关于机关文书档案收集和归档的思考

朱绍枢

云南省镇雄县人力资源和社会保障局

摘要：机关文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载着社会各部门发展的历史过程，客观再现社会各个领域基本建设、研究开发、问题处理和领导决策等多方面的过程和结果。本文从机关文书档案的重要性、问题短板和相关对策建议展开剖析，希望能为同行同仁提供一定的参考和帮助。

关键词：机关文书档案 收集 归档 对策

随着改革开放的不断深入及社会的不断进步，各行各业对文书档案管理的要求越来越高，机关文书档案的收集和归档已经成为档案工作者探索和研究的新课题。笔者结合工作实践，提出以下意见。

1．机关文书档案的重要性认识

机关文书档案是一个单位或部门极为重要的文件，它记录了一个单位或部门的工作轨迹和工作成效，机关文书档案管理是各单位日常工作中的重要环节。

1.1 机关文书档案具有政策性和法规性

上级党委、政府和业务主管部门印发到下级党委、政府或部门的文件，通常是传达上级政策和业务指导的精髓，下级机关只能按照上级党委、政府和业务主管部门的要求抓紧抓好，贯彻落实中不能偏离上级文件指示精神，不能违背上级文件的各项规定，它具有其特有的政策性和法规性。

1.2 机关文书档案具有业务性和针对性

同级业务主管部门印发或转发的其上级部门印发的文件，通常是针对某一项工作需要其它同级部门配合抓好落实的业务指导性政策，其它同级业务部门只能按照同级业务部门印发或转发文件的具体要求，不折不扣抓好贯彻落实。因此，它具有其特有的业务性和针对性。

1.3 机关文书档案具有指导性和指令性

本级党委、政府或部门向下级党委、政府或部门印发的文件，通常是针对某项工作政务、事务要求下级党委、政府或业务部门做什么、怎么做、何时做等问题，因此，它具有其特有的指导性和指令性^[1]。

1.4 机关文书档案具有时限性和及时性

无论是上级印发到下级的文件，还是同级印发或转发到同级部门的文件，或者是本级印发到下级的文件，都对某一项具体政务、事务的办理内容、办理质量、办理时限提出了明确要求，收文单位必须按照发文内容的要求按质按时贯彻落实，不得拖沓推诿，不得拖着不办。因此，它具有其特有的及时性和时限性。

1.5 机关文书档案具有不可复制性

机关文书档案是上级传达政策和业务规范的指令性文件，来源于发文单位，拥有于收文单位，发文单位要检查督促贯彻落实情况，收文单位要做好贯彻落实，都要及时做好文件的收集和归档，做好文书档案安全管理，一旦丢失，将失去对相关政务、事务的考核评价政策和依据。因此，它具有其特有的不可复制性^[2]。

2. 机关文书档案工作的现状和差距

机关文书档案的特性决定了收文单位务必按质按时做好贯彻落实，在实际工作中，多数单位或部门都坚持了“特事特办、急事急办”的工作原则，按文件内容要求抓好落地落实。

2.1当前机关文书档案管理的存在问题

2.1.1 收集不及时，存在拖沓超时现象

多数单位或部门的文书档案管理工作由1名办公室人员兼职管理，管理人员既承当档案文书管理工作，又负责文书撰写工作，还兼顾办公室信访及后勤保障等工作，精力未100%投入文书档案管理，致使上级发文时未及时查看电子政务信息，或因出差、请假等原因未及时掌握发文信息，或因工作任务繁重未及时到发文部门领取，乃至发文部门多次敦促方能实现文书收集的目的。客观上诸多原因导致收文不及时，主观上还存在文书档案管理人员敬业精神薄弱，认真负责的工作态度有待于加强。

2.1.2 归档不规范，存在五花八门现象

多数单位和部门重于对文书档案的收集、办理和落实，疏于文书档案的归档和存档备查等工作。上级印发文书办理落实后便搁在一边，等到工作轻松时再归档存放，或到统一存放时间再存放；本级文书下发后，忙于督促收文单位抓落实，疏于文书的及时归档和存放。归档标准不统一，存放标准不一致，该归档的不归档，该存放的不存放，文书档案目录混乱，归档内容含糊不清，五花八门，归档存放状态不利于文件检索，更不利于文书档案永久性管理，一定程度地颠倒单位或部门的工作痕迹，影响工作业绩和工作成效评价和考核^[3]。

2.2 机关文书档案管理工作存在问题的原因分析

导致以上问题存在的原因，既有主观的，又有客观的，归集起来，主要体现在以下三个方面：

2.2.1主要领导重视不够，机关文书档案管理人员多为兼职，工作负担过重

单位主要领导对机关文书档案管理的重要性和必要性认识不到位，狭隘认为文书档案管理是单位或部门的简单化、常规性的工作，心存应负和了事态度，存在“只要有人管、定能管得好”的认识偏差，导致管理人员兼职事务过多，工作任务过重，工作压力过大，对文书档案的收集和归档带来诸多不利。

