档案信息化建设现状、问题与对策

张晏淄川区档案馆 ，山东淄博 255100

摘要:介绍了档案信息化现状，分析了存在的标准规范建设滞后、档案数字化进展缓慢、档案信息化队伍匮乏、档案信息化成为信息孤岛等问题，提出了制定信息化建设总体方案、制定档案信息化标准规范体系、赢得重视加大资金投入、加强档案信息化队伍建设等对策。

关键词:档案信息化;标准规范化;对策

1档案信息化现状

在国内，档案信息化工作总体是起步早、发展慢，虽然经历了20多年的发展，但各地各级档案部门的档案信息化发展水平参差不齐。在这种大环境中，企业档案信息化建设也处于相同的境地。20世纪90年代中期，档案部门零星地配备了计算机，尝试使用自上而下推荐的单机版软件，开始建立题录式数据库。由于软件功能不完善和档案人员计算机应用能力的不足，使档案信息化难以进展。为改变现状，2000年前后部分单位的档案部门利用单位内部资源开发软件，档案人员提出软件开发需求，与开发人员深入沟通档案业务，以提高现行科技文件管理效率和规范性为突破口，开发出了符合本单位需求的、实用的、好用的软件。这些软件经历了单机版到网络版，档案部门的计算机硬件设备逐渐增加，档案人员的计算机应用能力通过培训也得到加强。因此，仅数年的时间就使现行科技文件条目式管理日趋成熟，向档案现代化管理迈进了一步。

随着档案工作目标管理考评定级工作的深入开展，对档案现代化提出了更高的要求，档案管理基础好的单位不满足于现状，开始寻觅集档案管理与现行文件管理于一体的网络版管理平台。结合各单位的需求和行业特点，档案部门认准方向，使用满足要求的软件，并不断完善新的需求和进行版本升级，建立了档案题录式数据库、现行文件数据库，并开展全文数据库的建设。至今，各单位的档案信息化建设一般与本单位信息建设同步开展，档案部门计算机等硬件设施配备到位，档案管理软件具备了文-档和科-档一体化管理的基本条件，档案队伍的整体素质和计算机应用能力不断提高，促进了档案现代化管理发展，但也存在瓶颈。

2档案管理面临的问题

2.1.档案管理理念比较陈旧

档案馆发展过程中产生的档案信息较多，而这些档案信息的利用价值又很高，所以过程中必须要将档案管理提到比较重要的日程上，对档案资源进行充分利用。由于事业单位受到计划经济时代的影响较大，在事业单发展过程中档案部门的职能定位不够明确，尤其是在新时期背景下，档案管理的要求越来越高，必须要积极加强对档案管理理念的创新，但依旧有一部分档案管理人员的思想观念陈旧，影响档案管理水平，在档案管理过程中依旧以纸质化档案为主，信息化档案较少。

2.2.档案管理制度不健全

档案管理必须要一整套科学合理的管理制度作为支撑，但是当前事业单位管理过程中对档案信息化建设的重视不够，虽然信息化社会的发展让那个事业单位的档案管理也开始转型，但是还没有形成一套完整的与档案信息化管理相对应的档案管理制度，所以在档案资源的信息化管理过程中出现了档案丢失、档案遗失等问题。

2.3.对档案信息化建设缺乏良好的规划

就当前实际情况来看，很多地区的档案系统都缺乏一定的关联性，这对档案工作的统一安排和管理造成一定影响。由于档案信息化建设的综合性与系统性都比较强，所以在档案信息化建设过程中会更多地关注对当前问题的解决，而忽视档案信息化建设的后期效益，导致整个档案信息化建设过程中缺乏前瞻性，阻碍了档案信息化建设的深入发展。另外，由于档案信息化建设是一个全新的突破，档案信息化建设依旧没有制定出统一规范化的标准，所以不利于档案信息化建设的推进。

