建设项目档案全程跟踪管理模式探讨

付冠承

山东电力工程咨询院有限公司 250013

摘要：结合实际项目出发，分析建筑项目工程的档案管理工作存在问题。项目建设工程档案普遍存在质量方面的问题，针对问题提出有效措施，建设单位与档案管理部门需要重点针对项目建设全过程跟踪管理，结合项目工程实际情况进行动态跟踪管理。当前社会不断发展中建设项目内容越发复杂，在这种情况下做好建设项目档案管理工作非常有必要。档案管理工作能够做好项目建设的全过程管理，实现对项目的全过程管控，本文结合实际分析，综合阐述旨在为档案管理人员提供参考。

关键词：建设项目；档案全过程；管理；控制

建设项目档案是建设项目不同环节生产中所涉及到的文件资料，比如在项目建设前期立项、审批、勘察、设计材料等各方面，施工、监理、项目、竣工等不同环节都会存在大量文件资料，使用文字、图像、声像等不同载体形式保存下来的文件资料。传统档案管理重视将档案资料收集整理之后作为最终考核依据，但是随着社会不断发展档案管理更严格，档案种类与数量增多，建设项目档案也要做好全过程的管控、避寒管理让档案管理工作同步进行。

1. 建设项目档案的全过程管理与控制工作开展

项目类型不同，由不同投资形式和种类组成，覆盖范围、内容广泛。就建项目档案全过程管理工作而言整个模式相对新颖，这种模式下整体管理依据是合同资料，通过监理、控制实现全过程档案管理。在项目全过程管控中需要使用档案管理部门和专业主管部门、项目设计部门、监理部门等做好多个部门的协作，实现全方位多角度参与档案管理工作。全过程管理还要做好事中控制与调整，为相关部门的审查、验收等环节提供合理参考依据。这种全程实现实时控制与把握的管理模式可以让档案管理整个环节更加科学合理，具体到项目的每一个阶段与不同施工工序都可以记录在档案内，提高档案建设的完整与精准。

从当前工作来看，一方面大部分建设并不重视档案管理工作的开展，档案管理意识不强，并没有意识到档案管理工作对项目建设开展的重要性，因此忽视了档案资料的形成与管理，导致施工记录比较滞后，后期填补大量材料资料，大量资料造假等，导致项目资料建设并不真实准确。另一方面参建单位不够重视档案管理工作，出现这种现象的主要原因是档案管理专业人员数量不足，且不具备丰富工作经验和专业培训。另外一部分档案管理人员是项目兼职人员，工作变动频繁流动性很大，因此工作不到位，工作也无法持续有效开展，这导致项目工程建设越来越不规范，很难保证档案管理资料^[1]。

2. 档案全过程监督开展的可行性

对于一个系统项目工程而言，前期需要经历可行性研究、设计、招标等工作，施工环节与竣工验收严格按照前期方案设计资料进行，满足业主要求的同时达到人们的建筑要求。建设项目具有投资长、 周期大、环节复杂、内外协作关系困难等特征，由此形成的档案种类多、数量大，价值也非常突出。多年来项目建设管理普遍存在重工期忽视质量的倾向，因此档案资料的收集和基础资料整理工作很容易被人们忽视。针对基本项目建设档案资料管理工作要与项目建设同步开展，在项目立项阶段，将所有文件材料做好累积与整理、审查；项目竣工验收环节完成档案材料归类与验收，很难落实到全面全过程管理中。要让建设档案资料全面而系统的实现管理，一方面要提高工程建设、勘察、施工、监理不同单位对档案管理的重视程度，做好项目建设产生资料的收集。另一方面也要认真总结经验教训，在项目建设中不断创新机制塑造适应当前档案管理工程开展的流程。为适应工程项目管理各方面需要，结合国家政府对项目建设文件归档和档案管理的昂面的规范要求，将施工中编制的竣工文件与竣工图纳入到工程监理范围职能之类，规定施工单位相关部门必须完成审核。根据实践检验监理单位与相关部门接入到建设施工、竣工、竣工图纸等监理中，解决了项目档案建设之前无法及时归档的问题。建设项目档案管理资料要实现完整而系统的管理，不能仅仅做表面监理档案管理制度等方面的文章，而是要实现对项目档案建设全过程工作，改变目前由建单位和档案单位全面管理的现状。因此笔者认为要完善建设项目档案的全过程管理，只有建设与监理单位在建设项目档案工作中，将以往委托监理单位的爱施工阶段到竣工阶段这一过程档案管理内容扩大到立项、招投标、项目审批、勘察与设计、施工与竣工、图纸等方面，就可以实现项目档案的全过程控制。建立人员在建设中不仅仅要承担工程质量检查，还要对整个项目阶段形成的文件材料和资料了如指掌，随时对项目管理人员的档案资料做好管理，改变以往审查竣工文件存在不符合规定的情况。另外是建立工作覆盖整个环节有利于促进网络工作的系统开展。建立监理机制在项目中可以实现全程监理程度，让档案监理人员对档案资料的收集有监督、管理，促进档案管理长效机制的建立^[2]。另外将档案全程管理监控权赋予建立单位。

