自来水公司办公室档案管理工作的优化建设思路探索

自来水公司办公室档案管理工作的优化建设思路探索

刘纯洁

重庆市自来水有限公司九龙坡营业管网所400053

摘要：办公室档案管理工作的开展能够有效记录自来水公司的各项业务工作内容，如施工图纸资料、地下管网资料等。这些资料为工程质量和基础设施存在的形式提供有力依据，是管路改造施工以及新管路布局业务工作过程中，必不可少的环节。同时也是工程技术人员和有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。因此优化办公室档案管理工作建设对于自来水公司发展及业务开展都尤为关键。

关键词：自来水公司；办公室档案管理；优化；建设

一、自来水公司办公室档案管理工作中存在的问题

1、档案资料内容不全面甚至弄虚作假

自来水企业的档案资料大部分是来自基层部门，但是很多基层工作人员为了省事，在工作中不按照企业要求来填写工作记录，敷衍了事，所以很多情况下就会造成工作资料和数据的丢失和信息虚假。例如，在施工阶段的工程监理资料里面，其中包括了项目合同、设计文件、监理规划以及实施细则等一系列的重要资料和文件，如果因为相关责任人的责任意识淡薄或者档案管理意识淡薄，导致档案资料不能及时收集，那就会造成工作在已经完成的情况下，参考依据严重缺失，一旦出现主要负责人离开，新负责人接手的情形，整个工作还需要重新开始，会给整个工作带来极大的不便及不必要的损失。更有甚者，有些责任意识极其淡薄的工作人员还会在档案中乱修改，编造虚假数据，掩盖质量问题，给企业带来极大的经济损失。

2、档案管理信息化程度偏低

自来水企业本身的业务工作就比较繁杂，全市复杂的地下管网和大量基础设备都需要进行管理，自来水公司服务关乎着千家万户的用水需求。档案管理需要时刻遵循为用户服务的宗旨，提高管理效率和服务水平。传统的档案管理基本上是以实体为载体的，比如纸质、照片等，并且还是工作人员手工操作完成档案收集等一系列工作，在这个过程中，工作人员的工作量巨大，内容繁琐，档案管理部门对这些散乱的资料很难进行整理和总结，很多档案资料都没有得到充分的利用。有些企业的纸质档案有很高的利用价值，比如给水管道施工图等，可能因为当时的技术落后等原因，图纸由工程设计师手工绘制，然而随着时间的推移，纸质版的图纸保存就会变得越来越困难，保存成本会越来越高，并且地质环境也会发生变化，所以图纸绘制的内容使用率也会越来越低。现在，信息化发展越来越迅速，然而传统的自来水管网资料却是需要消耗很多的人力物力去整理总结，所以在新信息时代的背景下，传统管网资料的修订和整理无法跟得上生产需要。

3、档案管理多个归口缺少统一管理平台

目前有些自来水公司的档案管理部门相对比较松散，会议等资料会集中在行政部门，工程文件主要集中在施工部门，然而这两个部门之间的信息和文件都只能在很局限的范围内流转传递，不能在整个企业里面进行共享，信息孤岛化现象比较严重。所以自来水企业要把重要数据进行集中整理和复制，统一规划和共享，不断形成综合性的管理信息平台。

二、自来水公司办公室档案管理工作的优化建设建议

1、对自来水公司办公室档案管理给予充分重视

自来水公司管理层要高度重视档案管理工作。档案管理要实现责任制，管理有明确的步骤、有清晰的任务划分、有合理的责任分配。档案管理的软硬件投入也需要得到保障，软件的保障主要是档案管理的电子档案管理系统的建设要得到保障，硬件的保障主要是公司档案管理设备要及时更新换代，配备扫描仪、计算机、防磁柜等先进的管理设备。档案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。档案载体要及时更新换代，引入先进的档案载体，如档案盒、光盘档案、优质纸等。

3. 建立合理的电子档案管理制度

对自来水公司的办公室档案管理人员来说，建立一套合理的电子档案管理制度是实现管理档案的有效措施，这样不仅可以约束管理人员在管理上的方法与规范，还可以使自来水公司内部的电子档案在使用上有一定的规定，减少电子档案出现缺失和修改的情况。在管理制度中，要明确下面几点：第一，要划清电子档案的归档范围。电子档案按照我国的相关规定，是需要明确划清电子档案归档范围的，相关管理人员需要做好归档范围的划定工作。第二，要定期检查电子档案中的文件。自来水公司的电子档案管理人员应该定期检查档案中的文件，查看其是否有丢失、错误、改动痕迹、是否有病毒存在，对每一个文件都不能疏忽，要全面排查，确保电子档案中的文件及信息的有效性和可信性，使自来水公司的信息得到妥善保存。第三，建立一套电子档案管理规定。自来水公司的电子档案管理工作只靠管理人员的维系是不够的，还需要制定适应自来水公司的电子档案管理规定使档案的管理工作更好地落实到公司上下，使管理工作更容易。在管理规定中，应该明确需要制定一个电子文件的接受记录，把接收时间、接收人、发送人等信息都填入到接受记录中，防止发生上文中提到的安全问题如被他人修改等，通过接收记录可也查找到相关的接收信息，找出问题根源，也有一定的防范作用。

3、提高档案管理的使用效率

随着城市供水规模的不断扩大，自来水总公司的档案管理所记录的信息可以为城市供水规模扩大再生产提供信息参考，例如某些供水工程积累下了相对全面的施工设计档案资料，这些可靠的技术参数档案能为再次供水工程的施工设计提供准确参考，从而节约设计工期，提高工效，从而提高了档案管理的使用效率。

4、加强自来水总公司的档案安全管理

由于自来水总公司开始加快了文书档案管理的信息化建设，在这个过程中需要我们注意提高档案网络管理的安全性。在信息化管理过程中，涉及的公司设备参数、方案信息、预决算、流程图、用户信息等数据都必须按照内部文件信息进行权限归档，公司涉及的业务相关信息部的在移交清理后不能泄露给第三方，引进先关计算机安全技术保障档案信息系统的安全性，提高档案管理的安全性。

三、结束语

总而言之，当前自来水公司的办公室档案管理工作存在着一些矛盾和问题，作为公司及办公室人员必须认真对待，对可能存在的问题作出判断，尽快找到有效的解决办法，使得办公室档案管理的有效性得到充分保障，从而更好的推进自来水公司业务的健康发展。

关键词：

[1]张莉.自来水公司电子档案管理措施探讨[J].办公室业务,2017(13):137.

[2]董淑新.浅析自来水公司档案管理信息化[J].办公室业务,2015(12):37.

[3]谢蓉英.关于中小城市自来水历史管网档案管理与利用的若干问题[A]..源于实践服务全局——兰台工作纵横[C].:,2008:4.