土地登记档案管理工作优化要点研究

刘霞

伊犁州昭苏县自然资源局 835600

摘要：近年来，土地档案管理工作目前已经成为国家宏观调控的重要手段，在经济社会生活中发挥着越来越重要的作用。档案管理工作的有效开展主要是为了统一收集、整理基层土地方面的各种数据信息，为之后的用地、养地等各项工作的顺利开展提供有力支持。就目前来看，土地档案管理工作在具体落实中还存在诸多有待完善的部分。所以，为了避免在之后的土地面积使用中出现一些纠纷，给社会和谐、稳定发展带来不利影响，应制定出可行性较高的基层土地档案管理措施方法，不断优化管理工作内容与形式。本文在此从土地档案管理存在的问题出发，对如何做好土地登记档案管理工作提出了几个有效建议。

关键词：土地登记档案；问题；优化措施

一、土地登记档案概述

土地登记档案是在土地登记工作中形成的一系列有保存价值的文件材料。包括土地划界、定界文件，土地登记申请书、通知书、登记表册簿卡、审批表、登记图件，土地变更登记申请书、通知书、变更登记表册簿卡、变更图件，土地权属来源证明材料，土地权属界限、面积复查、核实材料，处理土地权属纠纷的协议书、仲裁书、地籍图册，土地清查登记存根，地号、图号索引及有关确定土地权属界限的政策、规定、批示、纪要、技术规程、总结等文件材料。

二、土地档案管理工作存在的几个实际问题

首先，工作意识、能力水平不高。基层土地档案管理工作中，因为涉及的管理内容相对较多，且需要面对较大的工作任务量。再加上，很多管理人员对档案管理工作的重要性都缺乏正确认识。再加上缺少综合素质较高的专业人才，档案管理工作水平才一直难以得到显著提升。其次，资金与设备上存在的局限。在信息时代高速发展背景下，基层土地档案管理工作要想有效推进电子档案优化设置，也离不开资金、设备的有力支持，但大多管理单位自身经济实力都存在很大限制。最后，面对新问题与新挑战，很多单位也未构建出完善、适合的运行管理制度。

三、做好土地登记档案管理工作的几个有效建议

1、健全档案管理机制

在实际设置档案管理机制时，管理人员应当结合国家对档案管理工作的相关需求进行设置，保证管理制度的合理性和合法性。新时期，管理机制的监管内容主要包括两个方面：一个是对员工的管理，一个是对档案的管理。对员工的管理需要保证公平性，结合不同工作部门的工作内容进行灵活的设置。设置绩效考核机制，定期总结员工在自身岗位上的工作情况，评选出最佳员工，给予升职加薪的奖励。同时，对档案的管理主要是安全性的问题。管理人员需要了解员工使用档案的目的，对取用资格进行审核。新时期，这方面的工作也可以应用信息技术来完成。将每位员工的工作岗位职责及日常表现记录在系统当中，通过这种方法来提高基层土地档案管理工作的效率。管理人员还需要关注于硬件设备的安全性问题，定期进行设备的维修、保养和升级等工作。还可以设立适合保存档案条件的专用库房、阅档室，使办公、阅览、库房分开，提高管理工作的效率。此外，档案管理机制也需要定期更新，这是管理人员需要关注的重点问题。

