内部控制视角下采购流程优化措施

朱之茂

中化（浙江）膜产业发展有限公司 200444

摘 要：企业为了提高利润空间，应不断向供应链领域开发利润源，提高采购环节标准化管理，开源节流，促进企业利润目标的实现。本文站在内部控制视角下，对企业采购管理进行分析，针对当前存在的风险点及内部控制问题进行整合，并提出采购流程相应的实施方案，优化企业采购流程。

关键词：内部控制；采购流程；优化措施
引言

企业生产效益与企业生产成本密切相关，为了有效控制企业采购成本，提高市场竞争能力，应不断提高内部控制管理水平。企业内部控制应对企业物资采购成本加强管理，包括物资采购环节管理及储存环节成本管理，如果没有制定完善的内部控制管理制度，将会导致企业成本超出预算目标，影响企业当期经营利润与现金流。为了构建全面的物资采购机制，促进企业战略发展目标实现，本文从内部控制视角下，将当采购流程中存在的问题整合分析，并提出了采购流程的优化措施，为相关专业提供参考借鉴。
1企业采购流程
1.1采购流程现状

企业采购流程包括计划、管理、分类与执行，包括采购过程中的相关资金审批、合同签订以及后续验收管理等。采购计划应由采购部门制定，财务部门审核，按照采购预算目标对企业资源进行科学配置，确保采购流程符合企业预算目标及战略发展目标。采购分类由采购负责人负责，优化采购流程，避免审批程序繁琐，提高采购工作效率。采购合同签订应由公司法务部负责，避免企业在采购过程中涉入法律风险，确保采购质量符合生产运营需求，提升企业采购环节的规范性。采购流程审批及资金支付财务部门负责，简化付款审批流程，做好资金流向管控，促进采购环节工作效率，避免企业资金链断裂，提高企业资金周转效率。
1.2采购流程存在问题

企业传统采购环节各模块之间不能互融互通，信息传输出现壁垒，不能满足当前工程项目采购需要，采购流程优化措施前主要集中以下问题。
（1）计划及预算管理

采购预算评审没有根据实际工程进度需要，采购计划与采购预算相脱节，各部门只是站在自己角度提报需求，企业没有整合所有部门采购计划编制科学预算，导致企业采购部门只是服务各部门的采购窗口单位，采购流程没有迎合战略发展目标，无法统筹公司全局，各部门采购信息无法形成合力，不利于降低采购成本。
（2）分类与执行

企业目前的采购流程已经不适应当前业务开展需要，采购项目审核流程没有根据业务性质突出监控重点，泛化的对所有采购项目统一流程，导致一些重要项目缺乏管控力度。业务性质不同，应采取不同采购方式和审批手续，例如一定金额以下的生产性采购项目和非生产性采购项目应适当地简化流程；各部门权责划分不明确，尤其业务交叉环节出现推诿，经常出现项目部、技术部、采购部在技术澄清的环节出现争执，影响采购流程内部控制有效监督。采购项目监管过于粗犷，仅体现在审批签字环节，重大采购项目没有形成事前讨论会签的文档。
（3）合同管理

企业已经成立单独采购部门，在签订采购合同过程中存在缺乏统一采购合同范本，合同签订合适及条款内容多数采用供应商提供范本，存在一定法律风险，合同签订流程复杂，不利于工作高效开展，合同签订、评审、签字等环节法务部门不能对条款逐条审查监督。合同不能及时归档，相关领导与责任人无法共享和利用。
（4）支付与资金审批

公司采购管理流程还未形成体系，资金往来审批手续繁琐，不利于工作有效开展。例如，各部门采购流程泛化，审批过程需要部门经理、财务经理、财务总监、总经理等四位领导参与签字，缺乏线上信息化审批系统，一旦某位领导因公出差，会导致审批延期，货品调拨还需要一周左右，影响企业整体生产效率；再例如，目前采购支付都是靠手工登记台账，由于采购付款大部分不是一次性结清，而是分数次支付，靠人工统计极容易出现错误，曾经出现过重复给供应商付款，对采购管理和公司资金管理造成不必要的麻烦。
（5）效果评价

企业采购工作没有建立完善的效果评价体系，对采购流程有效性没有及时分析，例如采购目标制定、执行效果等没有做出评价，没有为后续采购积累经验和相关数据支撑，不利于内部控制有效执行。
2采购流程优化措施
2.1注重关键控制点和控制内容

企业采购流程中没有构建完善的内部控制体系，采购申请、验收、付款、入账环节存在一定业务风险，具体表现如下：
（1）申请

各部门根据采购需求应递交采购申请，按照公司采购流程要求填写采购评审表，分别由采购需求部门、技术部、工程部、采购部、财务部、总经理填写相关评审意见并一致同意后进入到采购执行流程。
（2）执行

