浅谈档案利用服务工作

周梦真

嘉兴市秀洲区城建档案馆， 浙江嘉兴 314031

摘要：近几年来，社会信息网络化、资源共享化快速发展，使传统的档案管理模式与利用方式发生了深刻的变革，如何更好地做好档案利用服务工作是今后档案工作的一大重点。

关键词：档案；利用；服务

改革开放以来，我国的档案事业得到了迅猛的发展，广大档案工作者在开发档案信息资源方面为我国经济建设和社会各项事业发展服务中取得了非常显著的成绩。但是随着以现代高新信息技术发展为手段的知识经济时代的到来，我国传统的档案利用服务正面临着前所未有的严峻挑战，档案利用服务工作如何适应这一新的环境变化，如何积极拓宽自身的服务领域，创造性地将档案利用服务功能加以延伸，是我们每一个档案工作者都必须面临的崭新课题。

一、拓宽收集渠道，丰富档案资料

我们从实践中可以看到，档案材料越丰富，则其有效利用率就会越高，而且表现出较为显著的经济和社会效益。所以我们要广开档案信息收集渠道，通过不断加大资料的收集力度，使民用建筑、环保、城市发展规划以及地下管线和园林绿化等方面的资料更加全面和具体。并将档案信息开发和传递给利用者，激活档案信息，实现档案信息资源共享。与此同时，还要与工程项目施工单位进行沟通交流，准确把握该工程项目的施工建设动态，及时收集城建档案并归档保存。档案资料既要保证全面，又要确保优质。在此过程中，工作人员应当不断加大档案预验收审核力度，根据现阶段的城建发展情况、地理环境条件以及城市发展规模等因素，构建适合本地的工程资料收集与归档机制，设专家小组，并在此基础上制定符合现状的档案材料收集标准，通过机制和行为标准的实施来确保档案质量，为城建工作创新发展提供服务。在我国档案事业从“纤纤弱苗”成长为“苍劲大树”的蓬勃发展中，档案利用工作的不断变革丰实了这棵大树始终坚守的服务之魂。

二、提高档案利用和服务水平

档案馆作为依法指定的政府信息公开查阅场所之一，应抓住全社会普遍关注的时机，认真做好信息的收集、管理、利用工作，向公众提供集中、规范、权威、系统的政务信息，切实保障公众的知情权、参与权、监督权、为公众提供有效服务。工作人员应强化服务意识，正确认识收集与服务的关系，把工作重点转移到提供档案利用的服务上来，了解广大利用者的需求，及时有效地为利用者提供有价值的档案信息。同时档案工作人员要加强素质教育服务能力，不仅要有扎实的业务功底，更要有较强的管理能力和服务意识。在工作中要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案，各种载体档案的管理方法，在务实的基础上力求创新。

三、全面实现档案信息化

档案信息化有利于高效地保存和处理信息，将档案信息处理方式向社会公开，也有利于实现全民共同分享信息。利用现代发达的高新技术将纸质档案、书面文档信息进行整合，多角度管理，在需要信息时第一时间能找出所需要的内容，实现资源的共享，将档案实体信息提取出来为社会提供了更多便利。实现档案信息化建设有利于将陈旧而无法翻阅的纸质档案资源信息重新整合使用，以保持原始材料的可用性和真实性，同时也利于实现内容共享，社会人士可根据自己的需求寻找相关的档案资料，这样以提高资源信息的利用率，从根本上实现资源信息的自身价值。 新时代，档案信息化这一举措提高了档案利用效率，从各角度都有利于提高档案资源的利用率和基本信息的整合，因此，我们需要稳步推进档案信息化建设，实现档案信息化与时代同步。

四、加大档案利用宣传力度

在档案资料实际利用过程中，可以采用报纸以及现代媒体等多元化的方式来介绍城市建设方面的档案概况、数量以及分类和服务事项等。同时，还要有效借助更多不同的宣传手段和途径，不仅要报道档案利用所取得的经济效益与社会效益，而且要报道因忽略档案有效利用而造成的损失。通过形象、全面的宣传来有效提高现阶段档案资料的价值，并以此为契机来增强全民对于档案管理和利用的意识与能力。为了更好地强化档案服务利用，建议构建智慧型档案馆，采用多渠道来促进档案资料的有效利用。具体而言，可以采用门户网站公开文件资料，并且提供档案资料网上查询和利用服务，使社会公众能够对档案业务有更为全面的认知，并且实现档案信息服务的知识化。通过智慧型档案服务平台可以更加方便社会公众办事，也有利于促进相关档案业务的协同办理，提高档案服务和利用的便捷性，同时这也是全面推动档案工作创新发展的必然要求。

参考文献：   

 [1] 冯惠玲，张辑哲 档案学概论 北京：中国人民大学出版社，2001.

 [2]郑忠.关于加强城建档案利用服务工作的思考[J].城建档案，2012（1）：926-927.

 [3]刘学君.浅谈城建档案的利用服务工作[J].城建档案，2015，5（11）：39-40.