事业单位档案管理新思路探究

靳燕

淄川区公用事业服务中心， 山东淄博 255100

【摘要】为适应社会的变革，为了事业单位能够有序、协调、高效地运行，档案管理的方法也必须进行创新。本文即对事业单位档案管理工作中存在的问题阐述了具体的创新思路，以期能为相关工作提供参考。

【关键词】事业单位;档案管理;新思路

1新时期创新档案管理工作的意义

事业单位档案管理工的调整和优化是当前档案工作的基本点，人员需高度重视事业单位档案整理及归档工作，不断改进档案管理的工作效率。另外，要积极更新事业单位档案管理系统，工作人员会积累更为丰富的工作经验，树立科学的考核指标，从而为档案管理的现代化和信息化建设奠定坚实基础。现代技术在事业单位档案管理中发挥着重要作用，其有利于完善档案管理工作的结构形式，提高现代化管理水平，同时也可督促相关部门切实做好档案管理工作，高度重视档案管理。

2事业单位档案管理原则

(一)制定制度和执行制度的原则。制度是执行的前提。档案管理要做到高效和高质量，首先要明确一个完整的管理制度。管理制度的执行需要由领导层和管理人员共同完成，领导层负责统筹工作，管理人员负责提出建议。制度明确以后，管理人员要熟记制度中的条款内容，将制度中所提到的各项细节运用到日常管理工作中，严格执行制度要求。如此，通过改进制度和严格执行两方面同时进行的办法，采用理论和实际操作相结合的方式，规范了档案管理工作，也确保了工作的高效和高质量。

(二)确定职责和保护权益的原则。事业单位中，领导层包括高层领导也包括部门领导。档案管理应该首先引起高层领导的注意，由高层领导提出重视工作，然后授权给部门领导，由部门领导负责管理工作的落实，并向高层领导汇报管理工作。日常工作中，档案管理部门领导可以从两方面入手展开管理工作:第一方面是明确整个管理工作中各自的职责。部门领导负责统筹整个管理工作，管理人员则负责落实每一项管理工作。工作中，部门领导要对管理人员工作的不足之处给出批评指导，并监督每位管理人员的工作执行情况。另一方面，档案管理工作也要遵循“以人为本”的态度，部门领导要多关心管理人员的工作情绪，在工作中保护好每位管理人员的权益，从而确保档案管理工作的良好运转。

(三)灵活又规范的原则。国家针对事业单位有一套具体的管理办法。所以，事业单位在具体制定档案管理制度的时候，一定要参考国家标准，符合国家规范，千万不能自己随意制定。但是，我国的事业单位又分为很多种，有盈利事业单位，也有非营利事业单位，有从事教育文化的事业单位，也有从事科技、卫生的事业单位。每种事业单位的工作性质不同，工作的内容不同，工作特征也不同。所以，如果采用同一种档案管理制度，势必造成管理工作的机械化运行，不但违背了规范管理的初衷，反而带来很多麻烦。因此，每种事业单位要根据自身的实际状况，在参考国家制度标准的情况下，制定出符合自身单位使用的档案管理制度。这样，管理人员在执行工作的过程中，便能做到既灵活又规范。

3目前事业单位档案管理的问题

首先，在现代信息技术的应用促进下，通过计算机管理的方式，电子计算机和网络所形成的各种档案除了传统的纸质档案，也有越来越多的电子档案。但是纸质档案仍然占有相当大的比重，有的纸质档案与电子档案存在着联系，如何进行纸质档案和电子档案的管理给单位档案管理带来了双重压力，难度也大大增加，使档案管理工作产生了许多的问题，严重影响了档案的利用。第二，档案管理的基础业务较差，管理人员缺乏科学的管理理念，有的单位有专门的部门，但是在岗的管理人员在档案管理观念上却十分落后，进行档案管理实际上只能将现有资料进行统一存放或者在计算机中进行存档，不是真正意义上的档案管理。对于一些电子档案，事业单位档案管理也是简单地进行电子存档，而没有通过计算机进行整理分类，而且是在本部门内部存档，在本部门或者其他部门需要时，查找起来还是不便，影响档案资料的共享和利用。第三,随着时代的不断发展，不少基层事业单位领导由于思想意识和经济发展方面的限制对档案管理工作的重视程度不足，导致不少档案管理模式仍然以传统的形式为主，对科学技术的应用程度严重不足。档案信息化管理程度较低，管理水平难以得到有效的提高。管理部门的相关设备明显落后，使得档案的开发、存储、调整以及分类等工作无法执行到位，严重影响档案后期资源的利用度。

