如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化

王丽晖

中国能源建设集团甘肃省电力设计院有限公司 甘肃兰州 730050

摘要：进入信息化时代，随着我国企业管理日趋规范，行政管理、办公室业务等各项工作也逐渐朝着规范化与标准化方向发展。所以，企业想要在激烈的市场竞争中更加稳健发展，需要充分认识到文秘、档案管理等行政工作对企业发展的重要作用，并给予一定的重视与关注。实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化，可以有效提升企业管理质量与管理效率，促使企业更好更快发展。所以，本文对加强文秘工作与文书档案管理工作一体化措施等内容进行相应阐述。

关键词：文秘工作；文书档案；管理工作；企业

一、文秘工作和文书档案管理工作两者之间的关系

文书档案管理和文秘工作两者之间的关系是互为联系、相辅相成的，落实以上两项工作的最终目的，无外乎就是要提高行政管理水平，进而提供现代化的服务，使得办公体系的发展更具规范化和秩序化。

所谓的文秘工作通常指的是工作人员在完成日常工作任务之后，还需结合工作规律，根据有关的工作原则，对文件以及其他资料等予以处理和整合，使得文件之间的联系更为密切，并发挥文件的作用，也利于管理人员的信息查找。参照文件的属性以及自身特点等，进行有效归类，为日后档案管理工作的落实提供相应的保障。

而文书档案管理工作的落实，则是在文秘工作的基础之上发展而来的，文书档案管理工作必须对档案进行分类管理，体现秩序性和高效性，将文件存储安全作为工作中的重点。这一过程中，文秘工作人员需要将整理后的文件送达相关文书档案管理部门，作妥善保管，可见文秘工作的质量和效率将会给后期的文书档案管理工作带来直接影响。所以，文秘工作可谓是文书档案管理工作的前提条件，也是重要的基础，文书档案管理则是文秘工作的后期保障，二者之间相互关联、互为制约。

二、文秘工作和文书档案管理工作存在的问题

2.1文种使用不清，公文格式、附件不规范

公文是非常规范的一种文体，我国也出台了相应的法律规范对其制发、使用等环节进行了规范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文质量。但也存在一些问题，如有的工作人员分不清公文的“请示”和“报告”这两种不同文种。在许多时候混用这两种公文，影响公文的受理和本身作用的发挥。再者就是许多公文附件在制发的过程中，没有在正文中对附件进行标识，出现多个附件时没有对附件进行编号。还有就是在公文的格式上也存在许多不规范现象。这些都影响了公文的受理、传递、规范化和管理等工作。

2.2版记不全面，办理程序不规范

文书工作和文书档案工作实现连接就是通过版记进行的，但许多文秘工作对其不加以重视，出现一些公文没有印发部门和时间等现象。另外，文秘工作在选用主题词时，理所应当地把公文标题的一部分作为主题词。再者就是在许多公文办理工作中存在不规范现象，例如，越级签发、没有对公文进行登记就签发等，这些都会影响到文书档案工作的质量。

2.3归档资料不完整、编号不规范

在传统的归档工作中，一般都是将公文原稿或者修改稿同最终稿进行装订存档。但随着信息技术的发展，开始使用电脑进行存档工作，这使得存档工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成归档资料不完整。还有就是一些公文因为没有及时登记出现漏编、错编甚至重编的现象，造成公文编号不规范。

2.4用纸不达标、装订不规范

纸张大小、型号不统一，导致在装订时出现掉页等情况，影响公文的整体美观。另外，对公文的用纸质量控制不严格，一段时间后出现字迹不清晰等情况，严重影响公文质量。

2.5材料字迹不清晰、存档资料不全面

许多记录资料字迹不清楚，不方便长时间保存。还有一种情况就是一些工作人员为了一时方便，将自己唯一的资料交给上级，导致部门内部资料减少。

2.6移交资料不及时

因为日常的公文及其他工作任务比较繁忙，导致移交资料不及时，给档案管理工作造成了不利影响。

三、加强文秘工作与文书档案管理一体化的措施

3.1明确管理意识。

要想实现文秘工作与文书档案管理工作一体化发展，需要在企业实际运行中切实树立并加强两者之间一体化的管理意识。通过树立一体化管理意识，可以保证文书档案管理工作的顺利展开。同时，文书档案管理工作的工作流程也会得到进一步规范与完善。能够简化企业当中档案管理的工作流程，避免重复工作，从而为企业节省更多成本。文秘工作是实现文秘工作与文书档案管理工作一体化的基础与关键，相关文秘工作人员需要加强文书档案管理意识，要做好文书档案各项基础性、前期性工作，使文书档案质量得到有效保障。具体可以从以下几点展开：第一，公文纸张需要保证统一标准与规格，同时内容排版需要严格遵守国家相关规定，在进行装订工作时保证从左侧进行。第二，需要对公文的审批权限以及签发手续等进行严格检查，除此之外，还需要对主送单位、公文标题、公文文种、保密程度等进行审核，保证各环节工作能够符合标准。第三，文秘工作人员在公文草拟、公文定稿时，需要及时签字、记录，保证字迹清晰、清楚，为日后检查与审核工作提供便利。

3.2强化文书立卷工作。

文书立卷工作既是文秘工作的最终一个环节，与此同时，也是文书档案管理工作的起始环节。因此，这一环节在文秘工作与文书档案管理工作一体化中发挥的重要作用不言而喻。强化文书立卷工作，可以从以下几点展开：一是经常性对工作人员展开公文、档案等相关法律法规方面的专业培训，通过广泛的学习、培训，切实提高相关人员对文书立卷工作的重视，增强档案意识，从而为做好此项工作奠定良好的基础。二是强化文书立卷工作的规范化、智能化、日常化管理。现在很多企业开始使用电子档案管理系统，这就要求相关人员不仅要对纸质公文档案资料进行及时收集整理、统一装订、分类排列、编号装盒，还要及时进行电子公文档案资料的整理归档，同时要确保电子档案与纸质档案完整、准确、一致。三是持续强化并落实相关工作人员的岗位职责，做到文秘工作人员与文书档案管理工作人员之间既相互帮助、互相协作，又分工明确、职责清晰，确保在展开文书立卷工作时，能够严格按照工作程序展开，保证最终公文资料的真实性与准确性，为企业后续文书档案管理工作提供保障。

3.3促进标准化建设。

要想更好实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化，需要进一步推动文秘工作与文书档案管理工作标准化建设。文秘工作与文书档案管理工作标准化建设需要严格按照国家相关规定展开，与此同时，需要因企制宜，结合企业文书档案管理工作以及文秘工作的实际情况，加强对外部影响因素的分析与研究，构建统一标准。保证文秘工作与文书档案管理工作一体化软件的实用性与通用性，加强综合管理工作。这样可以在很大程度上实现文书资料与档案管理之间的有效衔接，在企业当中实现资源共享，保证各项资源能够充分发挥自身的优势与作用，促进企业更好发展。

四、结束语

综上所述，现阶段，文书档案管理工作和文秘工作一体化已经成为推动企业发展的必经之路，更是当前行政管理体系优化和改革的必然要求，文书档案管理工作和文秘工作两者一体化的过程中，需要首先培养相关人员的一体化意识，以此为基础，通过加快文档工作信息化进程、全面整合文件档案资源，运用信息技术手段，构建一体化的管理平台，希望借此可提高文档管理水准。

参考文献：

[1]胡娜.浅析如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].商情,2017,15(11):211.

[2]徐丽影.试论如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].华章,2014,22(27):323.