档案信息化管理的优势与安全问题研究

史源 孙帆

德城区人力资源和社会保障局 山东省德州市 253000

德城区退役军人事务局 山东省德州市 253000

摘要：信息技术的快速发展是一把双刃剑，在给档案管理工作提供方便的同时，也带来了许多安全问题。所以，档案管理技术人员要认识到信息技术的重要性，不仅要对信息技术进行全面了解，还要考虑信息技术对档案管理工作的安全性，采取有效措施，解决档案信息管理的安全问题，从而实现档案管理的完整性、真实性、可靠性。基于此，本篇文章对档案信息化管理的优势与安全问题进行研究，以供参考。

关键词：档案信息化管理；优势；安全问题

引言

2020年5月15日，中共中央政治局委员、中央书记处书记、中央办公厅主任丁薛祥在出席中央档案馆国家档案局主要负责同志调整宣布会议上发表重要讲话，要求“要加快档案信息化战略转型”，为我们做好新时代档案信息化工作指明了方向，提供了重要的遵循，注入了强大的动力。档案部门承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的重要使命，要积极主动适应社会信息化发展的新要求。加快档案信息化转型的步伐，努力实现以信息化为核心的档案管理现代化。

1档案信息化管理的优势

档案信息化管理是指将计算机技术科学合理融入到档案管理中，这样不但可以提高档案管理的技术水准，还可以减小档案存储空间、增大档案储存容量。档案信息化管理符合时代的发展需求，对企事业与国家的经济发展至关重要。传统的人工档案管理方式下，入档案信息使用者如需要浏览档案信息，只能前往档案室进行查询，这让某些出差人员感觉不方便，甚至出现了工作延误的情况。将信息技术应用到档案管理工作中，能够有效解决该问题，通过网络就可以不受空间限制的查阅档案。工作人员可以使用在线申请的方式，对档案信息进行调阅，通过上级领导人员的批示之后，数据信息库可以把批示信息直接推送至相应的档案管理部门。工作人员可以把档案信息直接发送至邮箱当中，之后自由进行查阅或打印，极大的提高了工作效率。可见，信息技术在档案管理中的应用能够提升工作实效性，提升了档案管理服务水平。传统的档案管理模式大多数是通过人工进行整理、分类、记录信息以及调整修改。传统方式经常会出现档案资料录入错误或者遗漏等现象，降低了档案的准确性与真实性，同时还增加了工作人员的负担。为了更好地适应社会发展，把计算机技术与档案管理相结合，在一定程度上便捷了档案管理的存储。通过对计算机进行程序设定，只要简单地对鼠标进行点击，就可以把相似的档案资料统一归类，既可以缩短查找资料时间，还可以提高资料的利用率，使档案管理更加方便快捷。

2档案信息化管理存在的问题

2.1专业化管理人才较为匮乏

为了保证档案管理工作的信息化建设水平，促进其向着现代化的方向迈进，相关单位要培育优秀专业管理人才，这样才可以将信息化管理的优势体现出来。然而，受多个方面的因素所影响，机关单位缺少专门的优秀管理人员。在具体工作的时候，档案管理人员没有充分掌握管理工作实际程序，缺少对信息化技术的广泛运用，难以运用信息化设备保障档案管理工作的顺利进行。机关单位工作人员也非常容易被传统理念所影响，出现不作为的现象，难以全面落实档案信息管理工作，这样会对机关单位的可持续发展产生不利影响。

2.2电子档案的安全难防范

电子档案是靠网络生存，离开网络计算机等辅助设备无法的生存。引发电子档案安全问题是电子档案的致命问题。从一些档案学术论文中，对计算机网络在保密防护方面主要有三个方面问题：一是数据因可访问性而容易被终端用户拷贝下来，不留任何痕迹。二是信息因聚生性而出现弊端。当信息以零散形式存在时，其价值往往不大，一旦网络将大量关联信息聚集在一起时，其价值就不可估量了。三是网络因病毒和黑客的存在而难以设防。给保密工作带来极大的困难。

3档案信息化管理解决策略

3.1 提高档案管理人员的专业素养

采用动态选择管理模式，强化档案人员的专业能力。要求档案管理人员具备文字表达、获取档案信息、驾驭现代化科技设备、沟通协调、学习能力、工作创新能力等综合能力；具有较高的政治素质、职业道德素质、扎实的专业知识素质、拥有健康的身体素质和良好的心理素质。档案管理员要深知档案工作的重要意义和作用，档案的凭证作用是指档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用，因为档案是自然形成的，因此它具有客观性，是令人信服的历史证据。由国家档案主管部门制定鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。

3.2加深档案信息化管理认知

在档案管理的信息化建设过程中，提高相关人员对档案信息化管理的实际认知，是档案管理工作充分落实的基础条件。档案的信息化管理存在问题，主要是因为相关人员的认知不全面不深入，导致思路方面存在误区。所以，档案管理人员要意识到，加强自身工作信息化建设的重要性，逐步提高该工作的信息化水平，保障档案信息化管理工作的顺利进行，逐步提升其可靠性与高效性。一方面，有关人员应严格遵守我国有关规定，实现档案信息化管理系统的全面升级以及优化，保证信息资源开发作业的顺利进行，保证档案信息共享的合理性。另一方面，有关人员也要重视基础工作的展开，严格依照不一样的档案，明确实际要求，依照有关标准做好研究分析，重视对档案信息化管理工作质量的管控，对其不合理的标准进行修改，保证档案信息化管理的高效性。除此之外，也要树立标准化认知，落实具体的培训机制，逐步提高工作人员的职业素养与道德认知，指引他们掌握更多的信息技术操作技能，并将该机制的价值体现出来，凭借信息化技术，逐步提高工作人员的实际工作质量。

3.3对信息化建设设备以及管理系统进行完善

在以往的档案管理工作中，往往都会采用纸质档案的手段，通过人工登记的方式来开展工作。在对档案进行调档的过程中，还会经常出现丢失以及损耗的问题，电子档案的录入以及传输具有较强的稳定性。因而，为了可以从整体的角度上对管理效率进行提升，降低档案管理出现问题的概率，那么还应该强化对档案信息化建设力度。在具体的建设阶段，应该充分地对计算机等技术进行应用，合理地将存储在纸质载体上的档案信息转化成数字化，利用扫描仪，科学的对档案进行整合、加工以及管理，同时，保证其能够成为电子文档。

结束语

随着信息时代的发展，档案管理要求管理人员掌握信息化档案工作方法，提高档案人员综合素质。要加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员队伍综合能力。档案管理信息化网站是档案部门以网页形式建立站点，实现档案管理资料信息化利用，网页式服务模式有利于信息资源传递，使用的档案管理信息化网站要具有更新能力等，可以充分利用计算机强大资源。档案管理工作要随着信息化发展，运用先进技术手段提高档案工作质量。档案人员要及时更档案内容，充分利用计算机等现代化设备保存档案资料，节省档案管理资金费用。

参考文献

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