档案管理工作的优化

张清霞

宽城满族自治县社会保险事业管理局 067600

摘要：档案管理工作是事业单位日常工作中较为重要的一项内容所在，需要引起相关部门与领导的高度重视，积极去发现其工作过程中存在的问题，以及积极针对相关问题进行优化与改进。基于此，本文将对档案管理工作的优化对策进行分析。

关键词：事业单位；档案管理；改进措施

1 事业单位档案管理现状分析

1.1 管理人员对档案管理工作认识不深

很多事业单位对档案管理的重视度不够，不能最大程度发挥出档案管理工作的价值，导致其对于事业单位的作用微乎其微，甚至有些单位不设档案管理部门，忽视档案管理工作的重要性。在这种情况下，档案管理工作人员很难端正自己的工作态度，易导致工作流程不够规范，缺乏相应档案管理意识，甚至会出现工作懈怠等情况，这将造成档案管理效率低下，不能发挥出档案管理应有的作用。易出现重要文件丢失等情况，这将给事业单位其他部门的工作开展带来负面影响，造成事业单位整体工作进度变缓甚至是停滞。

1.2 档案管理工作的管理制度不够完善

伴随着社会的发展与进步，档案管理工作愈发重要，但是有部分事业单位的领导人对于档案管理工作的重要性认知并不深刻，从而也就没有引起对其的高度重视。在这样一种情况下，事业单位档案管理工作的相关管理制度就显得较为混乱和不够完善，如没有充分契合自身单位特点来制定档案管理制度，或者是档案管理制度流于形式而没有实际效能。如此，基于这一问题的存在当前事业单位档案管理工作质量就显得不甚理想，亟待优化。

1.3 档案管理专业人才匮乏

目前事业单位档案管理在人员配备上存在许多弊端，如工作人员在没有熟悉工作环境和工作流程的情况下开展工作，档案管理人员专业素质有待加强，许多人员非本管理专业，管理能力明显不能胜任此项工作。当工作人员在出现工作吃力的情况下容易辞职，长此以往将导致岗位人员流动频繁，进而影响到档案管理工作效率，而频繁的交接工作容易出现工作错误，为档案管理带来安全隐患。

2 档案管理工作的优化对策

2.1 单位领导高度重视档案管理

现如今，档案管理工作的重要性日益凸出，在新时期，事业单位的领导需要正确认识档案管理在事业单位发展中的积极作用，紧跟档案管理发展的最新方向，以饱满的工作热情做好档案管理工作。同时，档案管理中，还应积极转变传统的管理模式，开展档案管理的宣传工作，引导工作人员加强档案管理意识，全面调动内部人员工作的主动性与积极性，引导所有工作人员参与到档案管理工作之中。另外，领导干部需采取有效措施加强配套设施建设，确保档案工作具有强大的经济来源，落实档案信息化管理，保证管理效率。同时，制定与现阶段工作目标及工作内容彼此协调的管理制度，加强档案管理工作的科学性与合理性。

2.2 加强档案管理人员培训

事业单位要充分提升档案工作人员的各项能力与技能，尤其要重视对管理者的培训，提高他们处理各种事务的能力，形成一支综合素质较高的档案工作队伍。首先，要对管理人员进行定期培训，包括管理和知识培训、责任培训，提高他们的业务素质和任职资格，加强服务意识，使其成为现代社会权利意识的重要组成部分，对进一步理顺档案工作有积极作用。其次，信息流管理的普及也对员工的计算机素养提出了更高的要求，各单位的档案管理员要重视提高自己的计算机应用能力和水平，有效利用先进的设备，确保办公生产的现代化和信息化。事业单位还可以通过提高工资水平、提高工作准入门槛、引进高技术人才、从而激发员工的积极性，吸引更多高素质的管理者，最终达到全面提高员工素质，档案人员素质的目的。

2.3 积极完善档案管理制度

对于事业单位档案管理工作的优化，首先需要做的就是积极制定出一套适合本单位的、科学化、灵活化的档案管理制度。在这其中，事业单位不仅需要充分遵循国家档案管理方面的相关准则，同时需要充分评估本单位档案管理工作的特点来进行相关管理制度的制定，包括在管理人员的配置方面、管理效果的达成方面、管理监督的践行方面以及管理准则的遵守方面等等。如此，透过对各个方面的综合考量来制定出更为合理、更为完善的档案管理制度，促使档案管理工作效率与质量不断提升。而与此同时，在制定出完善的档案管理制度后，个部门均需要严格遵守并执行，充分确保档案管理工作的有条不紊进行。

2.4 加强档案管理平台开发建设

现阶段，事业单位若想不断完善档案管理，促进档案管理信息化建设，就要在档案管理中将信息系统开发建设作为重点内容。为此，事业单位领导需准确把握单位发展概况，尤其要重视单位内的档案管理动态，结合工作人员的迫切需求，制定科学的系统建设规划。优化资源配置，激发内部员工的工作热情，深度挖掘员工的潜能，推动档案管理系统的创新发展。此外，依据单位档案管理现状开发优质的档案信息管理平台，推动事业单位档案工作的发展，及时解决档案管理中的不足，保障档案管理的质量。不仅如此，事业单位优化信息管理平台的过程中，也可维持档案管理效率，增大档案利用率的同时，更好地展现档案的作用。

2.5 充分优化档案管理环境

在事业单位的档案管理工作中，不仅需要有电子档的档案文本，同时也需要有纸档的档案文本，双重备份，合理管理。其中在管理电子档的档案文本时，只需要有电脑等硬件设施和软件系统即可，而在管理纸档的档案文本时，则需要具有非常适宜的管理环境。首先就是存储室的选择，需要选择一些干燥、不易受潮的地方，以保障纸档档案的完整性和字迹的清晰性；其次就是防火设施的构建，即需要构建起完善的防火硬件与软件，包括灭火器材的配置、火灾应急处理技能的培训等；最后就是防盗窃手段的实施，即需要在各个方面加强防盗窃措施，包括应用电磁感应进行防盗窃处理以及充分强化工作人员的防盗意识和工作责任心等。

3 结束语

总之，在信息技术的快速发展中，我国事业单位档案管理也取得了较大的进步。该形势显著提高了事业单位档案管理工作水平，同时也可从多个角度展现档案管理的作用，增强信息的真实性、准确性和可靠性，高效利用档案资源的同时，也对事业单位的稳定发展起到了一定的推动作用。

参考文献：

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