档案服务企业的档案管理工作初探

葛丽青

福建数字兰台科技股份有限公司 福建省泉州市 362000

摘要：企业档案记录了企业成长和运营发展的整个过程，能够为企业的经营决策提供具有可行性的数据分析，对企业的发展具有重要的推动作用。企业开展档案管理工作的意义在于利用档案为企业的发展提供服务。本文通过探讨档案服务企业内部的档案管理工作，探讨如何提高档案的管理实现信息资源共享，为档案服务企业的未来发展提供决策参考。

关键词：档案服务企业；档案管理；信息资源共享

2020年新修订的《中华人民共和国档案法》第七条中明确提出“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展”，鼓励和支持档案科学研究和技术创新，以促进档案科技成果的转化与应用等。《福建省档案条例》第十四条“公民、法人或者其他组织可以依法设立档案服务机构，并在核定的范围内开展档案整理、保管、修裱、鉴定、评估、咨询等服务”。社会对档案寄存、档案整理、数字化服务有着迫切的需求，档案社会化服务机构也蓬勃发展应时而生。那么档案服务企业如何加强和提高企业内部的档案管理能力，以便能更好地发挥档案服务企业对档案事业的服务和支撑作用。本文主要通过档案服务企业在档案管理上普遍存在的问题，探讨档案服务企业在档案管理工作方面的创新策略，为档案服务企业未来的发展提供参考。

一、档案服务企业的档案管理现状

档案服务企业虽然大小规模不同，但在管理上普遍存在“灯下黑”的问题，即档案服务企业拥有为客户提供专业化档案管理的能力，却没有建立起企业自身的档案管理工作，导致企业在日常管理和经营决策中缺乏有力的支撑。究其原因主要表现在以下几个方面：

（一）档案意识不强，管理机制不健全

档案服务企业在发展的过程中更多地追求资本的原始积累，关注点过多地聚焦于企业的经济发展，从而忽略了自身档案的管理和企业文化的沉淀。档案服务企业在经营管理中过多关注当前项目的交付问题，忽略了对企业的经营管理、生产技术标准的收集和管理工作。

档案服务企业内部的档案管理制度建设相对薄弱、管理水平普遍偏低。首先，企业内部没有设置独立的档案管理部门，没有配备专业的档案管理人员，难以真正落实档案管理的各项制度和措施。其次，企业内部各部门之间的缺乏良好的沟通机制，使得档案管理工作难以有效推进、档案整理的质量不高。

档案服务企业的档案管理意识不强，机制不健全，导致档案管理水平太低，无法实现档案信息资源的共享和利用，难以真正为档案服务企业的经营发展提供支撑。

（二）档案管理人员素质不高、人员流动性大

档案服务企业往往存在人员流动性大、在档案管理工作上用人不专业等问题。档案管理人员的专业水平较低，他们对档案管理的服务意识较差，严重制约了企业档案服务功能的发挥。企业也缺乏对档案管理人员的专业化培训，档案管理人员无法严把档案收集关，对档案的整理归档、数字化加工等基础工作也不熟悉。除此之外，档案管理人员常常身兼数职，导致他们不能全身心地投入到企业的档案管理工作中。

档案服务企业生产部门的人员掌握着大量的客户信息，熟知各项目档案的整理规范和要求，熟知同一类型档案不同客户的独特要求。如果没有及时对这些人员掌握的信息进行收集整理沉淀下来，一旦人员流失，当同一个客户的项目再次启动时，企业没有任何可以参考查找的经验和标准。缺乏专业的人员管理企业档案，无法推进档案信息化，档案信息化程度不高制约了档案共享服务的功能，档案服务不好也降低了企业领导对档案的重视程度。

（三）企业档案管理体系不健全

据调查，很多档案服务企业虽然能够给客户提供良好的档案管理服务，却做不好企业内部的档案管理工作。档案服务企业的档案门类不齐全，文件资料的收集不完整，可能只有少数的文书档案。企业的生产经营管理档案、企业文化档案、人事档案等都还是处于没有收集或者收集不完整的阶段。尤其在档案服务企业的生产加工部门，没有建立生产技术标准档案和客户需求信息档案，出现很多应归未归、或归档不完全的现象。这直接影响了档案服务企业生产经营的功能，也经常会出现客户不良体验感的问题。比如：同一类型的项目出现实施标准差异；同一客户的项目出现今年的数据格式和去年不一样的问题，影响了档案目录数据的挂接等。

