浅析如何提升办公室综合事务管理水平

钱领小

兴安新正电工技术服务有限公司科右前电工技术服务中心，内蒙古 兴安盟 137400

摘要：面对社会的稳步发展，办公室综合管理工作也应该适当的探索新的模式，同时结合员工们的实际情况，确定更为完善的方针政策，由此更好的迎合时代的潮流，保证高效率的完成办公室的管理任务。在办公室综合管理工作实际开展的阶段，应该重视人性化理念的融入，适当的强化单位中的凝聚力，保证每一位员工都能积极的融合到一起，给综合管理工作的开展提升效率创造优质的条件。通过本文的叙述，明确了现阶段办公室综合管理工作的开展情况，阐述了应该落实相关工作的有效途径，希望通过相应的观点，能够为广大的工作人员提供有效的借鉴。

关键词：电力企业；办公室；综合事务；管理水平；提升措施

1 办公室综合事务管理工作在企业发展中的作用

办公室综合事务管理工作包括整理分档、统计、管理企业的各项资料文件，同时还要帮助企业管理层向下逐层传到其会议精神与工作的具体分配内容，还要时刻保持与企业各个部门间的沟通，保证工作的顺利进行。其次，行政部门还负责企业的接待工作，这是企业发展中的重要环节，也是对外展现企业风采的有效手段，对企业的发展和形象有着十分重要的影响。在具体的实际工作中，办公室行政管理人员通过对其他部门的工作内容及其进程的了解，并对其进行统计整理，将结果主动与企业管理层进行沟通，进一步保证企业管理层决策的准确性和科学性，减少因信息断层或者上下沟通不畅引起的不必要损失。由此可见，综合事务管理工作不仅为企业上下架起了沟通的桥梁，这不仅让企业管理层了解企业基层员工的工作和精神面貌，也能更好的将企业领导层的管理精神和工作指示更准确的被基层员工所了解和执行。

2 提升办公室综合管理水平的措施

2.1 明确具体的责任

在工作中办公室既然承担着管理职能，首要就需要具备相应的担当意识，敢于在过去的工作机制上进行全面的创新，不断提高管理工作的整体效率，锻炼办公室人员对工作统筹管理的能力，那么办公室的各项管理水平就能获取实质性的提升。那就必须明确各自责任，实现责任矩阵的有效管理，把办公室的几大块工作内容明确到具体责任人，同时，按照分工不分家的思路开展工作，既能落实具体责任又能团结合作。通过明确分工和责任落实实现整体与局部协调发展。

2.2 倡导制度规范性

办公室管理人员应该倡导制度的规范性，制定出科学合理的规章制度，而且管理者要以身作则，为企业的员工树立起示范性的作用，将各项制度落实到实处。办公室管理者应该依靠制度的规范性，树立大家强烈的责任感，使每个人都能对自身岗位负责，最大程度发挥出每个员工工作的积极性。

2.3 做好精细化管理

2.3.1 各项职责的精细化

现阶段国有企业办公室处在管理工作的关键位置，面对的各项问题和矛盾较多，所以办公室的相关管理人员要明确自身的职责所在，对企业各个领域层次的人员职责能够清楚有效的掌握。所有的工作人员要从各项工作的细节入手，改变过去粗放式的管理方式，形成职责和工作的精细化管理。

2.3.2 相关数据的精细化

办公室的各项具体工作需要相关的统计数据来进行分析说明的，现阶段所有行业及企业单位的管理都是通过精确的数据来进行相应的分析的。所以办公室的管理人员要加强数据精细化的分析记录，通过严谨的数据来提高各项管理决策的实效性。从办公室日常管理的模块来说，对办公用品采购、车辆维修、油卡管理、后勤食品采购、信息报道等进行精细化、数据化管理；以上一年度的数据为基础对第二年进行预算管理，每一个季度调取预算数据与实际数据进行对比，找出差距，通过数据化来管理办公室工作。为节约成本办公室也对相关的支出进行集中采购如办公用品集中网采，食品采购进行招标后集中配送，车辆定点维修，油卡定点加油，通过全过程多渠道集采为办公室精细化管理节约成本，通过精细化管理现实现工作中的精准管控。

2.4 做好会议筹备与招待采购

办公室信息是会议筹备的必要前提，也是工作顺利进行的保障。首先，办公室人员要根据会议的主体筹备好相关的研究材料，可以将内容输入到电脑中，以PPT的形式呈现出来，在内容划分的基础上提升工作效率。也可以将事先准备好的信息内容以纸质的形式打印出来，在会议中为工作人员分发，加强工作的联系性。其次，在日常用品采购方面，也是各单位的必要花销之一。办公室人员要加强信息化的相关投入，建立与外部市场的联系，寻找长期的合作单位，取得最佳的购入价格，实现配送与管理的一体化。

