现代企业制度下企业档案管理研究

袁月

兰陵县房地产测绘中心 山东省临沂市 277700

摘要：对于企业的档案进行有效的管理，是企业管理最为基础的一项工作，同时它也是确保企业的经济利益以及合法权益的重要工作，除此之外还能够促进保护历史的真实样貌，为我们留下一份珍贵的历史遗产。企业档案的保管，是指按照集中统一管理的原则，利用必要的库房和设备，对企业档案实行科学保管，并采取妥善的措施，减少对企业档案造成损毁的各种不利因素的影响，最大限度地维护企业档案的齐全、完整与安全，延长企业档案的寿命。良好的企业档案工作，对外是树立企业品牌形象的载体，对内是企业发展的内生动力，折射出企业发展的水平高低。本文主要谈论的也是现代企业制度下对于企业档案管理的相关研究，希望能够为我国现代企业的档案管理提供参考。

关键词：现代；企业制度；档案管理；研究

1企业档案保管的主要内容

企业档案保管是企业档案工作的基本环节。它是贯彻落实企业档案集中统一管理原则的重要手段，又是维护企业档案系统、完整与安全，并提供有效利用的必要条件，因此，必须引起高度重视，积极做好这项工作。企业档案保管工作的主要任务应是：按照集中统一管理的原则，采取各种有效措施，实现企业档案的科学保管，防止各种不良因素对企业档案造成的破坏性影响，全面、系统地维护企业档案的完整与安全。在现代企业中，由于档案工作执行集中统一管理的原则，保管工作既要实现安全、可靠的管理，又要能够方便、有效的利用，必须加强对档案库房的日常管理工作，注意改善保管条件与保护环境，尽量减少档案材料的损毁，延长企业档案的寿命，确保其系统、完整与安全。

2现代企业档案管理中所存在的相关问题

2.1档案管理意识薄弱

伴随着我国企业制度的不断改革推进，我国企业档案管理有所改善，并且受到了越来越多人的关注。不过基于盈利的角度去看，我们能够发现它与企业其他工作进行比较，档案管理工作仍然是企业工作中边缘以及发展较为落后的一个工作内容。这种现象出现原因更多在于中国企业档案管理意识相对较弱，而且缺乏对于档案管理重视程度。特别是随着市场经济持续进步，该行业领导者越来越多地关注企业经济利益，对于档案更多是流于表面管理，对于那些似乎和公司经济利益不相关的工作往往采取忽略和轻视态度，又加上进行档案管理工作人员并没有加强对于该工作的重要性认知，因此只是将其简单作为一项整理档案的工作，所以自然而然会在进行管理的时候，缺乏认真的态度，总是草草了事。

2.2档案管理人员问题

企业档案管理工作作为一项具有较强专业性以及机密性工作，它需要有专门的工作人员进行专业档案管理。但是因为大多数的企业对于这项工作并不怎么重视，因此很多企业并没有着重招聘这一方面的专业人才，又加上我国对于这一类人才本就缺少，因此使得我国现代企业的档案管理很难达到其真正的需求。与此同时，大多数的企业又是极力追求经济效益，这也就是使得它们只是重视和招聘生产经营上的人才，而不去招聘档案管理的人才，甚至一些企业并不设置档案管理的专业人员，只是让别的部门的工作人员兼职做这项工作，结果可想而知，企业的档案管理效率十分堪忧。又因为一些企业档案管理的相关工作人员并没有经过专业系统学习，因此很可能导致档案的缺失，影响档案的正常运用，使得工作效率十分低下。除此之外，又因为不是专业管理人员，在进行管理的时候，并不知道档案如何合理分类，这也因此导致企业人员在查看获取相关信息的时候，存在很大困难，无法让档案管理的真正价值得以体现，对档案管理工作造成严重的影响。

3现代企业制度下的企业档案管理发展策略

3.1改变意识形态，提高企业档案工作地位。

信息化时代的现代企业，良好的管理和不断创新是企业长远发展的动力，过去“轻管理，重生产”的老旧思维已经跟不上信息化时代的发展。要想提高企业领导的决策和管理水平，领导层面应有足够的意识，认识到管理工作的重要性，认识到作为信息资源保障的档案工作的重要性。从领导的意识层面到全体员工，都要认识到提高档案工作能力的意义和重要性：做好档案工作，能够为企业发展提供能源和动力，促进生产经营提质增效。提高企业档案工作地位，文件生命周期理论的全过程管理思想和前端控制思想非常适合企业档案工作。前端控制，是将档案管理工作提前介入文件的形成、运行和归档阶段，建立标准统一、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式和保障体系，并尽可能把文件生命周期各个阶段的管理要求设计在计算机系统之中，以维护文件的原始性、真实性的管理过程。运用在企业的档案工作中，前端控制和全过程管理是档案管理提前介入企业生产经营和管理工作的各个阶段，从文件、信息的产生、运行、保管、使用、扩展等各个阶段提供档案专业理论和实际操作的指导和管理，将档案工作贯穿于各项工作中，发挥档案工作的价值，从而确保企业档案信息资源的规范、完整、有序保管和运行。

3.2建立科学有效的档案保管制度

在企业档案保管工作中，应建立各项行之有效的规章制度，并在实际活动中予以贯彻执行。首先要定期检查制度。针对企业档案的保管情况，要对企业档案的库房及被保管的档案定期进行检查，检查项目主要包括：库房管理及防护情况、档案的质量、寿命与保管条件、安全保密情况等。其次还要有保密制度。企业档案是企业的宝贵财富，为维护企业的自身经济利益，应对企业档案采取一定范围的保密处理。保密制度即根据本企业的客观情况，明确规定企业档案的保密范围和机密等级。同时要根据需要，定期进行保密检查，对已不属于保密范围的企业档案要及时解密，对机密等级偏高的档案要进行降密，以便在确保档案安全的前提下，适当调整其利用范围。此外，企业还可以根据档案工作的客观需要，建立相应的科学管理制度、借阅利用制度、工作责任制度等，以便全面、科学、合理、有效地做好企业档案的保管工作。

3.3提高安全管理水平

信息化的档案管理虽然有很多的优势，但是同时也面临着新的问题，其中最突出的问题就是档案信息的安全性问题。在进行信息化的档案管理时，一定要提升档案资源的安全管理水平，确保档案资源的安全性。这就要求档案管理部门要建立科学、完善的安全管理体系，确保档案信息资源共享过程中的安全性，避免信息出现丢失和损坏的情况。相关的工作人员要不断提升自己的信息化技术水平，利用先进的信息技术来实现对档案资源的全方位监督，避免档案管理过程中出现的安全问题。

4结语

想要让企业档案管理能够在现代的企业制度中占据重要分量，确保企业在决策的时候保持正确和权威，我们需要加强和推进企业档案的管理工作，确保档案资料的真实和安全性，此外还要着力培养信息素养，包括信息观念、信息知识素养、信息意识素养、信息能力素养，成为具备信息竞争能力的人才，更好地服务和提升企业的信息管理和知识管理。通过现代的科学技术手段，提高档案管理的安全和完整性，发挥档案工作的价值，从而确保企业档案信息资源的规范、完整、有序保管和运行，促进企业的工作效率得到有效的提高，同时推进企业能够可持续发展。

参考文献：

[1]庄静.现代企业制度下企业档案管理路径研究[J].城建档案，2020，

[2]张照余.档案信息化理论与实践[M].北京:中国档案出版社,2007.

[3]王丽娟.企业科研档案知识产权保护[J].黑龙江档案,2016(01).