档案管理工作中保密问题的研究

刘颖

中共昂昂溪区委密码保障与电子政务内网技术服务中心 黑龙江省齐齐哈尔市 161031

摘要：随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密与利用工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。本文分析了档案工作中的保密问题体系,并针对这些问题,提出了档案保密管理工作的方法。

关键词：档案工作；保密问题；对策

引言

作为人类社会各项实践活动的真实历史产物，档案所具有的原始真实凭证作用及其权威性是现实客观存在的，同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的巨大参考作用。利用档案是人类社会发展的客观需要，它的作用是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。在档案管理中,档案保密管理是非常重要的一项工作。为使该项工作更加完善,那么档案管理工作和保密管理工作相结合是必不可少的,通过采取各种方法,来确保档案管理工作在日常运行中更好地发挥出自己的作用,能够保证不出现任何失泄密情况,促进该项工作的顺利开展。

1新时期档案保密工作的重要性

保密工作的重要，并不是始于今天，在我国古代就已有保密工作。据我国古代兵书《六韬》记载，早在西周时期已采取了“阴符”和“阴书”的方法来传递消息，以利保密。改革开放不断深入，保密工作不仅十分重要，而且也是十分迫切的。由于工作需要，档案人员知密时间早，知道内容多，知密程度深，因而在保密工作方面有着比其他部门工作人员更为直接和重要的责任，要认真贯彻“积极防范、突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针”，使保密工作更好地适应在新形势下的各项管理工作。

2档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

3做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

4做好档案利用过程中的保密工作

4.1做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

（1）建设。档案利用规章制度分为阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（2）队伍建设。档案管理人员必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

（3）监督措施。在档案利用中，档案工作人员要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机。对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

4.2正确处理好档案保密与利用的关系

日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。档案部门要改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。

5档案涉密情况的变化

档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了；三是保密时限的变化。原馆室所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

6结语

总而言之，保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员一方面要重视档案保密，另一方面在严格做好保密工作的同时，也要切实完善工作职能，使档案得到有效的利用，为社会主义现代化建设服务

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