档案信息化建设与档案管理的几点思考

康珞雯

通安镇人民政府，四川 凉山 615131

摘 要：工作的开展需要充分的考量时代的发展和时代的需求，结合时代的优势做出相应的改良和优化，本篇文章主要将目光集中于档案管理工作，分析了档案的信息化建设的重要性以及档案信息化建设的相应内容，并分析了现阶段档案信息化建设和档案管理工作展开过程当中遇到的问题和困境结合问题和困境总结出相应的策略和方案。

关键词：档案管理；信息化建设；问题分析；策略研究

档案信息的有效调动对于工作效率和资源分配的效益提升都可以起到较高的帮助和影响，所谓的档案信息化管理则是将纸质的档案信息变成电子信息，以此实现信息和数据的保存，通过这种方式便于浏览和存储，同时也较为符合与现今时代数字化信息化的时代优势以及时代特征。

1.档案信息化建设的重要性。

从档案的载体发展来看，原有的纸质档案在信息化建设之后会变成电子档案，这样可以有效地避免纸质档案易丢失易损坏的问题，同时档案的信息化建设也可以为信息数据的收集、传阅、存储起到较高的帮助，在信息的调取和查阅上也可以起到一定的便捷，对于工作效率工作质量的提升都可以起到较高的帮助和影响，相较于纸质档案，电子档案受外部因素的影响相对较小且在实践管理的过程当中所需要投入的成本也相对较低。

2.档案信息化建设的内容

一般情况下在对档案信息化建设内容进行分析的过程当中，主要可以从档案的信息资源和基础设施以及标准化建设三个角度来分析。

首先从档案的信息资源来分析，档案的信息化建设是利用多媒体数据库档案、全文数据库等相关的数据库，建构出相应的信息资源群，对相应的数据和文件进行有效的归类整理。这样相关工作人员在数据调取时只需要输入关键词就可以及时的调取档案，提高信息数据调取的效率和质量。其次，从基础设施的角度来分析，档案的信息化建设依赖于一定的客观条件和物质依托，也就是所谓的基础设施，一般情况下档案信息化建设的基础设施主要可以从硬件方面和软件方面两个角度展开分析，通过硬件和软件的基础设施建设可以有效地实现信息数据的共享和传阅，同时也提高了档案调取传输存储的效率和质量。最后从标准化的角度来分析，档案的信息化建设需要依赖于一定的工作流程这样才可以更好地保障工作质量和工作效率，同时也可以为信息的调取和应用起到一定的帮助和影响，为此就需要建设相对应的标准和体系，以此来保证档案的信息化建设有效落实与实践当中，但是就现阶段的档案信息化建设的实践落实情况来看仍旧存在着一些问题和缺陷。

3.档案信息化建设和档案管理工作中存在的问题。

3.1管理人员专业素养薄弱

相较于其他工作，档案管理工作人员本身的人事调动是相对较小的，且大多数工作人员年龄都相对较大，这部分工作人员对于纸质档案管理的工作认知相对较强，而且针对于纸质档案管理的工作经验也相对而言较为丰富，但是对于电子信息化建设给予的关注和重视相对较低，且接受能力和学习能力相对较弱，这就导致了在档案信息化建设和档案管理的过程当中无法有效地利用先进技术来提高效率和质量。

3.2缺乏信息化建设理念

就现阶段实践情况来看，很多企业对于档案管理的信息化建设给予的关注和重视相对较低，这就导致了在实践操作的过程当中并没有针对于档案的信息化建设提出具体可行的策略和方法，受观念影响信息化建设的重要性并没有受到企业的领导层关注和认可，导致了信息化建设的效果和质量大幅降低，与预期的目标仍旧存在着一定的差距。

3.3信息化设备落后

档案的信息化建设和档案的信息化管理依赖于一定的新设备，这样才可以保障信息化建设的有效落实，但是就现阶段实践情况来看，企业当中所采用的信息化设备仍旧较为落后，受多种因素的影响以及运营理念的影响，导致了在信息化设备的投资少力度相对较弱，多采用生活中的淘汰品，这就导致了相应的信息化设备无法有效地满足与员工日常工作的需求，不仅无法有效地保障工作的效率和质量，甚至会从一定程度上威胁档案信息的安全性。

4.档案信息化建设和档案管理的惩罚措施分析

4.1强化体系建设

想要促进档案信息化建设实现档案信息化管理建设，相应的信息化体系构建的十分必要，这样可以为企业的档案管理工作落实签订统一的标准和具体的流程，让相关工作人员更好地明确自己日常工作过程当中所需要采用的工作方法以及主要的工作流程，明确自身的工作内容和工作方向，结合管理体系监管体系和绩效评价体系以及激励机制多个角度，让档案管理更快更好的与信息技术相结合，提高档案管理信息化建设的效率周期和工作质量。

4.2落实互联共享

档案信息化建设和档案管理的信息的落实从很大程度上是为了更好地保障档案信息的安全性同时也为了让档案信息数据的传输共享查阅调取变得更加便捷，提高档案管理工作人员的工作质量和工作效率，进而发挥数据信息的最大效用，在这样的角度想推进互联共享加强数字化建设是十分必要的，企业可以根据自身的市场定位以及档案管理的管理需求，结合数字化管理技术选择相应的管理软件，并且规定和约束相关工作人员管理软件的应用方法，通过多渠道约束，让工作效率和工作质量得到有效保障，加快档案信息出去的数据共享。

4.3打造人才队伍

工作效益和工作质量的提升从很大程度上依赖于工作人员的专业素养和专业能力，需要打造出专业性相对较强的人才队伍才可以更好地保障工作的有效落实，而在档案信息化管理和建设对档案管理工作人员提出新的标准和新的诉求。在这样的情况下提高人员的专业能力和专业素养，打破传统模式和束缚，有效地应用现在技术是十分必要的，同时信息化档案管理工作的落实对于相关工作人员也提出了更高的标准和更高的诉求，相关工作人员不仅需要有档案管理的专业素养和专业能力更需要掌握具备较高的信息技术手段，进而更好地落实档案信息化建设，在这样的背景下企业就需要加强对于相关工作人员的培训和教育，让相关工作人员明确新的档案管理模式所能起到的作用影响和意义，真正的接受新的管理方法，然后不断地学习新的技术手段和管理方法，有效地应用于实践操作当中，除此之外，企业在新纳入员工上也需要提高人才准入门槛，征收更多具备专业素养和专业能力并且兼顾信息技术能力的复合型人才，从已有员工和新纳入员工两个角度共同着手打造出专业性相对较强的人才队伍，为档案的信息化建设奠定好基础和保障，提高档案管理的实际效益，发挥信息数据的优势和作用，助益企业的成长和发展。

结束语

现今时代是数字化时代和信息化时代，因此数据信息的作用和影响是不容忽视的，档案信息的有效调动可以充分的发挥信息数据的作用、影响和意义，为企业带来更大的经济效益，但是就现阶段的档案信息化建设来看，仍旧存在着专业管理工作人员的素养较为薄弱、缺乏信息化建设理念和信息化设备落后等相关问题，对此，相关企业应当强化体系建设、打造人才队伍并且专注落实互联共享，发挥数字信息的经济效益和作用，通过档案信息化建设和档案管理的信息化落实，提高档案的作用和效益以及实践影响。

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