3. 建设项目档案全程跟踪管理模式探讨

   1. 做好前期准备工作

在立项之初建设项目需要协商分析，综合施工现场实际情况。在项目确定之初建设单位需要将档案管理工作纳入到项目核心组成部分，档案管理部门需要做好项目资料、建设文件等材料的收集、分类、整理工作。首先在项目立项初期单位需要根据项目特征与项目实际分布情况来确定项目内容基础，在基础上制定对应项目档案管理工作计划，将其落实到具体档案管理工作当中，做好质量、进度

原则等方面的管理。在项目档案的全程跟踪管理中一定要做好充足的提前准备工作，使用健全、完善档案管理制度来让建设档案实现分类存放、归档，让施工单位、监理机构、相关部门在开展档案管理工作的时候，切实做到有章可循，完善而清晰的整理文件资料^[3]。

1. 2. 统一标准

建设项目开工之前参建单位需要统计自己工作人员做好岗位分配，完善对应网络档案管理体系来实现全面管理。工作人员在体系建设完成之后将详细的人员档案管理录入到管理系统之内，让档案管理工作可以全面而多角度完成。建设单位还应将所制定档案管理标准传递给施工方，在施工现场建立起一种全面意识，让档案管理变成潜意识的工作，从而提高业务能力。统一标准的过程中可以通过组件培训班和召开档案管理会议的方式来进行，这样的方式可以提高档案管理人员的管理意识，提升业务能力，让档案管理工作更加统一规范，参建单位的职能也可以精准定位。项目建设开工之前的档案管理工作必须贯彻坚持标准统一的原则，如此才可以让项目施工的时候对文件进行收集和归档，促进建设项目顺利开展。

1. 3. 实时监控

在建设项目施行的时候档案管理工作需要和工程建设环节相互融合，让其与工程项目实体工程的开展处于同等地位，如此来建设单位就可以在检查项目的时候形成对档案的整体看法，实现对档案工作的管理^[4]。建设项目环节不同细节控制上也存在差异，档案资料管理也会随着项目建设而发生改变，比如针对单项项目工程的验收，可以结合计算机等高端技术来实现。其次也可以将项目管理纳入到整个工作计划中，让其成为考核与施工管理的核心部分。

结语：

综上，对于建设项目而言档案管理工作开展可以为建设项目工作未来的发展奠定良好理论基础，档案管理工作可以为建设项目提供真实案例，对于未来的建设项目而言，可以在档案资料中汲取生长的养分，采取更好的全过程开展对策来实现管理。

参考文献：

[1]赵高伟. 基于项目管理的工程档案管理模式研究[J]. 商情， 2019, 000(029):121.

[2]方晓燕. 浅谈基建工程档案管理模式探讨[J]. 卷宗， 2019, 009(003):65.

[3]刘金花. 新形势下加强公路工程建设项目档案管理措施研究[J]. 城建档案， 2019, 235(04):74-75.

[4]安宁. 民航大型机场建设工程档案管理挑战刍议[J]. 城建档案， 2020.248(05):50-52.