企业档案管理发展的信息化之路

孙冬燕

中核四 0四有限公司保障服务中心，甘肃 嘉峪关 735100

摘要：本文首先阐述了企业档案信息化建设的必要性，接着分析了信息化背景下企业档案管理存在的问题，最后对企业档案管理发展信息化建设的措施

进行了探讨。希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：企业档案管理；发展；信息化

引言：

在信息化背景下，进行企业档案管理的信息化变革，是一项长时间的综合性工作。企业工作人员为了更好地进行档案管理，需要坚持提升自身的工作技能和工作意识，努力学习计算机等新技术，帮助提高企业档案管理水平。企业档案管理工作人员应该端正工作态度，在档案管理工作中认真负责，满足企业的档案管理要求，促进企业的秩序化经营，提升企业效益，提升企业的市场竞争力。

1企业档案信息化建设的必要性

市场经济活动多，产生的数据资源也多，促使档案管理的范围增多，而且变得更加复杂。第一，只靠人工管理就可能产生资料收集，资料整理、储存的异常现象，影响档案资料价值的发挥。第二，档案管理工作量大，需要很多管理人员共同参与。为保证档案的准确性，工作人员要花费时间和精力，在反复的对比核查中确定档案信息，某种程度上增加了工作难度。当数据出现问题时，不能及时找到问题的原因，并且其中形成的资料也要更大的空间保存。信息化建设可依据类别分类，归纳、储存，共享信息的模块。工作流程要简洁，切实让工作效率得到提高，也让生产成本得以减少，从而更好的保证档案资料的完整性。另外，信息化建设，还可利用网络系统同其他部门和工作的各个环节相连接，保证信息资源的有效性储存，达到档案资源共享的效果。所以，企业档案管理的发展，透过信息化建设实现是趋势也是必然。

2信息化背景下企业档案管理存在的问题

2.1对档案管理工作的理解不到位

虽然在现代市场竞争中，企业的档案管理工作变得越来越重要。但是，在过去相当长时间内，企业并不重视档案管理工作。企业在过去更加重视经营成本的问题，并尽可能缩减部门以实现经营利润的增加，档案管理部门的设置一直不健全。企业对档案管理工作的理解不到位，低估了档案管理工作的重要性，阻碍了档案管理工作的信息化变革。

2.2对档案管理工作的投入不足

在信息化背景下，企业提高档案管理工作效果的前提就是重视对档案管理软硬件的投入。软硬件的投入需要企业增加资金。但是在现实经营中，大部分企业不愿意在档案管理工作中投入大量资金。首先，档案管理工作不是直接创造企业利润的工作，企业没有动力对档案管理进行信息化改革；其次，企业也没有充足的资金进行档案管理的改革，有限的资金都被企业用来改进产品生产或者扩展销售渠道。因此，企业的档案管理部门得不到足够的软硬件发展资金。企业在进行信息化变革时，要先将过去的档案进行分类、整理。而在过去的档案管理工作中，很多企业的档案管理工作人员都没有做到档案的科学化管理，档案被分散地收集于资料室之中。这增加了企业进行信息化档案管理的前期成本，阻碍企业对档案管理工作进行投入。

2.3档案管理工作技能不足

企业在经营中，对档案管理工作不够重视，导致其对档案管理工作人员的工资安排比较低。相关的工作人员因为较低的待遇而工作动力不足。工作技能较强的劳动者不愿意投身到档案管理工作中。但是由于档案管理重要性的提高，企业需要更高素质的档案管理人员，需要工作人员提高工作兴趣。档案管理人员应该具备计算机应用技术、档案管理技术等多种职业技能。

3企业档案管理发展信息化建设的措施

3.1改善软、硬件设施

企业在进行档案管理信息化建设的过程中，需要从多方面入手，信息化建设并不是一件简单的工作，必须充分考虑多方面的影响因素，这样才能取得良好的建设成果。想要不断提高企业档案管理信息化建设的速度，必须有相应的软硬件作为支持。企业在发展的过程中，可以专门成立一个研发部门，该部门主要是对一些专用的软件设备进行研发。除此之外，还要加大经济投入力度构建相应的硬件设备。从当前的实际发展情况来看，企业在进行档案管理信息化建设的过程中，所需要的软件和硬件设备主要包括：计算机软硬件基础环境和各类辅助设施，例如宽带网、通信子网、内部局域网以及一些配套的路由器，存储设备以及服务器等等。