2.5 构建信息化的办公室管理模式

2.5.1 构建以互联网为基础的办公管理模式

有效的办公室管理模式是促进企业办公室管理工作优化升级，促进企业工作效率与日提高的有力保障。目前，企业仍然存在传统管理模式，传统的管理模式太过于繁琐，工作人员办事程序比较多，往往造成大量精力与时间的浪费。所以，积极构建以互联网为基础的自动化办公管理模式，已是大势所趋，并已经在不少企业得到推行与实践，且取得了良好的效果。比如，企业可以使用OA办公管理系统进行无纸化办公，企业给所有员工建立自己所属的账号，并根据部门以及员工级别进行合理有效的分组，办公室管理等职能部门，便可以通过该系统传达上级指示，或者发布通知，基层员工也可以通过该系统向上级或领导反馈具体工作情况，这样可以大大节省时间，提高工作效率。此外，员工也可以借助该系统进行请假、加班、采购等流程的申请，不用再到专门的职能部门去申请与报备，不需要把时间浪费在没有必要的等待上面，从而提高工作效率，促进企业高效、有序的运转。同时企业对项目加强了后台的管控，使用成本信息系统，对项目各工序、物资采购进行系统审批，通过系统审批使企业后台管理前移，强化了对前台的管理，规范了流程，节约了成本与时间，创造了良好的效益。同时，开发ERP系统，制定模块化的集成管理，如开发一个小型ERP系统，可以把办公室几大模块的工作系统化，统一工作模版，工作流程，给予各单位管理权限，统一了工作模版，实现了数据实时共享，规范了办公室工作的管理流程。

2.5.2 创建互联网沟通交流平台

有效的沟通与交流平台，有助于基层员工意见的良好表达，为办公室管理工作的优化与升级献言献计。目前，我国企业多数是设立意见箱等传统的职工发表意见的途径，但是这种方法所取得效果其实并不是太好，因为几乎绝大多数的员工不愿意往意见箱里边投意见，所以意见箱的设置往往如同虚设。所以，企业可以借助互联网建立有效的沟通与交流平台，比如可以借助企业微信公众号、美文、电子调查问卷等，来提供员工意见征集的平台，包括企业食谱的征集也可以通过网络完成。因为目前来讲，信息技术比较发达，几乎所有的人都在玩儿微信，朋友圈等，所以借助这种交流平台，多半可以获取员工更多的意见，使更多的人参与办公室管理的优化与升级当中。

2.5.3 做好信息分享工作

搞好服务是办公室管理工作的落脚点，它表现在日常生活中的各个环节，既能够对资料进行筛选，为领导的决策提供比较有价值的信息，又可以对基层工作人员进行监督，是单位工作的主要环节。而作为其特殊性意义之一，信息分享工作是最重要的一点。信息的收集不管对于哪一单位都是极其关键的，它影响着人员的工作效率与质量。首先，信息是单位与外部市场之间的纽带。如果想要提升该单位在经济社会中的竞争力，赢得消费者的认可，就要及时的掌握最精准的决策报告，这样才能够为工作的部署提供有利条件。其次，在一个大的单位中，想要使得人员之间得到最佳的配合，信息的分享是必不可少的。尤其是在当前网络化、科技性的社会当中，它能够起到沟通交流与总结推动的作用。

2.5.4 互联网+教育，加强办公室管理人才的培养

一方面，企业可以在互联网上购买一些管理相关的课程，组织相关人员集体观看，集中学习；另一方面，企业也可以成立互联网教育资源库，把与办公室管理相关的网络课程资源，导入企业自己的资源库，供企业职工自主学习，然后定期的举办管理知识交流与分享座谈会，或者是研讨会，企业员工之间相互交流，互相发表自己的看法以及学习心得，从而促进他们管理水平与技能的提升，进而实现办公室管理工作的不断优化与升级。

结语

总之，无论是政府部门，还是企事业单位，办公室的工作都至关重要，办公室综合事务管理水平的高低关系着企业的长期发展，所以，企业需进一步提升办公室综合事务管理水平，促进企业办公室综合事务管理思想现代化，管理手段科学化，管理组织合理化，在不断完善自身管理和管理制度上加大力度，不断创新工作模式，帮助企业更快更好的向前发展。

参考文献

[1]刘芬.加强办公室综合事务管理的策略分析[J].现代国企研究,2018(18):137.

[2]唐莹莹.企业办公室综合事务管理现状及提升分析[J].管理观察,2018(26):43-44.