对实施档案规范化管理工作的探讨

徐洪锋

潍坊市昌邑市公共就业和人才服务中心

【摘要】随着社会发展的全球化趋势，各项工作用都建立了自己的发展规则，并且在规则标准的框架下加速发展。档案是社会化的信息资源，在日益开放的社会发展大环境下，档案的信息价值已经体现在各个方面，很多工作的开展都离不开档案的参与。本文以档案规范化发展为纲目，科学分析研判档案规范化发展存在的问题和重要意义，并提出了一些可参考的建设性建议。

【关键词】档案管理；规范化；发展；探讨

一、档案规范化管理的重要性

档案的价值作用主要体现在利用方面，因档案产生和来源于工作生活等方面，是一种原始性真实性的全过程记录材料，通过档案可以找寻历史轨迹，展现工作场景等。如作为档案形式之一的科研档案，它就含有很多的数据性信息，是科研人员进行技术攻关、付出智慧的结晶性成果材料，对这些核心性数据材料以档案的形式存放好，规范化管理好，对于以后的技术管理、创新改进利用将成为宝贵的第一手资料。同时，加强对所存档案的规范化管理对于单位的长远发展意义深远，单位在发展过程中不可避免的要出现一些问题需要面对和解决，如一些纠纷和争议，有关个人的待遇、职务等问题，都可以通过档案的原始记录查询解决，进而发挥档案的凭据性价值，保证单位工作的顺利开展。

二、档案工作各环节的规范化内容

（一）规范化收集档案材料。收集材料这是档案规范化管理的第一个重要环节，针对于目前很多单位存在的档案种类少、材料不完整，以及收集工作仅靠档案部门人员来完成等问题，要通过实施规范化管理措施，丰富文件材料的归档内容，争取更多人的工作支持，把各种需要以档案形式存放的资料收集好，为提升档案规范化水平创造资源性条件。

（二）规范化设置档案类目。档案的发展是随着单位的发展而不断发展的，在单位快速发展的过程中，大量的新格式档案资料由此产生。而原有的档案类目不可能将新的档案内容涵盖其中，为此需要及时调整档案的类目，体现类目设置的合理性，这是档案的分门别类管理的要求，也会有档案类目设置合理，档案的管理才会条理清楚，体现档案规范化管理的层次性和有序性。

（三）规范化整理档案。在收集和分类的基础上，具体的档案整理工作还要对档案进行排序和装订、装盒等工作。档案整理要符合各门类档案的整理规范，如照片档案要以照片整理格式为依据，文书档案要以归档文件要求为参照，体现整理依据的科学合理性，避免经验性整理和无原则性整理，以保持档案的科学联系性，管理利用方便性。

（四）规范化保管档案。档案经过规范化整理装盒或订卷审核检查之后，要编制专门的案卷目录，以便于查找利用，在此基础上移交进入档案库房进行保存。首先第一步要进行规范化的库内档案上架入厨摆放，对档案实施定位，具体要做到按照年度和门类集中排列，遵循由上而下，由左而右的排序原则；其次是要制作档案存放位置示意标识，采用图表或文字形式，便于日后查找和管理档案时的随时参阅。除此之外，要加强对库房的安全管理，远离水电火，防止被盗和丢失问题发生，做好日常的检查管理，定期清点档案，检查存放的安全性以及电子档案的读取性等，确保档案保管的秩序性和规范性。

三、档案规范化管理存在问题

（一）没有档案规范化管理意识。很多单位档案管理凌乱，材料不够齐全，档案的外观和排列无序，档案库房安全管理不到位，基本的档案防火、温湿度以及档案梯架等都没有配备，这在一定程度上严重制约了档案规范化管理的开展。之所以存在这些问题，是长期以来不重视档案规范化管理的结果，对加强档案管理存在无意识行为，任由档案管理的自由发展，不注重利用档案解决问题，将其搁置一边，如此的工作状态循环往复，档案的安全管理存在隐患，新的现代化技术也无法应用。

（二）没有档案专业人才的保障。档案管理工作延续坐地守摊的管理模式，已经严重不适应如今的社会发展形式和档案管理的自身发展要求，需要加强档案与单位发展和社会发展接轨。但是很多单位的档案人员无论是从学历层次还是年龄结构都不适应档案工作的新要求，因年龄原因很多新的管理理念和管理手段无法执行，因学历原因缺少对档案现代化技术的基本概念和掌握应用，这些问题直接决定了档案管理水平的低下，影响了档案规范化管理的进程。

四、档案规范化管理的对策

（一）建立规范的档案管理制度。很多单位已经建有系列档案管理制度，但是因时间较长，很多方面已经不适应现在的管理要求。为此要在原有制度的基础上，结合新的档案工作要求和规范化管理的需求进行重新修订和完善，如对于档案安全管理制度，要根据单位的档案信息化发展实况，建立数据库管理制度，档案网上查阅利用规定等，防止在档案的管理过程中出现制度漏洞，具体工作的开展没有明确依据出现的各行其是的随意性行为，让档案管理工作沿着规范化的道路发展。

（二）推进实现档案管理现代化。随着单位信息化办公系统的推行，单位工作方式发生了根本性变化，工作效率进一步提升。档案管理工作也要积极与单位办公系统对接，运用现代化的技术实现实体档案向数字化档案的转变，为此要研究制定档案现代化管理的具体规划，充分保障现代化设施设备的建设，选用专业化的档案管理软件系统，提升档案的管理质量及效率。

（三）加强档案专业人员培养。在档案工作的规范化管理中，需要不断加强对档案人员的专业化培养，以满足深层次档案管理工作需要。平时要引导档案人员加强自身学习，主动开展档案业务研讨，同时要结合档案行业部门组织的集中教育培训进行参与式学习，接受更高层次的档案理论知识熏陶，促进开启自身的工作视野，更加适应时代档案人才发展的需求。

五、结束语

总之，档案的规范化管理是档案适应发展要求的必然，只有强化档案的规范化管理，才能保证档案工作的质量，将更多的有效档案资源保存好，高质量高效率的发挥档案的价值。

参考文献

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