加强高职院校档案图书一体化管理的方法探讨

程琳

天府新区航空旅游职业学院，四川 眉山 620860

摘要：高职院校师生无论是开展教研活动还是学习活动，都需要使用到大量资料，因师生信息资源使用需求量提升以及新时代高校建设发展要求提出，高职院校图书馆建设管理工作逐步受到重视，馆内档案图书管理逐渐趋向一体化。在此影响下，高职院校图书馆必须采取相应的管理手段进行管理转变，保证一体化管理目标的完成。基于此，本文将就高职院校档案图书一体化管理工作进行简要探讨分析，并提出相应的意见为高职院校档案图书一体化管理工作推进做参考。

关键词：加强；高职院校；档案图书；一体化管理；方法

人们对信息资源使用需求受时代发展和信息技术进步影响发生了根本性变化，不再满足于单一化的信息资源获取使用，只有个性化、多元化的信息服务才能满足人们当前信息资源获取使用需求。在此背景下，高职院校图书馆为了给院校内的师生提供更高效信息服务，选择了档案图书一体化管理道路，并在逐步摸索实践下探寻出档案图书一体化管理方法。

一、高职院校档案图书一体化管理作用简述

（一）高职院校档案图书一体化管理有助校园文化建设

校园文化建设是校园建设的重要内容，档案图书作为校园文化重要组成部分，其管理工作同校园文化建设效果息息相关，因此，加快高职院校档案图书一体化管理有助于推动校园文化建设。通过档案图书一体化管理工作，高职院校内的信息资源能够得到有效整合，丰富图书馆馆藏内容，为院校师生信息资源使用提供多样化选择，营造良好的学术氛围，促使院校师生主动化进行档案图书资源使用，培养高职院校师生学习意识。同时，在高职院校档案图书资源使用过程中，师生学习理念和校园人文精神会不知不觉得到转变提升，校园文化特色也会随之加强，图书馆能够充分发挥校园文化传播和积累作用，成为校园文化建设重要基地，高职院校也能借此总结办学经验、调整办学理念、优化办学手段，完成院校育人目标，在校内形成良好的学习环境。

2. 高职院校档案图书一体化管理有助资源整合共享

高职院校内设置专业较多，不同专业对于信息资源使用需求又各不相同，借助档案图书一体化管理工作有助于高职院校信息资源整合共享，能够让院校师生快速寻找到所需信息资料，在满足高职院校师生档案资源利用需求的同时，还能提升档案资源利用效率。现下信息技术发展迅速，高职院校档案图书管理工作已经引入信息化设备进行管理，通过一体化管理方式和信息化管理方式，高职院校内的档案图书资源可以进行全面收集和细化分类，专业缺乏的档案资料也可以借助信息化平台进行收集补充，高职院校图书馆馆藏大大丰富，不良重合的档案信息能够得到有效整合清除，档案图书管理成本降低，检索流程大大缩减，高职院校师生资源使用需求也能得到有效满足。

2. 高职院校档案图书一体化管理有助信息服务提升

高职院校传统档案图书管理工作中，如果院校师生要想进行档案信息资源搜寻使用，需要特地跑到图书馆进行大量书籍查阅，这种信息资源使用方式不仅需要耗费大量时间，所查询到的信息资料全面性还难以保证，但在进行档案图书一体化管理工作后，高职院校档案图书信息资料能够得到重新整理、分类、补充，借助信息化的服务平台，高职院校师生即便是不亲自到图书馆，也可以通过院校内的图书馆网络平台进行对应资料档案获取使用，在方便高职院校师生信息利用的同时，还能够针对使用者需求提供个性化的档案图书资料信息，提升图书馆档案图书信息服务针对性、多元性。这是高职院校图书馆传统档案图书管理工作所无法比拟的优势，所以，为了推动高职院校图书馆管理方式转变，越来越多的院校开始推进一体化档案图书管理工作方式，以求借助档案图书管理方式的转变优化高职院校图书馆服务效率和服务质量。

二、高职院校档案图书一体化管理方法探讨

（一）加强高职院校档案图书一体化管理重视程度

由高职院校档案图书当前管理工作研究分析发现，阻碍高职院校档案图书一体化管理工作推进最主要的因素是高职院校领导对档案图书一体化管理工作的认识。受传统校园管理发展理念影响，高职院校领导大多将校园发展目标放在学生育人活动和校园设施设备配备上，未对院校图书馆档案图书管理工作引起重视，也未认识到院校档案图书管理同育人目的达成以及校园文化建设之间的关系，忽略校园档案图书管理形式转变和优化，导致院校档案图书一体化管理工作推进缺乏有利条件，只能按照传统管理形式进行档案图书管理。对此，必须加强高职院校领导对于档案图书管理方式转变重要性认识，让高职院校领导能够将档案图书管理同院校发展和育人活动开展进行联系。高职院校领导必须不断更新自身管理观念和管理认识，敏锐察觉社会新形势和教学新要求下的教学走向，对档案图书管理工作引起重视，要求图书馆转变档案图书管理方式，并对其提供大力支持，配备相应的基础软硬件设施设备供图书档案进行整合管理，提升图书馆组织能力和协调能力。只有高职院校领导对档案图书一体化管理工作引起重视，深入认识到档案图书一体化建设管理对于校园发展和育人工作推进的重要性，院校图书档案管理才能朝着一体化工作方式推进，获得一体化管理转变机会。

