试论图书馆档案管理与图书馆事业的发展

祁洋卓玛

果洛州图书馆 青海省 果洛州 814099

摘要：在文化事业飞速发展的今天，我国的图书馆管理工作质量也得到了显著提升，档案管理作为图书馆工作的重要内容，需要保证管理的系统性与科学性，进而促进图书馆的健康发展。本文从图书馆档案管理工作概述入手，阐述图书馆档案管理工作存在的问题，最后提出如何提高图书馆档案管理水平，希望进一步促进图书馆事业发展。

关键词：图书馆；档案管理；图书馆事业；发展

档案管理工作可以理解为档案业务工作，也就是档案室进行的一项业务，档案管理人员需要对档案进行科学管理，进而促进各项资料查询、利用工作的开展，也是其他工作顺利开展的保障。图书馆的各项工作都与档案管理存在关系，而档案记录了图书馆的各项工作内容，所以提升档案管理水平有着重要意义。

一、图书馆档案管理工作概述

（一）详细划分具体内容

结合实际情况生成的档案需要得到科学的分类与管理，并且对内容进行划分。本质上讲档案是图书馆各项工作中的原始记录，需要结合相关法律规范进行分门别类的管理，其中主要包括人事档案、行政管理、基建档案、会计档案等一级设备档案，需要档案管理人员对相关内容重视起来^[1]。

（二）档案收集及整理

档案管理工作的出发点就是搜集与整理，这是一个从无到有的过程，需要对多种类型的资料收集，从宏观的角度讲包括了图书馆档案室收集档案和征集档案，在收集档案资料的过程中需要对其进行汇总，之后汇总收集的档案资料，科学进行保存，该方式可以为今后的工作带来便利，提升资源利用效率。

（三）档案的开发及利用

图书馆档案管理最终目标是对档案利用，并且对档案资源进行开发和利用，进而服务于图书馆其它管理工作。在开发与利用的过程中主要从以下几个方面考虑：其一是符合领导决策方针，也就是为管理者提供有价值的信息。当前的图书馆工作内容愈加丰富，不仅需要满足使用需要，还需要使其服务于图书馆的各项活动开展。其二是促进内部各个部门之间的配合，确保信息与资料提供的完整性、传输的快捷性、传输的快捷性。其三，图书馆档案资料是否完整将影响着图书馆自身的形象，所以需要对图书馆档案的开发和利用加以重视，全面提升管理水平。

二、图书馆档案工作管理意义

其一，图书馆需要进行多项业务统计工作，并不是数字简单的汇总，需要利用科学的方法，所以具有复杂性特点。通过相关的计算方式和过往的工作记录进行有效对比和档案管理是统计分析工作开展的基础。业务统计分析具有连续性强的特点，要将以往的工作作为经验，让这些完整的记录为图书馆管理带来帮助^[2]。

其二，档案是历史事件的原始记录，也是图书馆开展相关业务活动以及为读者提供服务产生的相关资料。图书馆业务档案资料对图书馆各项活动方法和思路进行了总结，并且有效体现了各项活动开展情况。在图书馆各项服务开展过程中需要形成全新的思路，总结活动过程取得成绩和相关经验，然后归纳与整理，为今后的图书馆工作打下基础。此外，还可以制定发展规划，这对图书馆各项活动的开展和提升管理质量都有着积极意义。一般情况下，这些档案资料在交流环节具有原始性和客观性特征，有利于图书馆和其它图书馆的学习与交流，实现优势互补，完善图书馆自身各项工作，为广大读者提供优质的服务。

三、图书馆档案管理工作存在的问题

（一）工作人员素质参差不齐

档案可以体现图书馆工作的实际情况，为各项活动开展提供的参考，并且有利于图书馆自身的长远发展。在信息技术飞速发展的今天，图书馆档案管理模式也发生了显著变化，计算机技术以及多种先进设备得到了应用，不过目前一些地区的图书馆档案管理人员素质偏低，无法掌握电子档案管理流程，不能达到档案管理的实际工作要求，最终造成工作效率偏低。

（二）档案管理制度不完善

在开展图书馆档案管理工作过程中部分管理人员意识不足，未能充分意识到档案利用的重要价值，而管理者也为建立系统的档案管理机制、考核机制，导致部分有价值的文件未能得到充分利用，或者一些档案的开发利用效率偏低。此外，部分档案资料在收集过程中也存在着缺陷，导致使用期间检索难度加大。

四、如何提高图书馆档案管理水平

（一）做好档案管理人员的培训工作

在信息化时代下，诸多的档案管理人员无法适应信息时代的发展需要，因此图书馆需要对当上管理人员进行培训，使其定期参与图书馆内部的各项活动，由此提升档案管理人员综合素养。在培训的过程中将信息技术掌握作为重点，全面推动档案管理部门工作信息化和现代化发展。与此同时，档案管理人员也要加强自我学习，具备档案管理意识，关注档案管理技术发展，全心全意服务于读者，助力图书馆发展。在实际工作中也需要与其它部门加强合作。此外，图书馆要完善考核机制，避免档案管理人员思想懈怠，通过该方法还能够确保各科室人员相互配合^[3]。

（二）优化电子档案管理制度

为了让图书馆管理人员更加重视档案管理工作，在完善电子档案管理制度的同时也需要提升工作人员工作的主动性，并纳入绩效考核机制，以此保证档案管理工作有据可依，还能够确保档案管理人员充分了解档案管理制度和相关规定，根据相关流程向其它科室进行文件和数据传输，并完善电子档案管理系统，要求各科室人员对文书资料、科研成果、会议记录认真整理，然后上传到内部网络系统当中，为后续工作提供支持。在实际工作中，还需要图书馆监管人员定期对整理的档案进行分析，确保档案整理规范性。在电子文档归档过程中也要明确不同档案类型，并设定相关权限，避免出现篡改情况，而上传过程中需要保证签发人、打印人等内容的真实性。此外，在加快图书馆档案信息化建设的过程中，为了避免数据和信息丢失情况，需要采取电子档案以及纸质档案相结合的管理模式，避免电子档案丢失后造成严重问题，这一环节需要对员工任职档案、考核奖惩等档案及时归档，并且要对音频、视频等电子文件全面备份。

（三）提升图书馆档案文件利用率

在信息时代下，图书馆的档案管理人员必须掌握信息化手段，能够利用电子档案管理软件，熟悉操作页面，掌握操作技巧，同时需要掌握打印机、扫描仪等硬件设备操作，让纸质档案以电子信息档案的形成存储。在对纸质档案和电子档案归档的过程中也要正确分类，通过图书馆档案的信息化建设提升服务水平。此外，今后也需要加强各类档案资源的开发，全面提升档案利用率和科研水平，并且要设置有关权限，保证档案安全性的同时为相关群体提供针对性服务^[4]。

结束语：

综上所述，图书馆档案管理工作对于图书馆事业的发展具有重要影响。新形势下需要把握图书馆档案管理工作的内容、特点，档案管理人员也需要紧跟时代步伐，加强对信息技术应用，不断完善档案管理模式和制度，最终实现图书馆事业健康发展。

参考文献：

[1]徐裕斐. 试论县级图书馆档案管理信息化建设中存在的问题及完善对策[J]. 办公室业务,2021，22(17):84-85.

[2]原巨萍. 浅谈图书馆档案管理与图书馆事业的发展[J]. 赤子,2020,11(2):160.

[3]常子慧. 论图书馆档案管理工作的发展与创新[J]. 中外交流,2020,27(32):148.

[4]张冰. 探究如何提高图书馆档案管理人员的素质[J]. 科学与财富,2020,12(5):16.