2.2.2 管理人员未专业化，机关文书档案管理人员多为无奈，规范化水平低

机关文书档案管理人员多为非专业院校毕业生，非专业化培养人才，对档案管理专业知识知之不多、知之甚少，对档案管理规范和标准学习不深入、不透彻，缺乏机关文书档案管理内在规律性的思考和研究，仅凭主观思维和经验主义开展工作，致使机关文书档案存放方式五花八门，规范化水平低。

2.3.3 管理设施设备滞后，机关文书档案收集归档普遍混乱，安全隐患较大

多数单位或部门文书档案管理设备相对滞后，档案馆（室）阴暗潮湿，通风透气条件差，防火防潮设施困乏，档案存放混乱，上级印发文件、同级印发文件、本级印发文件、下级上报文件、干部人事档案混存现象突出，文书档案的归档存放仅满足按层级、按类别存放，层级不细，类别不细，文书档案安全管理隐患较大。

3. 机关文书档案工作的对策和措施

3.1 优化政策机制，强化检查督查，促使机关文书档案管理工作进一步进入常态化

为进一步激发各级党政机关、人民团体、企事业单位文书档案管理工作活力，建议档案管理上级设计部门进一步抓好以下几个方面的工作：一是强化调查研究工作机制，通过明察暗访等多种方式，摸清摸实各级各部门机关文书档案管理工作底数，找差距补短板，找问题破瓶颈，找看点树典型，以问题为导向，以检查促整改，以整改促落实，为完善政策体系提供可靠依据，促使机关文书档案管理工作体制机制大优化；二是结合各级各部门文书档案管理工作实际，完善并出台机关文书档案管理工作政策文件，引导各级各部门进一步加强对文书档案管理工作的重视和投入，促使各级各部门把工作中心转移到文书档案管理工作上来，以抓实抓好文书档案管理促进全面工作大提升；三是进一步优化和完善机关文书档案管理检查督查和考核评价工作机制，通过开展机关文书档案管理工作基本建设、标准化建设等评价活动，推行检查督查工作常态化、经常化管理，引导各级各部门深化对文书档案管理工作重要性和必要性的再认识，促使机关文书档案规范化管理水平大跨越。

3.2 优化业务培训，强化业务提升，促使机关文书档案管理人员进一步进入专业化

机构改革以后，各级各部门机构编制职数管理更进一步进入规范化，机构编制职数越来越少，短时间内机关事业单位“进新人、新进人”的概率越来越低，我们只能是紧紧盯住现有的人力资源，通过短期培训、轮流培训针对性破解现行文书档案管理人员业务水平低和专业化能力薄弱等问题。一是集中开展文书档案管理政策理论培训，让机关文书档案管理人员熟悉和掌握文书档案管理政策理论，尽快从工作迷茫的困境中走出来；二是集中开展文书档案管理专业业务培训，让机关文书档案管理人员熟练掌握文书档案管理操作流程和内在规律，尽快从工作彷徨的困境中走出来；三是集中开展文书档案管理人员职业道德、职业素养培训，让机关文书档案管理人员爱岗敬业精神、无私奉献精神得到进一步激发，快速从不安心工作、不踏实工作的的误区中走出来^[4]。

3.3 优化投入机制，强化安全管理，促进机关文书档案管理工作进一步进入规范化

文书档案一旦丢失和毁灭将不可再生，损失无可弥补。因此，各级党委、政府应加强文书档案安全管理工作的重视和投入。一是强化文书档案制作方面的投入，配备配齐数字化文书档案收集、归档过程中必要的电脑、数码相机、扫描仪、硬盘等基本设施，文书档案收集、归档实行专用电脑，整理归档的文书档案实行专用硬盘备份，从源头上防止因电脑病毒或其它灾害等造成文书档案的意外损失；二是强化档案馆（室）建设方面的投入，各级档案馆（室）建设选址要考虑日照时间长、地段干燥、交通顺畅、有专门的消防通道等因素；单位或部门的档案室建设必须要考虑通风、透气、彩光、易消防等条件，不要把档案馆（室）布局在阴暗潮湿角落，坚决克服任何房间都可作档案室的误区；三是强化档案馆（室）内部防潮、防火、防晒设施的投入，配备配齐档案馆（室）温度表、湿度表、消防栓、防蛀液等基本设施，确保档案馆（室）内部保持适当的温度和湿度，以保证文书档案的安全存放和管理^[5]。

参考文献：

[1]廖佳洁.机关文书档案管理工作现状、存在问题及对策[J].兰台内外,2020(19):16-18.

[2]蒋文洁.浅谈文书档案管理面临的问题与解决对策[J].中外企业家,2019(08):120.

[3]宋玲玲.谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江科技信息,2017(03):196.

[4]叶燕娜.当前文书档案管理的缺失与对策探析[J].城建档案,2017(11):62-63.

[5]袁玉霞.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].办公室业务,2018(21):69.

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