2. 加快统一化合理档案图书管理制度体系建立

高职院校档案图书一体化管理工作需要依托科学完善的制度体系进行才能保证档案图书管理效果，但是从当前高职院校档案图书一体化管理工作分析来看发现，部分高职院校在推进一体化档案图书管理工作时，并未配备相应的制度体系，档案图书管理工作无法得到有效约束管控，即便出现管理漏洞和缺陷，也难以得到及时反馈调整，缺乏制度体系约束导致高职院校档案图书一体化管理工作推进受到直接影响。对此，要想提升高职院校档案图书一体化管理效果，推动高职院校档案图书管理一体化发展，就必须结合高职院校档案图书管理实际情况建立统一化的标准管理制度体系，全面考虑高职院校档案图书管理需求和管理特点针对不同档案图书管理要求制定不同管理方式，加强档案和图书之间的联系管理，全面统筹协调高职院校图书馆档案图书利用储存，只有这样才能综合开发档案图书中的信息价值，为高职院校师生提供更个性化的信息服务。为了保证所制定的高职院校档案图书管理制度体系制约性，在管理制度体系中还必须明确档案图书管理内容、管理责任，督促相关管理人员按照规范要求开展档案图书管理工作，加强高职院校档案图书整合分类使用，推动高职院校档案图书一体化管理发展。

2. 推动信息化档案图书管理检索平台构建完成

受信息技术发展影响，高职院校图书馆已经引入信息化设备和信息平台进行档案图书管理工作，所以高职院校档案图书一体化管理不单单是指档案资料和图书资料之间的整合管理，还要考虑在信息化大数据网络下的档案资料和图书资料融合管理。然而从目前高职院校档案图书一体化管理工作研究分析发现，高职院校档案图书一体化管理缺乏可以依靠的信息化工作检索平台，这让高职院校档案图书之间的整合管理受到阻碍。对此，要想解决这一问题，促使高职院校档案图书管理工作趋向一体化发展，就必须构建信息化管理检索平台，减轻高职院校档案图书管理难度和管理压力。信息化管理检索平台的建立需要相应的软硬件设施设备配备，所以高职院校要合理分配发展资源，为信息化管理检索平台建立提供相应资金和专业技术支持，根据高职院校档案图书管理需求构建管理信息平台，保证平台信息集散能力、信息处理能力、要求反应能力等，在做好高职院校档案图书馆藏工作同时，还要实现档案图书自动化、数字化管理转变，利用信息平台进行电子化档案图书数据库搜集建设，同时还要通过网络技术使用不断丰富补充档案图书内容，加强档案图书信息资料之间的联系使用，实现资源共享和一体化管理目的。在信息化档案图书管理检索平台中，高职院校师生可以根据自己的需求登录账号进行信息质量获取，大大提升了档案图书应用效率和信息服务质量。

2. 促进高职院校档案图书信息资源全面化整合

档案图书信息资源全面化整合是高职院校开展档案图书一体化管理的基础前提，所以为了保证高职院校档案图书一体化管理工作效果，还要做好档案图书信息资源整合工作，避免档案图书信息资源遗漏、重复。然而，由高职院校目前档案图书资源整合工作来看，高职院校档案图书资源整合还不够全面仔细，存在重复以及遗漏整合的部分也难以有效发现，档案图书整合不全面直接影响后续一体化管理工作，容易影响档案图书之间的联系关系，阻碍一体化管理转变推进。对此，高职院校图书馆必须引起重视，对馆内和校内现有的档案、图书资料进行收集分类，记录整理档案图书资料，对存在重复的内容进行整合，遗漏的内容进行补充，保证收集储存档案图书资料内容丰富，只有这样才方便进行后续一体化管理工作，加强对高职院校档案图书信息服务管理使用。

2. 培养复合型高职院校档案图书管理工作人员

高职院校档案图书管理工作人员作为一体化管理工作主要开展者，其个人综合素养和档案图书管理能力会直接对档案图书一体化管理工作推进造成影响，所以为了保证高职院校档案图书一体化管理效果，高职院校还要加强档案图书管理人员培训工作，全面培养其档案图书管理能力、管理理念、信息技术应用能力，通过定期化培训提升高职院校档案图书管理工作人员综合素养以及职业意识，严格遵守档案图书一体化管理要求和管理制度开展档案图书整合管理工作，并熟练应用信息化技术进行档案图书资料内容电子录入和整理储存。目前高职院校所配备的档案图书管理工作人员综合素质较低，只能进行简单的档案图书整理归档工作，无法推动档案图书一体化管理以及电子化管理活动进行，在任聘档案图书管理工作人员时，高职院校也未考虑到任职人员专业化档案图书管理能力，对此，除了加强现有档案图书管理人员培训力度之外，高职院校在招聘档案图书管理工作人员时，也要适当提升招聘要求，挑选具有专业档案图书管理理论知识以及实践经验的工作人员，确保所选用的工作人员具备一定的工作职责意识以及信息技术应用能力，如此才能推动高职院校档案图书一体化管理工作开展并让档案图书借助信息化工作平台得到信息服务效果强化。

三、结束语

综上所述，高职院校档案图书一体化管理有助加快高职院校校园文化建设速度，能够帮助高职院校实现信息资源共享，提升高职院校信息资源服务速度和服务质量。但是从高职院校现下档案图书一体化管理工作实施效果研究发现，高职院校档案图书一体化管理工作推进情况并不理想，在档案图书一体化管理过程中还潜藏着许多问题。为了确保高职院校档案图书一体化管理工作目的达成，解决高职院校档案图书一体化管理推进存在的问题，学校必须加强对档案图书一体化管理工作推进的重视，加快相关制度体系构建完善，推动信息化工作检索管理平台建成，全面整合校内信息资源，同时还要培养复合型的工作人才进行档案图书一体化管理工作担任，为高职院校档案图书一体化管理创造有利条件，推动高职院校档案图书一体化管理发展完成。

结束语

参考文献

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