4事业单位档案管理工作现状

(一)档案管理理念落后

档案管理工作中，要求管理人员全面收集和整理相关资料，高效开展档案管理工作。但在档案管理工作中，人员工作效率较低，管理意识较差，这些因素阻碍了档案管理工作的顺利开展。现如今，信息更新速度明显加快，如无法及时创新档案管理工作，则会削弱工作人员的工作主动性和积极性。当前事业单位档案管理理念相对滞后，信息泄露问题偶有发生，这明显不利于档案管理工作的顺利推进。

(二)档案管理制度有待完善

事业单位建立之初，相关人员对单位各项制度进行了规范化处理，档案管理制度也不例外。当前社会的发展形势发生了较大的变化，但事业单位依然采用传统的管理模式，无法与社会发展需求相适应，如此就干扰了事业单位档案管理工作的秩序。传统的档案管理制度中明确了负责人及工作流程。但在事业单位结构调整的过程中也增加了多个部门，如依然采用传统的管理机制和管理制度，则无法保证档案管理的效果。

(三)档案管理方法不够先进

档案管理工作方法对档案管理工作的整体质量具有显著影响，研究显示，我国多家事业单位在改革和发展的过程中档案资料数量明显增多，但在档案管理中依旧采用传统的档案管理方法和模式，这一方面加大了管理人员的工作负担，另一方面也影响了档案管理的效果。目前，档案管理部门并未建立科学的档案管理体系，传统的档案管理模式无法及时整合和存档，极易发生档案信息遗漏或丢失的现象。

5事业单位档案管理创新思路

(一)改善意识。档案管理工作创新要首先从意识改善上做起。意识改善要从事业单位的领导层做起。由一把手开始重视，提出对档案管理工作的要求，并时常关注档案管理工作的总体情况。档案管理部门的领导要在日常工作及会议中，强调管理工作对事业单位的重要性，让管理人员的思想也开始改变，逐步重视起管理工作来。

(二)改进机制。当事业单位各领导层和普遍管理人员都慢慢重视档案管理工作以后，就要从具体措施上改进管理工作。改进的办法包括改进机制。事业单位的领导提出要求，由档案管理部门领导具体完成机制改进工作，由管理人员参与，创建出具体的管理机制，摆脱老套的管理方式，全面实行规范化管理。

(三)改善素质。素质问题的改善可以采取对症下药的办法。首先，针对管理人员责任心不够的问题，部门领导要经常进行思想教育，让管理人员更加敬业，重视自己的工作并落实自己的职责。其次，针对管理人员文化素养偏低的问题，一方面可以增加年轻的、素质高的管理人员，改善管理队伍的整体素质。另一方面可以对年龄较大的管理人员进行培训，让其掌握先进的管理方式，逐步提升自己的专业水平和管理素养。

结束语

综上，本文将事业单位作为研究对象，探讨了档案管理的几个重要原则，并提出了管理中最现实的几个问题，最后给出了每个问题的改进方式。希望通过本文的介绍，能给事业单位带来一些思考，创新日常的管理方法。

【参考文献】

[1]王明.事业单位档案规范管理的创新思路研究[J].现代经济信息,2016,13(25):15-18.

[2]陈诚.事业单位档案规范管理的创新思路研究[J].广西农学报,2015,43(55):65-68.