2.4.档案管理人员有待提高

档案信息化建设与管理都离不开人的作用，尤其是在档案信息化建设过程中必须要加强对档案管理人员水平的培训。对于信息化时代的档案管理人员，一方面要具备档案管理知识，另一方面要具备计算机技能水平，同时还应该要具有良好的职业道德素养，在档案管理过程中能够保持足够的耐心、细心，尽量减少档案管理错误。从当前实际情况来看，事业单位的档案管理队伍整体水平不高，尤其是在档案信息化建设过程中，必须要组建一支能够熟练掌握计算机信息技术的档案管理人才，但是有的管理人员对计算机技术的认识不够，操作水平参差不齐，影响档案管理水平。

3档案信息化建设的对策

3.1.加强对档案信息化建设的认识

信息化时代背景下事业单位的档案管理也必须要实现信 息化发展，不断转变观念，转变管理模式。首先要在单位内 部树立新的管理意识和管理理念，提高档案管理人员对信息 化技术的认识。首先，在单位内部加强对计算机信息技术的宣传，利用微信、微博、单位网站等媒介平台，对档案管理 的重要性以及档案信息化建设的重要性进行宣传，让事业单位档案管理人员可以逐渐转变思想观念，努力学习更多新技术、新方法，改变传统的档案管理模式。其次，要在单位内 部形成良好的信息化工作氛围，比如在日常工作中所使用自动化办公室手段、信息化交流方法，让档案管理人员形成信息化意识。

3.2.加强信息化基础设施建设，为档案信息化管理提供支持

档案信息化建设需要依赖于各种信息化设备、计算机设备，但是就当前事业单位的硬件设施条件来看，事业单位的 硬件条件还有待改善，计算机设备、通信设备、互联网设备 数量不足等，所以不利于档案信息化建设工作。

首先，单位发展过程中要加强各种硬件设施、软件设施的建设，多拨付资金，采购计算机设备、通信设备，为档案管理提供良好的硬件条件。

其次，要加强事业单位档案数据库建设，提升档案信息共享水平。信息化技术时代，数据库可以存储大量信息资源，档案数据库建设，也是构建档案管理信息平台的过程， 可以构建技术先进、功能全面、高效快捷的档案信息服务网络，对档案资源进行深度开发利用，并且将这些信息存储到 数据库中，给予不同部门的人员不同的权限，让不同部门的人可以根据自己的需要查询事业单位的档案信息，实现档案信息资源的良性循环与共享，让人事资源档案的价值达到最大化。

最后，要加强档案资源结构的调整。在档案信息化建设过程中，需要对档案信息化管理要求和技术标准进行确定， 做好数字化档案结构的建设，不断丰富数字化档案资源类 别，使的数字化档案信息的分类更明确、更细致。同时，单位必须要对各方面信息进行整合，构建完整的档案数据库， 并利用各种信息化技术和网络平台实现对档案信息资源的共享，确保档案信息化管理水平不断提升。

3.3.完善信息化管理制度

制定一套完整的管理制度是确保档案工作可以按照规章制度进行的前提，可以有效减少档案管理过程中的问题。 首先，要制定明确的档案安全管理制度，在信息化背景下，事业单位档案资料以信息化和数字化形式呈现、保存， 为了防止档案丢失、被要加强安全管理，制定安全管 理制度，进入档案系统的人员必须要具备一定的许可证明， 同时，档案人员要定期对档案系统进行维护，减少各种信息安全问题。

3.4.加强档案管理人员的培训

档案信息化建设离不开一支高素质档案管理队伍，针对 当前档案管理队伍存在的问题，可以积极加强对档案管理人 员的培训教育，一方面，招聘更多专业化档案管理人员，从 事单位档案管理队伍，另一方面，要加强日常培训教育的力 度，从业务技能培训和职业道德素养培养两个方面着手，以 提高档案管理人员的综合能力水平，促进档案信息化建设工 作持续推进。

4. 结束语

综上所述，档案管理是事业单位发展过程中的重要内容，传统的档案管理存在很多问题，比如档案资源丢失、档案混乱等，不利于单位对档案信息资源进行利用。对此，应要不断创新档案管理理念，加强档案管理人员对信息技术的认识，同时要不断完善事业单位内部的硬件和软件条件， 完善档案管理制度，促进档案信息化建设持续发展下去。

参考文献：

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