档案管理信息化的优势

吐斯乃

布尔津县杜来提乡村镇规划建设发展中心（布尔津县杜来提乡生态环境工作站）

摘要：信息化技术在当今是各个行业都离不开的一个技术，其高效的信息传输使得各项工作的进行都能够具有更高的效率，因此越来越多的工作都倡导采用信息化的模式进行。事业单位的档案管理工作是较为重要的工作内容，当前其档案管理工作急需创新改革，文章前半部分主要针对事业单位档案管理工作存在的各种问题进行了探讨，分析了造成事业单位档案管理工作效率较低的主要原因，文章后半部分则针对当今事业单位常见的档案管理工作的问题结合信息化技术提出了一定的创新改革方法，为档案管理工作的效率提高提供一定的帮助。

关键词：事业单位；档案管理工作；信息化技术

前言：事业单位种类较多，不同种类的事业单位涉及到的内容也存在着一定的差异，因此具体进行档案管理工作内容会存在着不同，但是整体的档案管理工作方法流程却不会有较大的差别，一般在进行档案管理时都会对员工档案、项目档案、以及财务档案等需要进行记录以防工作出现问题的因素进行档案管理，通过对这些信息进行有效的档案管理，能够对当前事业单位具体的项目进程以及资源调动情况有一个清楚的了解，为后期的工作管理提供更加有效的支援，但是当今事业单位在档案管理方面却存在着一定的问题需要解决，应当结合当前先进技术对其进行改进。

1.事业单位档案管理工作存在的问题

1.1事业单位领导组织缺乏档案管理意识

在档案管理方面，往往很难通过进行档案管理在短时间内获得可见的收益，因此当今大部分单位在档案管理方面都没有投入足够的重视，事业单位的领导组织也大多都是以确保单位的收益为主要目标，在进行管理时，领导组织大多会忽视档案管理这种需要进行大量资源投入但是很难收到相应收益的一方面，往往是将档案进行记录后进行集中分类保存，之后很少对其进行调动等操作，没有意识到档案管理工作的重要性。档案管理工作虽然不能够创造明显的经营效益，但是却能够降低风险，提高单位的运行效率。事业单位的主要档案管理以工作人员为主，而工作人员档案管理工作较为简单，平常对工作人员的各项活动进行记录即可，与社会中各个组织的联系档案一般在事业单位也不会发生变化，导致档案管理工作看起来并不是非常繁杂。这一系列因素导致事业单位领导阶层对于这方面认知不足，轻视了档案管理工作，因此在进行单位各项方针制定的过程中，对于档案管理方面投入的精力不足，容易导致档案管理工作出现漏洞，或效率较低，最为常见的便是由于领导组织在档案管理方面的决策较为消极，导致工作人员档案在转移时效率较低，容易出现断档或者档案冲突的问题。

1.2事业单位缺乏相应资源进行档案管理工作

虽然有部分事业单位具有档案管理意识，但是往往会受到其他条件的制约，其中最为常见的影响因素便是单位的资源，事业单位自身大部分资源都来自国家的补助，资源大多都有明确的用途，可供自由调动的资源较为有限，在当今这个信息化普及的社会情况下，如果缺乏必要的资源，很难建立属于自身的合适的档案管理系统，系统平台会出现冗余的情况，而使用共享档案管理平台对于事业单位这种包含机密档案的机构而言具有较高的风险，即使能够完成属于事业单位自身的档案管理系统的建立，完成单位档案管理系统的建立后，单位往往没有专业人士对其进行运营，而是选择部分非专业人员来对单位档案进行管理，从而削减专业人士成本。但是人力资源的缺乏会导致档案管理工作效率极低，甚至出现较为严重的档案管理事故，造成档案遗漏或泄露的情况。