3.2加大信息化基础设施的投入力度

企业在发展过程中必须充分意识到档案管理信息化建设的重要性，并且组建一个专门的项目，对其投入充足的发展资金，将档案管理信息化建设放在企业发展的重要位置，加大基础设施的投入力度，使得档案管理的设备能够符合实际发展需求，定期对设备进行维修和保养，对于一些使用年限较长的设备要进行及时更换，积极引进先进的设备，这样才能为档案管理信息化建设提供基础支持。企业在发展过程中要从内部档案管理的实际情况入手，根据企业的实际发展情况建立科学合理的管理系统，这样才能保证后续各项工作的顺利开展，避免随意盲目地进行信息化建设，影响企业的正常发展。

3.3培养档案管理信息化人才

企业在发展过程中要积极引进档案信息化管理方面的专业人才，对于原有的人才结构进行优化，将信息化管理人才作为基础，定期对管理人员进行系统性培训，不断完善管理人员的知识架构，提高管理人员的工作积极性，让管理人员将自身的能力全面发挥出来。除此之外，企业还需要做好相应的宣传工作，通过高效的宣传能够有效提高人们对于档案管理信息化建设的重视程度，使得信息化建设能够深入人心，通过这样的方式能够更好地对理念进行转变，从而使多档案管理信息化建设更好地适应社会的发展要求。

3.4提高档案管理的水平

企业想要推动档案管理信息化建设，必须不断提高档案管理水平，使得企业的档案管理工作能够真正符合时代发展的需求，从设备、技术以及人员等多方面进行改革，这样才能有效打破传统纸质档案管理模式存在的一些弊端。传统的企业档案管理模式对于技术没有太高的要求，需要工作人员根据相关规定采取相应的管理措施对档案进行管理。但是在档案管理信息化背景下，对于各项技术都有较高的要求。必须顺应计算机技术、网络技术以及多种技术发展的趋势，这样才能更好地完成企业档案管理信息化建设。企业在发展过程中需要对人力资源进行科学有效的管理，按照信息化管理的要求构建先进的设备，积极学习先进的技术，对于档案管理部门的工作人员进行重新调整和组织，充分发挥人力资源的积极作用，企业档案管理部门要紧随时代发展的脚步，积极学习国外先进的档案管理技术，结合企业的实际进行更加高效的档案管理信息化建设。

3.5培养高素质档案管理人才

目前我国企业档案管理信息化建设速度之所以缓慢，主要是由于缺乏高素质的档案管理人才。档案管理人才对于信息化建设发展有着十分重要的作用。在基层档案管理信息化建设的过程中，不仅需要专业技术方面的人才，还需要计算机软件以及硬件方面的人才，管理人员需要对自身的素质进行不断提高，积极学习先进的经验和理念。企业档案管理部门在信息化建设的过程中，要组建一支高素质的档案管理团队。团队中的工作人员要具备较高的档案业务素质，同时还要具备较强的综合分析能力，能够熟练使用各种计算机操作系统，可以积极应用先进的计算机技术完成档案管理工作。

结束语：

在信息化的大背景下，企业应该充分利用信息技术，实现企业档案管理工作的信息化变革，提升档案管理的效率，促进企业经营利润的提升。当前，我国的企业档案管理工作还存在着一些问题，企业应该运用多种措施提高档案管理能力，提升档案管理水平。

参考文献：

[1]企业档案管理发展的信息化之路[J].张鑫,梁枫.办公室业务.2018(06)

[2]企业档案管理发展的信息化之路[J].王玉东.办公室业务.2017(20)

[3]企业档案管理发展的信息化之路[J].韩春霞.中国管理信息化.2016(11)