基层事业单位档案现代化管理措施探讨

孙华

淄博市水文中心 山东 淄博 255300

摘要：档案管理是事业单位各项工作的重要组成部分，在事业单位不断发展的过程中，应重视档案管理工作，积极引入现代科技，优化档案管理模式，提升档案管理水平。基于此，文章分析了基层事业单位的档案管理工作，并探讨了基层事业单位档案现代化管理的具体措施。

关键词：基层事业单位；档案管理；现代化措施

引言

基层机关逐步引进现代科学技术，使档案服务更加人性化，档案管理更加科学化，实现档案工作的综合化、智能化管理，不断提高现代化水平，只有高效有序的档案管理才能跟上时代发展的步伐，服务于事业单位发展的各个环节。基层事业单位作为公共服务的重要载体，应重视档案管理工作，加快档案管理模式和管理手段的改革，提高事业单位档案管理服务水平，为事业单位的稳定健康发展奠定良好的基础。

1基层事业单位档案管理概述

在信息时代到来之前，我国事业单位的内部档案大多是纸质档案，然后装入皮包，最后根据档案的类型和时间，存放在不同的档案架上。但是，由于事业单位的设立是为了更好地满足人民群众的需要，为人民群众提供服务，每个事业单位每天都要接触更多的人，所以档案管理的方法变得更加复杂。如果此类纸质文件存放不合理，管理方法不严密，就会丢失文件，损害文件信息的完整性,传统的文件管理方法存在一些问题,它们无法融入时代的快速发展趋势，也无法满足当今每个人的需求。

2基层事业单位档案现代化管理措施分析

2.1清楚档案管理流程

档案工作的出发点和落脚点是收集、归纳，并根据相关工作需要将档案信息加以利用，为下一步工作的推进提供便利。对此，在管理工作中，应清楚掌握档案查询的具体流程和取调办法，同时，档案管理工作还面临人员多、对象复杂、整理困难等问题，其管理者更应秉承实事求是、认真负责的工作原则，做好档案的收集和整理工作，并按照制度要求规范操作、履职尽责，妥善保管好档案。

2.2建立并完善档案管理制度体系

当前大部分基层事业单位都建立了相应的档案管理制度，但是随着事业单位的不断发展，传统的档案管理制度已经无法满足其现代化管理的需求。针对这一问题，基层事业单位应在转变档案管理理念的基础上，加快推动档案管理制度的创新与变革，全面分析事业单位的实际发展情况以及内部档案资源信息的管理情况，建立并完善满足现代化建设发展需求的档案管理制度，作为档案管理的重要依据和档案管理人员开展档案管理工作的主要指导和遵循标准，确保事业单位档案管理工作有序开展。另外，档案管理制度的重要功能是约束管理人员的工作行为，因此基层事业单位还应强化档案管理制度的执行力度，确保档案管理人员能够在档案管理制度的指导和约束下开展各项管理工作，切实提升档案管理工作的质量。此外，事业单位可将档案管理工作纳入员工的绩效考核体系，并设置相应的激励机制，将档案管理制度进一步细化，同时可在单位内部实行岗位责任制，明确档案管理人员的具体岗位职责，合理划分职责范围，针对员工可进行季度以及年度的考核，对于在季度以及年度的考核中表现较好的档案管理人员，应给予一定的精神激励和物质奖励，激发员工工作积极性，在单位内部形成良性的竞争环境，对于在季度以及年度考核中表现不佳的人员，应深入分析产生问题的原因，采取针对性的措施加以解决，并对其进行针对性的指导，确保基层事业单位的档案管理工作质量。

2.3积极引入信息技术，构建信息化档案管理平台

基层事业单位在传统管理模式下应用纸质档案较多，纸质档案由于其本身特点，导致档案管理的难度较大，而且存在诸多弊端，例如文件资源数量庞大，整理、查询、利用起来较为繁琐复杂。在信息技术快速发展的新时期，基层事业单位应加快构建档案信息化管理平台，克服传统纸质档案的弊端，加快数字化电子档案的应用与管理，实现事业单位档案的高效管理模式。电子档案管理具有保存管理方便、检索快捷以及传输效率高等优势，尤其是其数据共享功能能够显著提升档案管理工作的效率，提升档案管理工作的水平。在实际工作中，基层事业单位应结合档案管理工作的实际情况，并根据档案管理现代化建设的需求构建符合事业单位自身发展的信息化档案管理平台与系统。

2.4基层事业单位应转变档案管理理念

基层事业单位的档案管理工作流程较为复杂，涉及的信息数据较多，因此内容较多，工作压力大。事业单位通过引入现代化的档案管理模式，能够有效简化档案管理工作的流程，减轻档案管理人员的工作压力，减少人力成本，从而提升事业单位档案管理工作的质量和效率。为了有效提升基层事业单位的档案管理质量，实现现代化、智能化，首先应转变事业单位的传统档案管理理念，强化事业单位内部的现代化管理意识，事业单位领导应发挥好带头作用，明确档案管理现代化建设对于事业单位发展的重要意义，形成自上而下的工作体系，确保事业单位都能认识到档案管理现代化建设的重要性，从而在实际工作中积极落实档案管理现代化建设内容，提高事业单位档案管理现代化水平。另外，基层事业单位在开展档案管理的过程中，应秉持以人为本的工作服务原则，一方面，应对事业单位档案管理人员贯彻以人为本的原则，强化其工作意识，激发其积极性与工作热情。另一方面，应在档案管理服务工作中贯彻以人为本的原则，提高档案管理人员的服务意识，发挥事业单位档案服务功能，将社会公众放在首位，落实好各项管理服务环节，不断提升档案管理水平。

2.5加强档案管理人才培养工作

档案管理人员是事业单位档案管理现代化建设工作的核心，档案管理人员专业能力与素质的高低直接影响了档案管理工作的整体水平，因此事业单位应重视档案管理人才培养。一方面，事业单位应在具体工作中，加强对现有档案管理人员的培训教育工作，结合档案管理的实际情况以及人员情况，定期组织档案管理专业知识与技能方面的学习培训，同时加强现代化科学技术的应用知识普及，不断强化档案管理人员的专业知识基础与业务技能水平。另一方面，应积极引入专业性强、综合素质高的管理人才，优化人才选拔制度。首先，事业单位可吸纳部分退休老员工，这些员工的工作时间较长，档案管理工作经验比较丰富，对各项档案管理工作流程较为熟悉，因此在档案管理的完善工作方面具有一定的权威性。另外，应优化事业单位内部档案管理人员结构，增加年轻管理人员的比重，并引入一些专业知识基础扎实的优秀大学毕业生。

结束语

现代科学技术逐渐发展并应用于各个行业领域，革新了管理模式，提升了管理水平。档案资料是基层事业单位重要的信息数据资源，现代社会的进步和科技的发展，使得传统的档案管理模式已经无法适应当前基层事业单位档案管理的实际需求。事业单位需要采取有效措施不断提升档案管理的质量和效率，革新管理模式，实现现代化管理，才能使事业单位紧跟时代发展的步伐。

参考文献

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