实现档案电子信息化提升档案利用效率

高子菡

中国华电集团有限公司江苏望亭发电分公司 苏州市 : 215155

【摘要】档案管理是企业管理的重要组成部分。当前，许多企业对档案管理不够重视，人员配备不全，档案收缴质量不高，没有充分地发挥档案管理对企业管理的支撑作用。随着档案信息化、电子化的发展，档案管理在企业管理中地位越来越重要，对企业发展中的基础作用越来越强大。如何提升电子信息化档案管理水平，更好地发挥档案管理在企业生产、经营、技术攻关等方面的重要作用，是目前档案管理的重要课题。
　　【关键词】档案;电子信息化;利用效率

1电子信息化档案管理综述

1.1电子信息化档案管理的定义

我国有5000多年的发展历史，从古代的甲骨文到周朝的青铜器记录，从纸张记录到现代数字化、大数据记录，漫漫历史长河都离不开档案记录。档案为分析某个历史阶段或历史事件提供重要的依据，为今后的发展提供经验借鉴。一个企业的发展历程也一样，从档案中可以吸取经验教训，同时可以扬长避短，积累经验，形成企业文化，为企业决策者提供有力支持。电子信息化档案管理，是企业管理环节中所有工作的收口环节。它承载着企业发展的历史，记录着企业的发展轨迹，它的价值就在于记录着真实的历史，保留着客观的原始材料，为以后的历史研究提供第一手资料。

1.2电子信息化档案管理工作的具体内容

电子信息化档案工作是企业重要的基础性工作之一。随着计算机和网络技术的日益发达，从传统的档案管理到电子信息化的档案管理模式的转变，已成为一种必然趋势。按照国家档案归档规范要求，档案工作的归档过程是非常细致非常繁琐的过程，不只是简单地收缴归类。例如文书档案的归档，首先按照文件内容进行分类，分为行政、经营、财务、生产、人事五大类；第二步，分保管期限，分为永久、30年、10年三类；第三步，批复和对应的请示文件合在一起；第四步，按照时间先后排序；第五步，编页码；第六步，文件按照顺序编号；第七步，盖档号章，填写档号；第八步，按照经营、行政、财务、生产、人事五大类装文书档案盒，并给盒子排序编号；第九步，按照各分类，把每份文件录入电子档案管理系统。
2建立档案信息网络系统的必要性
2.1是实现国家信息化和新时期档案管理工作的需要。伴随计算机的深入推广和使用，计算机已经成为科研、教学、生产、生活、服务等许多方面提高效率的主要途径，用现代化、科学化的手段做好新时期的档案管理工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期档案工作的需要，也是国家信息化工作的必然要求。
2.2是档案管理信息规范化的需要。在日常的档案管理工作中，形成了大量的个人信息，比如：工作业绩考核、人员工资计算、人事数据统计、人事档案填写，保管贮存等等，这些工作繁琐、耗时费力，由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，档案工作信息滞后，档案管理数据加工不及时，沿用手工操作不适应新形势的发展要求，难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理个人信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。
2.3档案信息化是档案利用工作发展的必然趋势。社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程大部分在计算机和网络中进行，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份，为每年出现的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3企业档案电子信息化建设的具体内容

3.1电子档案标准规范的建设

现阶段，在信息技术不断发展的情况下，我国已经针对电子档案分特性制定出了相应的标准和规范。因此企业在档案电子信息化建设的过程中需要结合企业自身的实际情况，参照国家相关标准，构建电子档案的形成、归档以及网络传输过程的管理规范，并将其落实到企业档案信息化建设的进程当中。企业电子档案标准规范可以说是目前信息高速公路当中的交通守则，可以有效保证企业电子档案信息的安全性。

3.2电子档案应用系统的建设

企业电子档案应用系统的建设主要包含四部分内容，分别是档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的应用以及档案信息的安全。电子档案应用系统的建设与企业档案信息化的整体建设进程有着密切的关系。企业的电子档案应用系统可以由企业内部的研发部门进行自主研发，也可以使用专门的软件开发公司所开发的专业软件。但是在开发工作开始之前，企业需要针对自身档案管理的现状进行充分调研，了解档案信息化建设对应用系统的相关要求，最终使应用系统在功能需求方面契合于企业档案管理工作的发展。此外，档案信息化建设还要包含电子文件的管理，因此在电子档案应用系统的建设工作中还要充分考量企业的其他信息系统，使这些信息系统当中具有价值的电子文件实现自动归档。

3.3电子档案信息化资源的建设

企业在信息化资源建设过程中要以企业内部所存储的档案数字化为基础，将工作重点向电子文件的归档管理方向转移，最终全面提升电子档案信息化资源建设的水平。电子档案信息化资源的建设可以说是信息时代下企业档案管理工作的发展核心，档案信息当中蕴藏着企业的价值，在企业运行过程中发挥着至关重要的作用，其开发和利用的层次是企业档案电子信息化建设成就的重要衡量标准。档案信息资源建设的主要内容包括企业内部档案的数字化建设以及电子文件的整理和接收工作。档案信息资源建设的主要模式包括企业内部档案目录中心的数据库建设以及其他类型数字化档案数据库建设等。

3.4电子档案信息化工作队伍的建设

档案管理工作的主体是人。因此企业方面要重点关注档案管理人才队伍的建设，提升档案管理队伍的技术性和专业性，积极学习各项专业技术，提升档案管理工作人员的安全意识，熟练运用身份认证技术、防火墙技术以及数据备份等技术保障档案的安全。此外，在档案管理人员入职之前，企业要对其进行系统化的入职培训，帮助档案管理人员建立责任意识和专业技能知识体系，同时要定期组织在职员工进行阶段性的培训，实时更新工作人员的专业技能，最终打造一支专业化的信息档案管理团队。

4结语

电子信息化档案对企业管理非常重要，其价值也不是仅仅由其经济价值来评价的。作为一种信息资源，是企业发展的无形资产，规范化、科学化的档案管理，不仅体现档案的管理水平，而且促进企业的管理水平。电子信息化档案管理已渗透到企业管理的方方面面，随着信息化和大数据的快速发展，电子信息化档案对企业的支撑作用将更加有力。

[参考文献]

[1]张梅.试述大数据时代怎样提高供水企业档案工作管理水平[J].中小企业管理与科技（上旬刊）,2018(05):21-22.

[2]江辉.企业管理创新与企业文化创新的关系分析[J].中国商论,2018(26):103-104.

[3]毛旭楠.电子档案管理浅析[J].电子元器件与信息技术,2021, 5(6):17-18,21.