2、规范土地登记档案管理工作流程

土地档案管理工作都是由档案室的工作人员负责的，在现有管理水平的基础上，依靠自身的条件和水平，发挥自身的主观能动性，改进和提升的速度较为缓慢。土地登记档案中有许多需要人工完成的任务，比如查询登记、查找目录的登记、编写备注等，完成这些工作之后再将档案入库放置在正确的位置。在对土地登记档案进行管理时，工作人员需要做一系列繁琐的工作，比如以一个县市或者乡镇为单位，根据地区的划分，对土地登记档案进行分类整理，对确定权属的卷宗，我们需要根据土地的位置、土地的所有权性质以及来源，确定其分类及编号，然后再将查找目录以及档案的一些相关信息输入电脑登记好。在输入电脑的时候，相关工作人员还需要根据档案的实际情况，做好备注。需要备注的，比如有第一次登记时注明该土地是通过几号文批准可以使用的，或者是某个地方的社区老居民等情况。如果土地有变更情况，则需要注明该宗地是在哪年哪月，经过哪块宗地变更而来的。如果是被注销的土地，则需要注明该土地在什么时候转给某人使用。利用时，对任何一个确定了权属的土地，只要确权发证，都能通过电脑进行搜索，直接详细地了解到该土地的所属权是否发生变更，或者是发生了什么样的变更，这样就减少了利用时候的一系列麻烦，能够很快地找到需要的土地登记情况，提高了工作效率。在过去人工保存档案的情况下，原有档案和变更后的档案只能够分别保存在不同的橱柜，而使用电脑进行登记后，过去的档案和变更后的档案都能够存放在一个橱柜，只需要进行分层管理。这样既坚持了初始和变更档案分卷保存的原则，又方便了同一档案宗地权属变更档案的调取。

3、做好档案数字化处理

　　基层土地档案的数字化处理工作要想得到高效、有序落实，往往还需要基于完善、具体流程来构建出更适合的管理结构体系，也只有这样才能够为最终的工作成效提供有力支持。对此，员工做先落实好设备升级工作，完善安全管理系统的设置。同时，还要进行网络工作平台的合理构建。这样既可以加强内部各部门之间的沟通联系，也能够给基层土地信息出现的变动可以及时向档案管理部门传递。另外，基于网络技术来智能化的进行相关数据的收集、整理，然后结合土地资源的具体分布，以及用地类型等方面的具体情况做好档案各类。

此外，电子档案也要做好备份，避免档案出现丢失。尤其是在新时期背景下，可以通过收集、平板等移动设备来顺利完成平台登录操作，在信息检索过程中，可以通过语音识别功能的设置来为档案查找工作的顺利开展提供一定便利。同时，管理人员也要充分认识到存储基层土地档案数据的目的是为了给人们及时、准确的取用相关信息提供一定便利。例如，施工单位建设房屋，以及城市道路修建等，都要需要档案信息的有力支持。所以确保档案信息的使用价值可以得到充分发挥，管理人员应构建能够全面适应新时代发展要求的信息化管理结构体系。

4、注重现代化管理手段

随着社会主义市场经济体制及房地交易市场的良好发展趋势，以加入世贸组织为契机，以更加全面、科学、快捷、准确的土地档案资料，为社会主义经济发展和档案管理事业提供有利的支持和更加优质的服务，以增强全民依法使用土地的自觉性，提高土地资料的合法性、权威性和知名度。首先要建立和完善档案管理现代化制度，制定相应的专业化标准；二要改善档案管理设施，增加经济投入，改变过去管理人员简单机械提取、存放档案，以减轻劳动强度，提高工作效率；三要积极开发应用软件，使信息化、网络化在基层档案管理中得到广泛应用，使土地档案管理真正适应经济发展的需要，把地籍档案的价值和管理功能充分发挥出来，做到取之于社会，服务于社会。

5、做好宣传教育工作

工作过程中应当定期举办宣传教育会议，结合现阶段常见的土地纠纷问题以及相应的处理情况，让员工意识到档案信息能够发挥的重要作用。并邀请专家讲解一些专业的档案管理工作技巧，为员工总结有序开展管理工作的经验，提高员工的工作水平。还应通过思想教育工作，结合档案管理工作的长远发展目标，为员工制定与之相适应的个人发展目标。通过这种方式引导员工自觉规范自身的工作行为，提高员工的工作热情。加大对电子扫描技术的应用以及资料备份、存档等技术手段的应用的培训力度。在培训完成后，单位应当通过考核的方式为员工安排具体的工作任务。

4. 结语

综上，土地档案管理工作目前已经成为国家宏观调控的重要手段，实际工作中要认真分析档案管理过程中存在的问题，并在此基础上规范好档案管理流程，做好档案数字化处理并做好人员宣传教育工作，保证土地档案管理工作的顺利进行。