谈档案文件材料的收集工作

徐立辉

山东省昌邑市档案馆

【摘要】单位在档案管理工作中要注重文件材料的收集和归档工作，做到科学收集，收集齐全完整，这是档案管理工作中的基础性前提工作。通过加强档案材料的收集管理，把具有保存价值的文件材料及时归档整理，用齐全丰富的档案财富资源，更好地服务于社会发展。

【关键词】档案管理；文件材料；收集

单位在工作开展和落实过程中形成的文件材料，经过流转办理，要按时进行收集整理，这是档案管理的基本要求。在归档移交的交接过程中我们要对归档文件材料的收集情况和质量以及完整齐全情况等进行检查。检查中我们会发现一些问题，比如材料不够齐全，缺少底稿或者附件、请示批复不完整等，这些问题直接影响了档案管理质量和利用水平，阻碍了单位档案管理整体水平的提升。其中很大问题是因为在档案收集过程中不够规范，收集制度不够健全、收集责任落实不到位等原因造成的。为此，做好文件材料的收集工作我们要注意做好以下几个方面：

一、制定和完善档案收集管理制度。制度是保障，是有力的规范和约束。单位要建立符合单位实际的档案管理收集制度，进一步明确收集的范围，收集的质量要求，收集后的归档程序和时间等，保障收集工作有据可依。同时，要进一步明确收集的责任，将责任落实到位，一般来说单位的文书和各科室部门的有关人员是档案材料收集的责任者，要按照档案管理制度有关要求，负责本部门有关材料的收集和移交工作，这样通过制度的约束和规范，才能将档案收集工作落实到位并逐步规范起来。

二、以严谨细致的工作作风开展收集工作，是确保收集质量的根本保证。我们在平时工作中会产生和形成大量的文件材料，这些文件材料按照文件处理流程经过起草、校对、审核、签批、制发等流程后，最后进入归档管理程序。在文件运行结束后就要注意加强对文件材料的收集工作，对文件材料的价值予以鉴别，规范整理后送交档案库房。这个过程中如果不注意及时收集，很容易导致文件材料的散失，给日后收集归档工作带来麻烦，甚至无法开展收集，时间、人力、物力耗费较大。为此，对于文件材料收集工作要明确责任人员，做到及时收集及时整理入库。还要注意增强工作责任心，以对单位负责，服务单位发展的理念强化收集重要性的认识，做到文件材料卷件齐全，各个组成部分齐全完整。

三、将及时收集作为一种工作方法，落到实处。归根结底档案材料收集不齐全的一个关键问题是档案材料形成以后，未能及时收集，让其自生自灭，导致日后收集时无踪可寻的严重后果。及时收集归档就是要求做到“随办随归”，可平时准备几个文件夹，材料形成后及时收集放入文件夹中，采取这样的措施，并且长期坚持形成一种习惯，及时把时间相近、内容关联度高的文件材料归集在一起存放，为形成和建立单位丰富的档案资源创造条件，并逐渐完善收集的程序和方式，形成系统性的收集工作经验和有效措施。

四、积极主动协调部门关系，开展集中收集。档案材料的收集除办公室之外，还涉及所有档案形成科室部门和有关人员。这些部门是围绕自身科室业务职能工作中形成的文件材料，具体形成什么内容，有什么类型的材料一般档案人员掌握不会全面，只有加强与这些人员的日常沟通联系，增强人们的档案意识，充分认识都积极开展收集就是在有力保护档案财富，通过研究和询问有关人员了解掌握形成的档案材料，便于有针对性的开展收集工作。通过沟通协调还可以增强外界对档案工作的了解，密切工作关系，增强主动提交材料的积极性，从前端保证材料的齐全完整性，让所收集的文件材料更加的门类齐全和内容完整。由此可见，只有积极创造好的外部环境，避免档案部门单打独斗，获得多方面的支持，积极开展集中性档案材料收集工作，这才是做好档案收集工作的不二法门和经验技巧。

五、利用现代化技术手段，开展信息归集统计，确保收集及时，内容完整。信息技术的发展应用为档案工作各项高效管理创造了先机。档案收集作为档案管理工作的首要环节显得格外重要，要利用专门的软件和计算机管理手段对档案收集管理工作进行科学分类，设置收集提示，进行材料的预先加工等，还要与档案形成部门单位实施网络连接，确保资源共享和收集要求的步调统一，为档案收集工作提供更多更有效的渠道和来源。

总之，档案资源结构和内容进一步优化丰富，档案收集是关键，要通过建立科学的收集制度，把档案材料日常收集工作开展到位，还要注意做好相关单位与自己工作有关的文件材料的收集，防止漏掉应该归档的文件资料。要强化档案管理工作重要性的认识，平时注意做好宣传，注重开发利用档案，挖掘档案的潜在价值，引导档案的社会利用需求，以便更好地支持档案各项基础性管理工作。档案人员要本着高度负责的态度，积极主动开展档案材料的收集工作，遵守和落实有关收集管理规定，将档案材料的收集工作做得更加规范有序，归档文件材料之间的有机联系更加密切，从而助推整个档案管理水平的发展提升。

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