做好档案安全保密工作提升档案管理水平

刘祥辉

聊城市中医医院 山东聊城 252000

摘要：随着经济的发展，各行各业的竞争日益激烈，做好新时期企业档案及其利用的前提和基础是要保证档案安全和保密。从保密宣传、保密制度、保密内容、保密技术和保密人员等方面提出了做好新时期企业档案保密的具体策略，对规范企业档案保密管理具有积极的现实意义。

关键词：企业档案；保密工作

引言

档案是记录和反映企业项目建设、生产经营、科学研究和设备运行维护以及企业管理工作的文字、图表、声像等不同形式载体的文件材料。档案作为记录一个企业发展历程的重要载体，对于企业的发展具有重要的作用。做好企业档案管理工作对于企业当前和日后建设及发展是至关重要的，它将为企业发展提供持久的驱动力。

1做好档案保管过程中的保密工作

1.1档案库房管理是档案保密的重点。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层。库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止人内。

1.2档案管理是档案保密的核心。档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，把保守秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。其次，要加强保密档案的日常管理。保密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。保密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密，应及时查明原因，进行补救。

1.3做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的原则是，正确和鉴别档案的现实作用，根据本单位工作的需要和积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据本单位秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对本单位的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该单位秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密、法规的保护，产生法律效力的时限。

2做好企业档案的保密工作措施

2.1良好的监督

首先应该制定有效的档案制度，使其与工作的实际情况有效结合，对于不同人员的需求，应该在利用的范围方面实现明确地区分，对审核的制度予以严格制定并执行，这样就可以使得档案的利用有了可以遵循的制度，利益的过程中保证不遗失、不泄露。同时进行档案队伍的有效建设，对于档案的管理人员来讲，一定要具备良好的政治素质，文化素质以及业务素质，同时应该具备敏锐的观察力以及工作能力，善于做好利用者工作，对于档案利用过程中出现的一些问题可以做到及时有效的处理。另外，还要实行良好的档案监督措施，在对档案进行利用的过程之中，管理者应该依照利用者的目的对其动机进行有效掌握，并实现有效的监督。有条件的情况下可以借助监控设备或者摄像机等辅助监督工作，对被利用的档案仔细检查，对利用者利用的情况以及效果多多分析，对利用登记的记录进行严格的督促与落实，对于发现的问题做到及时有效的整改，同时将其在利用的登记簿上明确备注。

2.2不断寻求新的档案管理方式，努力提高档案服务质量

科学技术的发展对传统的档案管理方式提出了新的要求。为给档案利用者提供便捷高效的服务，应对现有档案逐步实施档案信息化管理，运用信息技术对归档文件材料、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护和处置，不断促进并完善企业档案信息化，提升档案管理现代化水平。电子档案是实物文件材料信息化的结果，相对于传统纸质档案文件材料，大量的档案文件材料集中在计算机存储介质中，用户可以通过网络在线查阅并快速筛选所需信息。电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，故电子档案虽然方便利用者查阅，但仍存在以下几方面的问题：传统载体档案数字化过程是否可靠；电子文件的真实性、完整性、有效性如何保证；涉密档案如何进行保密；电子档案存储是否可靠。如果能够处理好上述几方面问题，电子档案相对于传统档案将更适合企业的档案管理。档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在新的历史时期，档案管理人员必须重新审视档案管理工作，树立为企业服务的责任感，充分重视档案工作，做好企业档案管理工作，使档案工作在企业发展过程中发挥更大的作用。

另外，企业应制定档案信息化工作发展规划，并不断完善，积极推进企业档案信息化工作，为企业迈入信息化管理时代打下基础。

2.3使档案保密工作更有计划性

对于国家而言，档案保密工作是一项综合性工程，其运行机制应当是高效的、权威的。因此，各个部门有必要加强统一领导，打造更加科学的管理系统，使档案管理的规划和设计更加统一化。在学习国家最新颁布的档案法规时，应当做好统一部署，做好宣传和学习，并对组织实施进行统一管理。另外，对于档案管理部门人员来讲，应当各司其职，使档案工作和保密工作实现协同发展，从而充分发挥保密工作的作用。

2.4加强档案管理人员保密素能，提升专业技能

加大企业档案管理人员的专业素养、信息安全素养和综合知识素养的培养，切实提升档案工作者的档案安全保密业务素能和技术水平。一方面要熟练掌握企业档案保密、文献编纂等档案专业知识；另一方面要通过邀请信息技术安全领域专家授课等形式，注重信息安全素养的培育，提升信息安全的业务技能。此外，还要注重电子计算机、管理学等业务知识的学习，切实提升自身的综合业务素能，适应新时期企业档案安全保密工作的要求。对于从事企业档案工作人员，加大企业文化宣传，培养其档案职业精神和职业认同感、荣誉感，降低从业人员的频繁流动。

2.5做好档案的解密工作

根据《保守国家秘密法》第16条：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密”。另据国家《保密法》规定，保密档案包括“绝密”“机密”和“秘密”三种类别。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采纳不同的管理措施，最大限度地提供借阅利用。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保密期限届满，它就丧失了保密价值，就应该按照公开文件进行处理，这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案。要开放，必须先进行划控解密，把未解密的列入控制使用的范围。也就是说，解密由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

2.6加强保密知识宣传，增强保密意识

企业管理人员及档案部门要加强《档案法》《保密法》《劳动法》《专利法》《合同法》《刑法》等法律法规的宣传，举办专门的保密业务知识培训，邀请企业领导、涉密岗位人员以及专业技术工作者和档案人员参加，切实提升企业档案保密意识，增强企业档案保密管理工作的重要性认识，自觉把保密规定和要求纳入到日常的生产、经营管理的各个环节。既要重视经济效益，也不能忽视企业档案保密重要性，自觉遵守保密规定和要求，提升保守企业秘密的行为自觉和思想自觉。

结语

当今经济的发展使得企业实现了良好的发展，同时也使得企业的竞争越来越激烈。因此，企业档案的保密工作一定要有效进行，这样才可以在企业相关档案实现良好利用的同时，实现对企业档案的有效保密。保密工作是高压线，谁碰谁被电，对于档案保密工作而言更不可懈怠。现如今信息化时代能够给档案管理人员带来巨大的便利，但是同时也给档案保密工作带来了更加严峻的挑战。这是因为在信息化时代，信息更容易被泄露。对于档案管理人员而言，要加强保密管理，时刻紧绷保密弦，只有这样才能更好地保障各类档案信息的安全。

参考文献

[1]陈丹丹.基于如何做好企业档案保密工作的思考[J]中国集体经济，2016（34）：63-64

[2]赵　昕.新形势下企业档案保密工作的问题与对策[J]陕西档案，2017（1）：56

[3]崔艳梅.国有企业档案保密工作的实践与思考[J]兰台世界，2015（4）：39-40