采购流程最重要的环节就是采购执行阶段，为了提高采购执行效率，采购部门将审批后的采购计划按照需求时间、物资类别等内容进行分解并分配到相关采购岗位，相关采购人员应当与需求部门及时沟通，准确理解所采购物资的技术规格、质量标准、使用要求、交付要求等信息，根据物资类别采取正确的采购模式，根据采购类型和金额大小分为直接议价采购、询比价和竞争性谈判，依据规定的采购流程及时执行和完成采购工作。

类型	直接议价采购	询比价	竞争性谈判
重要设备、材料等物资采购	技术要求简单且单项合同估算价＜5万元	技术要求简单且单项合同估算价为5~50万元	技术要求复杂或50万元≤单项合同估算价＜200万元
工程类涉及的土建、装饰、给排水、电气、采暖、通风等方面的施工、安装	单项合同估算价＜5万元	单项合同估算价为5~50万元	50万元≤单项合同估算价＜400万元
勘察、设计、监理、咨询等服务项目	单项合同估算价＜5万元	单项合同估算价为5~30万元	30万元≤单项合同估算价＜100万元

（3）验收

采购物资验收工作应由独立于采购职能之外的质量人员负责完成。验收的基本内容包括：质量证明文件验收、外观验收、数量验收、性能测试等。验收应记录质量文件、外观、性能测试及数量验收的过程信息并存档管理。对于验收合格的产品及设备应由检验人员出具检验放行单。实际检验中检验不合格的无法出具检验放行单的，根据技术协议条款中界定质量责任由谁来承担，并由责任方给出整改方案，如无法整改，追究相关方的责任并按照合同条款予以索赔或追责。

（4）付款与账务处理

采购人员根据不同的付款内容提交支付申请，并上传相关附件。支付申请需包含以下全部内容：收款人名称、收款人账号、收款人开户银行名称、付款方式、付款进度比例、付款金额等，经财务核算及相关领导系统审批后，流转至财务共享中心收付款岗统一对外支付并记录银行存款日记账，及时与银行核对往来账目。

合同类型	附件要求
	预付款	进度款	结算款/到货款
咨询服务类合同	1、审批完毕的付款申请表 2、银行保函复印件（如有） 3、双签合同 4、合同规定的其他附件	1、审批完毕的付款申请表 2、按合同约定的已完成进度节点证明材料 3、双签合同 4、合同规定的其他附件（发票等）	工程结算款 1、审批完毕的付款申请表 2、工程结算定案表 3、竣工验收合格证明文件 4、合同规定的其他附件（发票等） 到货款 1、审批完毕的付款申请表 2、双签合同 3、经相关部门确认的收货单或验收单 4、合同约定的其他附件（发票等）
工程施工类合同		1、审批完毕的付款申请表 2、经项目监理单位和相关部门审核的工程进度申请表 3、双签合同 4、合同规定的其他附件（发票等）
物资采购类		1、审批完毕的付款申请表 2、经项目监理单位和相关部门审核的收货单及验收单 3、双签合同 5、合同规定的其他附件（发票等）
其他类	1、付款审批表；2、采购审批单；3、增值税发票

2.2采购流程创新研究

内部控制视角下，为了优化企业采购流程，应结合内部控制的关键点，对采购流程进行全面梳理，并指定完善的内部控制制度，企业采购过程中，应贯彻落实内部控制相关制度，建立闭环的采购管理业务链，打破传统采购思想窠臼，制定完善的预算管理体系，在信息化系统上，进一步明确采购分类、合同签订、货款支付等模块的系统建设，促进各模块之间信息数据的互融互通，使各模块之间横向与纵向之间有机结合，促进内部各模块之间信息传输效率，避免出现信息孤岛现象，便于精细化管理，确保企业采购各环节符合国家及行业法律法规要求，避免涉入各类经营风险，造成企业成本损失。企业信息化建设应融合SAP采购管理信息系统，实现采购申请、订单处理、货物接收、发票校验、付款清账闭环“大采购”环境，具有集约化、自动化、便捷化特征，简化了传统繁琐的采购流程，省略了非增值活动。对采购流程中有效部分重新整合，根据实际采购业务需求渐进式优化，实现更加科学化采购流程，提高企业内部控制效果。
3结束语

随着互联网技术的发展，企业利润空间越来越透明，行业竞争已经不再是单纯的市场营销渠道拓展、压低原材料价格等方式，而是开展第三方利润源。采购是企业生产经营的重要环节，对企业经济利益提升具有重大作用。内部控制视角下，企业为了控制成本，促进利润提升，应不断优化采购流程，针对采购流程各环节出现的问题有效控制关键点，突出优化采购流程的相关措施。

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