医院档案管理中存在的问题与对策

盛朝静

重庆市涪陵区人民医院 408099

摘要：由于医院档案管理资料使用率不断提高，传统的医院档案管理手段不再能满足当前的需求，因此，对创新医院档案管理至关重要。本文就医院档案管理中存在的问题和对策进行探讨，以此为医院档案管理提供参考。
关键词：医院档案管理；存在问题；对策

医院档案是重要的信息资源，能够准确的反映着医院的发展轨迹。医院档案管理作为医院的权威凭证和原始记录，是医院决策和工作方案的重要依据，是保证医院各项工作正常运转的根底。了解医院档案工作现状，分析其中的问题，合力采取完善的对策与管理方案，让档案充分发挥其应有的价值，更好地适应医院新的发展与需求。

1.医院档案管理中存在的问题
1.1管理制度不健全
制度是做好档案管理工作的基础，是管理工作有效开展的保障，但是当下医院管理者并未重视档案管理的重要性，导致管理制度建设不完善、收集低效，无法为档案管理工作的有效开展提供帮助。同时，医院大量档案管理材料分散管理，缺乏相关规章制度制约，没有严格的考核，管理体制不够健全，或有相关管理体制，但是缺乏监管制约机制，执行力不足，形同虚设等大大浪费了档案管理的人力物力，严重影响医院档案管理的现代化^[1]。此外，缺乏相关档案管理技术，网络技术的发展已覆盖各行各业，但档案管理技术没有跟上时代发展。
1.2不重视开发利用

目前虽然医院档案的种类繁多，但多数医院的工作重点还是放在收集和保管方面，对于统计、开发和利用思维模式还停留在对档案保管、一般应付的思想观念上，认为只要把档案保管好，不丢失、不损毁，能提供一些基本的信息查询就行了，没有意识到档案管理的最终目的是为了提供利用。许多医院的档案管理员身兼数职，业务尚未经过正规培训，管理知识匮乏，只能应付简单的收集、装订等工作，且在材料收集工作上缺乏主动性、及时性，导致档案材料缺失和不能及时更新^[2]。新时期，医院更应当重视档案的统计开发利用方面，这不仅是医院维持医疗工作的需求，更是进行各项评估和考核的资料基础，为决策和重大事务开展提供参考依据，为医学研究提供基础等，具有重要意义。
1.3信息化发展滞后

医院档案管理水平不高，现代化管理手段应用较少。医院档案信息化建设步伐较为缓慢，无法满足实际需求。一方面，档案管理设备陈旧、老化，特别是在医院档案管理中网络技术及计算机没有得到应有普及，设备与硬件的投入远远不足，信息化软件、硬件设施较为落后，更新不及时，各部门数据端口未能统一，存在信息孤岛的情况。这导致医院内部无法形成一条顺畅的信息交互通道，制约了医院档案信息数据的收集，也限制了相关数据信息的共享^[3]。另一方面，大多数医院在云存储、大数据等技术应用方面还是存在一定不足，不能充分利用这些先进技术对档案信息数据进行有效处理，使得相关档案信息开发利用不足。
2.医院档案管理中存在问题的对策
2.1完善管理制度
完善档案保管制度，健全档案借阅制度。首先，综合档案室负责全院档案的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。实行科学管理，档案库房内设置放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，标号科学规范、查找方便。定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须做到账物相符。对于档案的借阅，应做到以下几点，凡因机关工作需要，均可查阅与本部门工作相关的档案。为了保障档案的完整与安全，利用者一般应在档案室阅览，少数特殊需要者，经批准可暂时借出使用。借党委会议记录、院长办公会等会议记录、绝密档案材料，有秘密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案，应由分管领导审批，必要时报党委书记或院长审批后，方可借阅，不得摘抄。查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方予注销。

2.2加强开发利用

加大宣传工作。要想有效的开展医院档案管理开发和利用工作，首先要从思想上充分认识到档案收集整理保管的最终目的就是对档案进行有效开发和利用；其次要充分利用各种媒体设施进行档案开发利用的宣传，加大宣传力度，增加全体职工对于档案开发利用的了解，从而认识到档案开发利用对于医院发展的重要意义；另外医院还要借助新媒体，比如网站、网络平台、公众号、微博等途径，在社会上加强对于档案开发利用的宣传，增加公众的理解，争取公众的支持，使社会各界正确认识档案开发和利用的意义，扩大医院档案的影响力，从而真正推进档案信息的有效开发和利用。
2.3加强信息化建设
档案管理应采用先进的科学技术手段，强化档案管理信息化，以达到提高工作效率和人力资源合理配置目的。医院需要加强档案信息系统的建设，加快纸质档案转化进程，将所有的档案信息资源录入到数据库中，借助有效的检索软件，检索其中有价值的资源和目标资源，；同时引进最先进的档案信息系统建设规则。医院档案开发和利用分为两类，内部使用和社会使用，因此要重视网络共享技术，将不需要保密和有价值的档案资源上传到网络，进行资源共享和宣传。同时需要注意档案信息的网络安全性，做好防火墙等防护技术的应用，避免信息资源泄露和丢失。另一方面，医院要加快相关软硬件设施更新步伐，及时更新陈旧设备，为实现档案管理信息化创建一个良好的基础性环境。其中硬件设施包括计算机设备、多媒体设施、录入设备以及存储设备等；软件设施主要包括数据端口进行更新，进行统一化处理，在医院内部建立一条顺畅的信息通道，避免出现信息孤岛现象。这样档案管理部门才能及时从各部门获取档案信息，并实现信息共享，进一步提升档案信息化利用率。

结语

综上所述，通过加强档案管理工作，从而使医院档案管理水平得到提升，同时提高医疗事业、医院管理等方面的教学水平。适应医院事业的开展以及社会的不断变化。对档案管理模式不断创新，以此来提高档案管理的效率，发挥医院档案管理的作用，推动医院档案管理的开展，使医院档案管理走向新的高度。做好医院档案管理工作，开创医院管理的新格局，为医院现代化建设和医疗事业的开展提供保障。

参考文献：

1. 张刚刚. 浅谈新医改下医院档案管理中存在的问题及对策[J]. 当代临床医刊, 2019, 32(2):2.

2. 顾靖. 探究医院档案管理工作中存在的问题与对策[J]. 办公室业务, 2019(7):1.

3. 张伟娟. 三甲医院档案信息化管理存在的问题与对策[J]. 档案与建设, 2019(4):3.