高职院校政府采购档案管理工作的几点思考

吕侃徽

浙江金融职业学院 浙江杭州 310018

［摘要］随着高职院校对政府采购内部管控越来越强化，为了促进高职院校政府采购档案管理工作的规范化、制度化、信息化，本文结合政府采购相关工作，剖析了政府采购档案管理的重要性，分析了当前高职院校政府采购档案管理存在的问题，提出了府采购档案管理工作中的几点可行性建议。

［关键词］ 政府采购 高职院校 档案管理

一、高职院校政府采购档案管理工作现状分析

1、对档案管理工作重视程度不够。从整体上而言，高职院校政府次啊狗管理工作与政府采购活动应当是相互衔接，不可分割的，但实际工作中，两者相比会存在脱节现象，是整个程序中比较薄弱的环节，恰恰这一环节是十分重要的环节。目前，主管部门对高职院校的审计、巡视等工作要求越来越高，越来越细。政府采购档案管理的内容多、涉及的相关部门复杂，涉及的环节多，每个高校的管理人员在参加政府采购活动过程中往往注重采购程序的合规性，对采购完成后的相关档案归档和保管没有足够的重视。

2、档案管理规章制度缺乏。高职院校的政府采购档案涵盖了项目立项申请与审批、采购预算编制、采购计划申报与审批、采购文件制作、采购合同签订、履约与验收等重要的资料，各环节及部门往往却笑专门的采购档案管理实施细则，或者有高校制定了规章制度却没有正真落实到位，使得不同的学校对采购档案管理的范围及整理分类各不一致。往往会出现各自档案自行归档，标准不一的情况，导致许多学校的采购档案管理缺乏连贯性和整体性。

3、档案管理相关人员专业素质不高。大多数高职院校在政府采购人员的配置和投入上并没有太多，因为人员素质的差异，导致政府采购工作往往注重采购流程的规范，对采购档案的规范管理受日常工作的影响，出现了内容无界限，不清楚哪些材料应当归档，哪些不需要归档，另外对采购档案归档的及时性方面不够重视，导致相关材料归档不及时，对档案收集不细致，存在归档只是材料的堆砌和简单存放这些现象，甚至出现档案调取后未归还却不了了之的情况。

4、相关职能部门之间缺乏沟通。高职院校的政府采购工作涉及的部门繁多，很多项目是需要采购单位多个部门之间协同完成的，立项归口管理部门、计划财务处对资金预算管理、采购部门对采购流程的管理、需求部门对技术需求的提出和论证等等。可能一个项目会涉及诸多部门之间来回的审批、修改、会签等等环节，缺乏有效沟通会导致项目执行出现问题，没有清晰划分各部门的权责，会造成档案管理中出现重复归档或是资料遗漏的情况。

5、档案信息化、电子化工作滞后。高职院校在档案电子化、信息化方面执行要求不一，出现了有些高校使用数字化档案管理平台，对相关档案进行高效管理，也出现了有些高校认为档案电子化没有太大的应用需求，使得电子化的进程很慢，采购档案电子化水平很低，在很大程度上导致了采购档案无法有效的共享，影响档案的使用率和利用率。

二、高职院校政府采购档案管理工作的相关对策

课题组在调研、了解浙江高职院校在政府采购档案管理现状，针对高职院校政府采购档案管理工作特点，结合、借鉴其他高校或我院政府采购档案管理工作的成功经验梳理出合理化建议。

1、加强学习宣传。高职院校应当要加强学习《政府采购法》、《政府采购法实施条例》、《档案法》等相关国家法律法规，加大宣传档案管理法律知识，定期组织相关人员集中学习探讨，通过学习交流、调研等途径提高工作人员档案管理意识和法制观念，使他们在日常工作中重视做好档案的收集、分类，更加自觉做好档案归档及档案管理工作。

2、完善相关规章制度体系。各个高校要严格按照《政府采购法》等法律法规的要求，编制建立采购档案管理制度，学校层面应统一管理口径，明确保管内容、相关部门的权责范围等，工作和责任落实到人。

3、提升队伍专业能力，提高相关人员的专业素养。在政府采购工作中应当设置专职档案人员，并对其进行定期组织专业的档案知识及现行政府采购法律法规培训，让档案管理人员熟练地掌握采购档案工作的具体要求和工作要点，提高档案管理工作人员的业务素养，良好的专业人员可以将采购档案管理工作提升效率和质量。

4、增加档案室软硬件投入。各高校要加强档案软硬件建设投入，除配备相关专业人员外，还应建立专门的档案室，配备计算机、打印设备、复印机设备、扫描仪、装订机、刻录机及档案管理软件，实现档案信息资源的共享，做到档案查阅检索方便、快捷。

5、构建采购管理信息系统，实现采管一体化管理的平台。通过采购申请到资产管理全生命周期管理，实现相关全流程档案实现线上办理、线上存档等基础功能，实现履行资产从入账、配置、调整、维修、报废全过程的相关手续和信息管理，强化政府采购全过程管理，搭建全生命周期资产管理系统有其必要性，优化完善相关制度，梳理采购、资产管理流程，努力实现管理制度化、制度流程化、流程信息化。

综上所述，高职院校政府采购档案管理作为政府采购工作中十分重要的一环，应当从根本上重视，通过健全制度、加强培训、增大投入、强化监督等方式加以优化、规范，提高档案管理水平，发挥高校政府采购档案应有的价值和作用是目前许多高职院校政府采购档案管理工作的重心。

三、小结

通过对高职院校数字化校园建设、信息化校园建设中加强政府采购档案管理应该结合目前内部控制审计与巡视工作的要求加强落实，有效的做好相关档案管理工作能切实为高职院校管政府采购工作的规范管理提供帮助。

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［作者简介］吕侃徽（1978- ），男，浙江缙云，浙江金融职业学院，副教授，硕士，研究方向为计算机应用与职业教育。（浙江杭州310018）