1.3事业单位档案管理工作技术水平落后

当今几乎所有单位在进行工作时，都需要利用到信息化技术，事业单位的档案管理工作同样如此，但是不同事业单位负责的领域不同，所有的人才储备也存在着一定的差异，部分事业单位缺乏相应的技术人才，虽然具有相关的信息化技术设备，但是技术水平相对较低，无法满足档案管理对高效性的需求。当今大部分事业单位档案管理技术所用的系统都相对较为独立，对于事业单位而言，很难实现高效的管理，独立的系统在档案管理出现问题后，难以进行有效及时的修复补救。部分事业单位档案管理工作较为繁琐，技术水平难以达到需求，还需要结合人工工作进行管理，容易出现错误。

2.在事业单位档案管理工作中的创新改进措施

2.1对档案管理工作思想进行创新

对档案管理工作认知落后是当今事业单位档案管理工作效率较低的主要因素，要实现有效的档案管理工作，必须让人们对档案管理工作的认知思想有一个正确的改变创新，尤其是事业单位的领导组织阶层，只有其对档案管理工作有了准确的认知，才能够保障事业单位档案管理工作的顺利进行。相关领导组织人员应当定期参加相应的管理讲座，了解档案管理工作的重要性，并学习先进的管理理论和管理技术，创新自己的思想，单位领导人员对档案管理工作有了正确的认知，拥有创新的思想，才能够将相应的思想传播到单位内部，档案管理人员也应当创新自己的思维，不能够一直做着固定的事务不思进取，对信息化技术的应用持有消极态度。在进行档案管理创新时，工作人员还需要有一定的信息化应用安全意识和责任意识，事业单位内部可以安排相应的技术人员以及法务人员来组成相应的小组，对事业单位设计到的各种信息化档案技术进行介绍说明，让档案管理人员对信息化技术有认同感的同时，能够对一些风险进行规避，为进一步的信息化技术档案管理工作提供思想上的保障。

2.2对档案管理技术进行创新

当今事业单位档案管理信息化技术依旧有较大的创新发展空间，也有较多的局限性需要改进。当今大部分事业单位在进行信息化档案管理工作时，其所用的平台缺乏整体性，不同单位部门平台档案信息无法共享，在进行档案管理工作时，应当根据区域或者工作领域，建立统一的档案管理平台，不同事业单位之间也能够实现档案信息共享，同时采取集成化处理方法，方便对档案进行更加合理有效的管理。同时对于信息化技术的系统进行改进，可以采取神经网络的算法提高信息化技术的水晶，当档案某一处发生改变时，判断其他档案信息是否会受到影响，并做出相应的操作或者变更，提高自动化档案管理操作水平。同时结合有效的数据库系统，将事业单位各个部门划分为相应的数据组，方便进行管理，进一步细化档案数据，有助于在进行事业单位运营时，根据数据库中的档案信息制定合理有效的经营措施，使得整个事业单位处于信息透明的运营状况下，有了数据库以及各种系统平台的支持，事业单位在进行档案管理时能够根据档案数据通过相应算法计算出最合适的项目安排等单位运营相关事项，使得事业单位运营结构更加合理，简化工作环节。

2.3提高档案管理人员专业素质

档案管理工作人员是事业单位档案管理的直接负责人，其中部分工作人员对信息化操作不够了解，但是这部分工作人员在长时间的实体档案管理工作下，锻炼出了较强的管理逻辑以及管理方法，这些能力在档案管理中总能派上用场，因此如果事业单位档案管理实现了信息化，不能够仅仅聘用新型技术人才，也需要保留原有的档案管理人员，对其进行相应的信息技术培训，提高其对电子档案管理的认知，可以由新型技术人才与原有的档案管理人员共同进行档案管理，原有人员学习技术同时负责对档案管理工作进行规划，由技术人员进行操作，充分发挥专业人员的能力。

结语：在信息化时代，结合信息化技术对档案管理工作进行创新改进有助于提高事业单位整体的运营效率。

参考文献：

1. 王晶选.档案管理信息化的现状与困境及出路[J].城建档案. 2020(02)

2. 谢波.浅析人工智能技术在档案管理信息化中的应用[J].机电工程技术. 2019(11)