机密文档的调阅、迁离、损毁等管理工作应当严格按照按程序登记手续,并且必须经指定的领导人批准,认真遵守记录、签字等程序,其他人也不能私自调阅。对绝密文档利用工作结束后应当进行清对、审核,如果出现了失密、泄密,就应当及时找出问题,并加以弥补。

1.3作好对档案的保存年限和保密期间的划分等工作。认定保存年限的基本准则是,正确识别档案的真实作用,按照本单位职责的要求积累历史人文资料的要求,全面判断档案的保管价值,从而正确地判断档案的保存年限。

1.4档案保管人员的主要职责,是要保持文档的完好和安全性。这既是档案保管人员的基础各项任务,又是档案员的主要目的。档案员的具体各项任务,是保证不坏、不丢、不散、不乱。不坏,就是要使文档保存得完整无损。对于已毁坏的文档,要尽快进行抢修。不丢,就是要使文档一定安全可靠,不会因人员的疏漏而使文档损坏或被窃,不但确保了文档实物安全可靠,而且还要确保了文档内部的安全性。不散,就是说需要文档的保存得比较集中,不会因文档的散乱堆放而使档案保管工作不好,或者出现了文档的损毁或流失等严重状况。不乱,就是说规定档案保管各项工作有条循序渐进,归档编排得整洁标准,有规可循,有目寸查。归档保护管理工作的各项任务是繁重的。它是光荣的,这是一个巨大的基础管理工作,归档管理者要坚持不懈,时时警醒。以避免对文档的破坏,维护文档的安全性,为现代归档管理工作奠定了物质基础。

2进一步做好档案开放前的准备工作

一成不变地对待档案的秘密牲,而无视其时间与范畴,是误的。但假如缺少了保密观念,对保密档案不顾其秘密牲,而无止境地扩展开放使用范畴,则是有误的。所以,在开放档案为群众所使用的时候,也必须进行一定的保密工作。

2.1做好档案的审查工作。

审核工作是在档案对外开放之前的一个关键性任务,同时也是开放式档案管理的一个重要环节,其主要目标是科学而精确的划分、确认档案的开放程度和管理使用范围。

2.2完成文档的解密工作。秘密文档是有级别的,其划分等级方法是按照《保密工作法》的规则,区分为"绝密"、"机要"、隐私"等三类。而确定文档的密级,是在于使文档管理者针对不同类型的密级制定差异化的管理方法,以最大化地创造并使用文档。但是保密工作也并非一成不变的,如果绝密保存年限已经到期,便没有了它的绝密价值,因此我们也就不要再按原来的绝密文书管理,而应该根据公开文书内容加以严格管理。这也便是档案保密的时效牲。开放的文档,应该是到了特定期限的文档,要打开时,需要事先加以划密解密,将尚未解密的资料纳入限制使用的范畴。

2.3作好在档案开放前的准备工作。利用科学归档首先是在利用的基础,再加以系统总结,实现对归档科学组卷合合理、编目清楚、编排系统的要求。

3做好档案开放利用过程中的保密工作

文档利用监察制度是进行文档利用工作过程中秘密管理工作的一种主要措施,它可以更有效发觉和防止改进文档利用工作过程中不利于文档秘密管理工作的各类错误现象,以便于实现人们既能利用文档,又能维护文档的完好和安全。各种档案利用规定的条文应当严谨而简洁,易于实施,要在实践中认真进行总结,进一步丰富和充实。二是队伍建设。指负责使用服务管理工作的档案管理工作人员,是使用服务管理制度的直接落实者,对文档的安全承担着直接责任,且应当具有较高的业务素质。三是文化素质方面,要有较高的人文知识水平,能总结与分析运用工作中的经验和问题。从中学会运用工作的规律。此外。必须具备敏捷的工作技术和观察能力,善作利用者的工作条件,能自己解决实际使用中存在的一般问题。在实际使用中,要针对各种使用对象的不同目的,了解其心理因素和思想动因,并做好重点监护。对于一些为了取得重要证据而来馆查询档案信息的使用者来说,要避免偷盗或涂改档案信息;对于那些在平时形成看书划线或翻书沾口水这种习性的利用者,要进行特别警惕。

4正确处理好档案保密和使用上的问题关系

在实际管理工作中,档案保管工作者由于受传统的保密观念影响,常常面临着"重保轻用"的问题。而这种档案资料的使用缺失,无疑也是对我们档案事业的一种缺陷,也因此所形成的某些问题也亟待人们进行认真的反省。这种问题主要包括:由于许多档案没有合理的使用,即使一些很有经济价值的文档也被束之高阁,而成为了一文不值的废纸,从而导致了档案浪费;档案保管工作者的管理价值,却又无法从合理使用文档的效益中反映出来。唯有转变了传统,在严肃搞好秘密管理工作的时候,还要认真做好服务功能,进行好服务利用。因为机密归档就需要保密工作,而保密工作的主要目的之一就是为了使用,保而又不只会丢掉了文档的利用价值。当然,使用应当是在秘密基石上的使用,因为无限度的使用会给党和国家人民的生命安全与切身利益带来巨大危险。但是,就档案管理工作而言,秘密和使用二者都非常关键。

5结论

目前档案工作对人们的经济社会生活有着巨大的意义,而档案的安全和保密程度又是档案价值的最主要表现,所以加强对档案的安全管理和保密工作十分的必要。通过提高员工的责任意识,增强监管员工的责任心,建立健全相关的管理制度,对提高档案安全与保密性有着很大意义。

参考文献

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