数字化档案管理与档案服务工作分析

高赛音青格乐

兴安盟突泉县宝石镇人民政府， 内蒙古兴安盟突泉县， 137500

摘要：随着现代信息技术的不断发展，在档案馆中应用数字化档案信息技术能够有效提高档案信息资料的保存效率，并且这种技术还能够确保档案资料的安全性，有助于实现信息共享，能够提高资源在进行查找时的效率。与此同时，这种技术在应用过程中不仅能够对信息进行保存和共享，对于现代档案管理员的培养也能够起到良好的效果。基于此，本文首先分析了传统档案中存在的缺陷，然后分析了数字化档案信息技术在档案服务的优化操作路径，希望通过本文研究，能够为相关人士提供参考。

关键词：数字化；档案管理；服务

引言

档案对于现代档案管理工作来说不仅仅是对档案的信息进行记录，其具有良好的调用价值和法律价值，对于档案的长久储存与调用来说，也是十分重要的一项内容。而数字化档案管理与档案服务是一种对传统文本档案进行管理和服务形式质量提高的重要方式，这种管理方案主要是建立在计算机系统上的一种数字档案信息资源储存方式，这种方式有助于保证档案资源原始且完善的保存，有利于满足我国相关部门对档案管理和使用的需求。

一、传统档案中存在的缺陷

（一）书写与分类不规范

传统的档案管理分类以及书写操作，具体包括：资料收集、整理、鉴定、编码、归类、储存等多项工作内容。大多数档案管理员在进行纸质档案分类与书写时往往字迹潦草，没有注重书写的基本原则。而就目前来说，大多数档案管理员在应聘或录用时，都没有接受过档案分类和记录的相关培训，只是单纯应用档案管理经验，对其进行分类和记录，这就导致记录工作具有较强的主观性。所以在这种状况下，传统的档案管理很容易出现书写以及分类不规范的状况，这就导致大多数档案管理工作人员在进行档案分类与归档时缺乏经验，影响档案书写的规范度和实用性，也会导致纸质案例在阅读和应用时容易出现认识错误的状况，最终影响信息的调取和应用。

（二）信息查阅困难

纸质信息档案在进行收录和保存时，往往以分类的方式进行放置，而如果想要在短时间内查找某一位患者的档案资料，就需要按照索引进行查找，虽然这种查找方案具有一定的查找效率，但如果一旦出现放置错误，就会导致档案无法再找到，容易出现丢失的状况。除此之外，档案在进行放置期间，很可能会受到潮湿或虫蛀等自然因素的影响，导致纸质档案难以进行保存，需要定期更新。而对于信息查阅人员来说，想要对信息进行查阅，就需要自身到档案馆或档案室实地查阅才能满足研究需求，这就会容易受到时间和空间的限制，缺乏时效性与便捷性。

（三）传统档案管理中的安全系数低

在进行传统的纸质档案管理时均为孤本保存方案，这种保存方法具有唯一性，很少有档案馆会对单本档案进行多本保存，这就导致档案管理的安全系数较低。除此之外，副本保存在进行信息调阅时，如果有多名人员想要进行信息查阅，就会出现冲突而影响信息的共享性，信息的利用效率较低。除此之外，在进行档案管理，实质管理方案虽然具有实体性，但也很容易受到虫蛀、潮湿甚至火灾等自然条件的影响而出现损毁，这种状况就会直接导致信息丢失，如果是珍贵的信息，则会导致不可修复的损伤，最终影响档案保存工作和档案服务的开展。

二、数字化档案信息技术在档案服务的优化操作路径

（一）加强档案数字化人才队伍的建设

档案信数字化是一项高科技项目，要根据建设需要培养和引进高技术专业人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次，要根据档案室人员具体情况，引进高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有、只求所用的方式予以聘用，取其所长。

（二）探索实行文档一体化和归档双轨制

文档一体化是档案信息化建设的前提，这就要求把档案信息纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求，归档双轨制是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则，虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。预计在较长的时

期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

（三）数字化档案在实际应用中的信息录入优势

数字化档案信息技术在进行管理时，主要应用计算机信息技术对档案进行储存和录入，这种方式有利于档案查阅人员和档案管理员对相关档案和资料进行快速访问，还可以在远距离状况下进行传输，有利于资源的共享。除此之外，档案信息录入，通过电脑方式进行录入，这样能够避免档案管理员在进行档案撰写时出现书写不规范的状况，同时具有完整格式的档案信息，有助于保障档案信息的科学性和记录合理性。除此之外，在进行数字化档案应用时，档案的分类有计算机根据相关算法进行分类，无需人工操作，具有高度的准确性和便捷性。

（四）有助于档案管理员进行相应的档案管理工作

档案馆信息化建设基础是开展数字化档案管理的重要方式。档案信息管理是现代档案馆正常运行中的重要环节，现代化的档案管理方式中，可以通过大数据的方式为档案管理员提供相应的归类建议，这样能够有助于信息调取操作更为科学和有效的开展。

（五）坚持满足用户需求，并将其作为导向进行改革

无论是档案管理单位还是档案信息管理工作者，在实际操作中都必须加强自身的职业道德建设，坚持以满足用户需求作为主要的档案信息服务理念。虽然数字化档案管理模式具有一定的固定形式，但在实际运行过程中，相关档案管理人员不仅需要满足档案的完善归类与管理，还应当满足前来进行信息查阅的用户的信息查阅需求，并在此基础上完成承担的具体工作任务。并且电子档案管理人员不可由于数字化档案管理模式的特点，而忽略自身的服务效能。

三、结语

综上所述，数字化档案信息的发展是随着现代信息技术发展的一种必然趋势。这种网络信息档案管理方式会对日后的档案管理服务造成进一步的影响，而数字化档案信息不仅具有便捷性和实用性，对于现代档案管理员的培养来说也有积极的意义，有助于各项工作的开展。因此，在工作中应当积极应用档案信息管理方案。

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作者简介：高赛音青格乐（1985年6月20日），男，蒙古族，籍贯：内蒙古通辽市奈曼旗大镇，学历：大学本科，研究方向：档案管理，职称：档案馆员。