提高档案管理水平完善档案管理对策

赵耀

宾县发展改革局 黑龙江省哈尔滨市宾县 150400

摘要：随着社会的不断发展，科技的不断进步，我国各个领域均得到了很好的发展，而档案管理工作也越来越受到重视，其更被视为提升企业竞争力的有效因素之一，虽然在信息时代下，我国档案管理工作已经得到了很好的完善，但依然有不小的上升空间。本文简要介绍了提高档案管理水平的措施，并提出了行之有效的完善档案管理的相关对策，以期能够为档案管理工作质量的提升提供有价值的参考。

关键词：档案管理；管理水平；提高对策

1做好档案管理工作的重要性

档案的管理工作在建设中扮演着非常重要的角色。档案管理可以提高管理的效率。衡量管理水平的一个重要依据就是文件的科学规范化管理，档案是发展的第一手资料，对优秀研究成果以及业绩进行了记录，可以真实反映发展的情况。同时，档案管理的结果可以优化资源配置，为发展提供方向。因此，在实际工作中，我们要做好档案管理工作，不断尝试新的档案管理形式，提升档案管理水平，完成人才资源的合理利用，最终实现本身的创新发展。

2当前档案管理存在的潜在问题分析

档案管理涉及整个企业的各项经营管理活动，同时也是企业文化体系建设的重要构成部分。随着改革的深入推进和科学技术的快速发展，档案管理存在的问题越来越突出，主要包括以下几个方面：一是档案管理体系不完善，档案管理工作不规范，特别是有的企业制度不健全，职责不明确，工作流程不清晰，档案管理效率低下。二是档案意识不强，宣传力度较弱，领导重视不够，总认为企业的主要任务是生产经营，只有遇到突发状况需要查阅档案资料，才认识到日常档案管理的重要性。三是专业档案管理人才匮乏，兼职档案管理人员水平不高，对企业如何做好档案管理思考的研究不够。四是档案管理模式过于陈旧，没有充分利用信息化支撑档案管理，有的企业开发了档案管理系统，但是因为种种原因没有与实际档案运用结合，仍然沿用陈旧的管理办法，同时，整体存在档案开发利用程度不高等问题。这些问题无论在私营企业档案管理还是国有企业的档案管理中都存在，而且因为对档案管理的不重视，导致这些问题很难解决，所以，要逐步推动改进存在的问题，需要企业上下共同关注，系统梳理企业档案管理工作中存在的问题，找到关键点，积极探索运用新型档案管理理念加以解决。

3提高档案管理水平

3.1转变管理理念

要想提高档案管理水平，实现档案管理的科学化，就要转变档案的管理理念。传统的档案管理理念仅仅是对档案进行存取的操作，而在信息化时代，我们要转变思想认识，认识到档案管理可以作为一种重要的资源形式，可以进行开发利用，在进行档案管理的过程中，充分利用计算机网络技术，实现档案管理的信息化。同时在进行档案信息化管理的过程中，还要建立工作责任制，实现定则和定岗的管理方法，促进档案管理朝科学化、信息化的方向发展。此外，在进行档案管理的过程中，我们要紧密联系实际情况，加强档案管理的监督工作。

3.2优化人才队伍

档案管理人员综合素质以及工作能力是决定档案管理工作质量的重要指标，然而纵观我国档案管理人员，大多数均存在素质低、能力不强的现象，甚至部分人员至今仍未意识到档案管理工作的重要性。因此今后企业应积极对相关人员进行培训，在培训过程中，不仅要着重提升工作人员能力，也要强化其工作素养，同时积极引进先进理念和技术，并及时、高效的使档案管理人员掌握该方面能力及理念，另外，企业也可以积极注入新鲜血液，如聘请该专业的应届学生。

3.3改进档案管理流程

企业在进行档案管理的过程中，需要对其实施有效的规范，在此过程中需要安排专业管理人员进行管理，并在管理过程规范化的基础上，调整管理流程，使管理流程更加便捷，这能够在较大程度上保证档案管理的科学性与合理性。此外，档案管理部门还需要认识到与其他部门建立良好关系的重要性，部门之间应当进行有效的沟通，并采取合作的管理方式，提升其他部门对档案管理的重视程度，从而使部门之间数据信息传递更科学，确保数据信息的有效共享。此外，还应制定档案收录制度并规范化实行，使档案管理工作更加顺利地开展。

4完善档案管理的相关对策

4.1完善管理机制

所谓“没有规矩不成方圆”，任何企业在实际运营中均需要建立管理制度，然而大多数企业中的管理制度或年久未更改，或难以在实际工作中发挥作用，对其进行完善可谓势在必行。企业可以尝试引进市场机制，市场机制不仅可以起到激励作用，同时也能够有效约束相关人员行为，并且此种机制易于实现责任制，管理人员工作中发生失误在所难免，但若发生失误后出现互相推诿的现象，不仅不利于今后工作开展，也不利于企业内部团结。

4.2以数字化支撑，提高档案管理效力

众所周知，信息化手段及大数据分析对提高工作效力有着积极的促进作用，随着互联网技术的快速发展，企业的经营者应当与档案管理人员共同努力构建新的发展方向。一是数字化的管理模式已然成为当下档案管理工作的主要目标。依据国有企业生产以及经营的实际情况，选择合适的现代化智能设备支撑档案管理系统运行，根据工作实际提出需求并对系统进行二次开发，从而实现档案管理模式的创新。二是数字化档案系统便于创建高效、安全以及精确的信息。基于硬件平台的建设，可对国有企业及其所属企业的档案管理平台进行统一部署，打通行政办公系统与档案管理系统的互通渠道，实现新增电子档案数字化，节约成本，高效便捷。三是利用微信公众号、企业网站，搭建档案开发利用交流平台，联动所属企业，相互学习借鉴，在关键节点宣传展示档案管理成果，提升档案管理效力。

4.3重视创新能力

在进行档案管理的过程中，需要在现有管理模式的基础上进行有效的创新，并提升档案管理力度，这就需要企业管理者转变传统思想观念，创新思维，不断提升管理档案的效率与质量。此外，对于企业档案管理者来说，档案管理工作的有效实施，能够使国企资源利用率提高到战略高度，采用专业的管理方法和信息化技术，保证档案管理工作的有效性与科学性，为国企未来的经济发展奠定良好的基础。

4.4加强档案管理工作的监督

要想提高档案管理工作的科学化水平，就需要不断加强对于档案管理工作的检查和监督，相关单位要建立专门的检查机构，对档案管理工作进行检查，如果发现档案管理工作中存在问题就要及时指出，例如在进行档案文书检查时，可以检查档案文书的规范性和真实性，从而实现对档案管理工作的有效监督。通过对档案管理工作的监督，以最大化提高档案管理工作的科学化水平。

结语：

总的来说，档案管理已经成为企业管理中密不可分的一个部分，档案管理主要指的是对各种文字、图形、音频的记录以及管理。要想提高档案管理水平，就要对档案管理中存在的问题进行分析，采取相应的措施，转变观念理念，完善档案管理的制度体系，提升档案管理的信息化水平，重视高素质专业人才培养，只有这样，才能提升档案管理水平，完善档案管理工作。

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