二、档案服务企业在档案管理工作上的探讨

档案服务企业可以运用自身强大的业务管理优势，把对外服务的先进档案管理理念和技术措施运用到企业内部的档案管理工作中。可以从以下几个方面进行改善。

（一）提高档案意识，形成齐抓共管的三级管理体制

档案服务企业要想做好档案管理工作，其中最重要的一点就是强化企业管理人员的档案意识，建立“高层——中层——基层”的三级管理体制，齐抓共管全面统筹档案管理工作。建立《档案管理机构及其职责》、《企业档案归档范围和保管期限表》、《档案管理制度》等，从源头上抓好档案的收集工作，规范建立整理、鉴定、保管、借（查）阅、利用和统计等工作制度，积极开展档案为企业经营决策提供利用的服务。企业建立健全各项档案工作制度，才能充分调动企业各部门参与到企业档案工作中。

其实，档案服务企业可以把对本企业的档案管理工作当作一个项目来实施，从档案管理的制度建设、文件资料的收集、档案整理、档案数字化加工、档案利用等进行专业的档案管理，从而达到对企业档案进行规范化管理的目的。提高档案服务企业的管理意识，从源头抓起，才能建立有效推进企业档案共享服务的工作。

（二）提高人员素质

档案是一种非常珍贵的信息资源，档案工作是一项专业性很强的工作，档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案工作水平和质量。企业档案的整理、保护、鉴定等工作需要有专业的档案人才来管理。档案管理人员应当熟悉档案管理的专业知识，熟悉企业内部有价值的档案文件，才能更好地引导各部门做好档案资料的收集工作。档案服务企业应开展对档案管理人员的继续教育培训，提高档案管理人员的专业技能水平，才能适应新时期下档案管理工作的要求，才能加快档案服务企业档案工作的发展步伐。

（三）健全档案管理体系

档案服务企业的档案管理体系建设应从源头抓起，企业内部的各部门应加强档案资料的收集工作。档案服务企业的档案门类包含本企业的档案软件研发类、企业经营管理类、生产技术管理类、设备仪器类、客户需求信息类、会计、职工人事档案等。档案服务企业应充分发挥其在档案管理方面的优势，软件研发部根据实际需求，开发职工管理、项目管理等办公系统的同时应嵌入档案管理的要求，达到从文件管理到归档利用的目的。IT技术部应做好扫描仪、计算机、监控等设备设施的档案管理。商务部可以从客户需求信息、合同、资质证书评审等方面规范档案管理工作。另外还有会计档案、职工档案、照片档案、声像档案等各种载体和形式的档案工作也应该逐一抓起来。

档案服务企业的保密工作档案是企业的重要信息资料；生产实施项目的数据信息档案、档案技术标准和整理规范档案是档案服务企业的宝贵资产，尤其需要依托专业的档案软件进行管理，才能有效进行数据分析和统计，达到快速查询和利用的目的。

（四）加大资金投入，完善软硬件基础设施

档案服务企业需加大资金投入，建立企业内的档案信息数据库，才能为企业内的资源共享和信息传递提供更加便捷的通道，在企业内部各部门之间架起一座信息桥梁，让档案管理真正服务于企业的经营决策。在档案信息数据库建设的同时，也要投入必要的硬件设备设施。比如，建设高效安全的档案管理库房，尤其要注重对库房内的防潮、防火、放害虫、防盗工作的管理。应配备打印机、计算机、扫描仪等专业化加工设备用于档案数据的采集。档案服务企业库房的规范化建设，其实也是一张极具特色的名片，在未来的项目洽谈过程中就是一个实实在在的案例，为企业的经营发展提供有力的支持。

三、结束语

综上所述，档案服务企业的档案管理工作是一项比较专业、复杂的工作，提高档案服务企业的档案管理意识，才能更好地支持档案服务企业未来的发展。档案服务企业要充分发挥其在档案管理软件、档案整理和数字化加工方面的专业优势，将企业内部的档案管理工作做起来。提高档案服务企业的档案管理水平和档案信息共享利用率，既为国家推动档案信息资源共享服务做出共享，也为企业未来的发展提供了有力支撑。

参考文献：

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