医院文书档案管理流程化研究

瞿璟

云南省个旧市红河州第三人民医院 云南 红河 661000

摘要：在中国医疗基础设施建设速度的提升与现代化建设不断完善的同时，我国医院档案管理作为医院办公室中一项基础性的文书管理工作也在医疗革新潮流中面临着一定的问题。在新医改政策不断实行的背景下，医疗行业要想保持自身的持续发展，必须看到自身文书档案管理系统中存在的管理组织分散、高耗、低效的问题。在新医改政策实行存在的政策性风险的背景下，医院应该采取更多措施趋利避害，改善自身缺点，提高文书档案管理效率和水平。本文将主要从文书档案管理的自身特点和已经存在的相关问题出发，讲述医院通过采用针对现有发展弱点的相关策略，在机遇和挑战面前提高医院文书档案管理的专业化，信息化和流程化。

关键词：医院文书；档案管理；流程化；研究

引言：在当代社会，医院档案作为医院办公室信息系统中的重要资源，对医院各部门以及整体发展状况具有详细的记录与放映，管理好医院档案文书对医院的整体建设与医疗卫生事业的持续发展具有重大作用。近年来，中央政府也发布了关于深化医药卫生体制改革的意见，一系列新医改政策和电子商务不断发展的新背景也对原有的医院档案文书管理提出了新的要求和挑战。随着科学技术的改革和发展，电子商务领域也不断拓展和更新，这也为医院档案的信息化建设与流程化建设以及档案管理升级提供了极大的便利和帮助。本文将以信息化背景下医院档案文书管理的特点为出发点，对其进行流程化管理的有效对策进行分析与探究。

一、医院文书档案管理的特点

1.档案涉及内容多，系统较为繁杂。

文书档案的形成过程贯穿于医院工作的始终，记录大量医院方方面面工作的具体内容，在工作过程中具有保存价值的书本材料经过整理再交往档案部门进行整理和归档，并在以后的医院工作中为工作人员提供文本参考和经验考量。纵观我国现有的医院档案文书管理由于医务人员众多，档案内容载体形式丰富多样。这一特点也决定了大多数医院文书档案管理存在内容繁杂，分类不明的特点。这些特点造成大部分位数档案管理较为庞杂，从而使大量档案内容存储混乱，完整性和安全性较低。在这样的特点下，我国现有的医院文书档案管理系统较为混乱，而且技术水平难以跟上欧美发达国家，造成了巨大的技术鸿沟和发展劣势。所以医院应避免为了一味追求发展速度而忽视管理系统内实际情况的问题出现，也更加不能违背管理系统中所存在的正常的发展规律，避免医院出现无法形成核心竞争力的局面。

2.现有的医院文书档案管理工作界限不明确

在新医改政策逐渐推行的大背景下，大部分医院文书档案管理系统与传统的文书管理系统还存在着一定的差异性，由于我国电子商务技术尚处于起步阶段，发展较不完善，所以医院文书档案管理工作之间的界限较不明确，文书档案记录、分类、删减、保存、复盘等多个环节之间还存在大量的断层。电子商务的普及虽然为各个供应节点实现了一定的信息化，但由于信息化的文书档案流程化管理发展起步较晚，所以现有的文书档案管理系统的信息水平还较低，缺乏相对成熟的现代与原信息保存系统平台。在这样的背景下，医院文书存储由于上下信息不对称，保存效率也相对较低。由于医院文书档案是对医院各部门的各种事件的过程记录与资料保存，所以医院文书档案管理工作界限不明确会直接影响医院档案的质量，从而使整个医药行业的信息管理系统发展较为缓慢。

3.现代医院文书系统操作和管理不规范

医院文书档案流程化管理所针对的对象是文书的档案业务流程，医院文书档案管理系统与一般的信息系统也存在着一定的差异性，而由于医院中的信息系统是从原有的信息系统剥离出来的第三方管理系统，所以在人才资源对医院各个方面的信息系统知识存在严重短缺。在医院文书档案管理的人员结构上，缺乏专业性的管理人才，人力资源的建设不完善，缺乏良好的制度环境。另一方面，我国医院大多沿袭传统的文本信息管理模式，缺乏现有的专业性流程与制度。在这样的背景下，现有医院办公室大多缺乏现代文书档案管理的操作与管理规范，进而导致医医院文书系统整体管理效率较低，运作手段落后。

2. 医院文书档案流程化管理的有效策略

1.完善文书档案管理模式的规范化

医院应该在遵循市场规律的前提下，以现代科技发展为主要导向，针对现有医院普遍存在低水平重复建设，市场集中程度较低的缺点，通过利用企业重组、兼并、合作的方式促进文书档案管理的规模化，系统化与流程化。在电子商务的背景下，企业重组和兼并可以节约大量物流资源与投入资金，利用整合资源与资金，进一步增强企业的技术研发能力与信息管理机制，从而提高企业的核心竞争力。通过企业之间重组合作的方式，在不同地区与行业之间形成大型的电子信息系统，实现规模化管理。在建立大型的医院文书管理流程化管理系统之后，可以将医药信息流程化管理系统配送辐射到农村地区，从而提高农村的医疗水平与基础的药品集中采购，发展完善农村的医院信息管理流程化系统。

2.加强信息化建设，做好文书处理的流程化

随着电子商务技术的普遍和发展，利用信息化平台进行文书档案管理已经成为常态。所以针对现有的医院文书档案管理系统发展不完善，信息水平较低的缺点，医院应该发展自身的较为高效的文书信息流程化管理平台，提高自身的信息化水平。在满足医药市场信息化要求的基础上提升文书处理流程化相关的配备软件，实现在电子商务背景下医药配送行业的数据高速传递和信息共享，从而达到医院各部门各科室之间信息畅通。并且在政府电子监管的信息化理解和支持下，与政府进行积极沟通，与政府一同打造一个高效的医院文书档案信息平台。从而进一步加强信息化文档平台建设，提高医院文书档案服务的整体水平 。

3.加强文书管理人才的培养

医院文书档案管理行业因其特殊的市场环境往往会存在缺少高精端人才管理现象。在医药企业的发展对策中，应将市场需求作为企业发展的主导，不断发展自身技术水平的同时，投入更多资金培养高文化高技术水平的文书信息管理人才。而要实现这一目的，就需要医院注意各层次信息管理人才的分类培养，引入更多信息管理的工程技术型人才。企业也可以加强与国外相关医药文书档案管理企业的交流与合作，学习和借鉴国外优秀的企业技术人员管理经验和理念，在借鉴发达国家医院文书档案流程化优秀管理技术和管理理念的基础上，为系统引入国外的专业化分工合作的管理机制。

三、结束语

从我国当前的医院文书管理现状来看，我国医院文书档案管理虽然发展速度较快，但由于发展基础较为薄弱，地域基础差距较大，发展机制还存在较多问题。所以在医药企业管理中，医院应当不断总结过去发展的经验，及时更新其相关管理机制。创新文书档案部门管理文书的方式和方法。在做好文书档案开发管理流程规范化的同时，创设良好的文书档案整合和信息化建设氛围，关注人才的引进和管理机制的革新。促进医院文书档案管理工作更好的成长与发展。

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