疫情形式下采购精细化管理探讨

陆敏华

无锡市妇幼保健院

摘要：针对疫情形式下，及时保障采购与供应、兼顾效率与效益，维护医院利益，有效控制成本，实施疫情形式下采购精细化管理探讨。

关键词：简易程序 自制研发 控制消耗

2020年是个不平凡之年，也是我们全院举全员之力，共同攻坚克难、众志成城、共同抗疫的一年。在这一年中，我们采购中心成立，并与各科相互配合，多措并举，积极应对，落实保障，实行疫情下采购工作精细化管理。具体做以下几个方面探讨：

1.建章立制，搭建采购中心。从制度流程建立到摸索运行、持续改进，从人员职责定位到培训学习提升，从基础表格制定到档案规范化管理，从相关科室间沟通到院内多部门之间协调。我们始终对科室运行有清晰定位，始终秉承保障配合、精细管理的理念为临床、为职工保障工作做贡献与努力。在保障采购中心稳定运行情况前提下，明晰职能定位，自觉接受纪检监察指导，朝管采分离目标迈进。

2.流程把控，狠抓招标实效。将闭环管理理念运用并贯穿于招标采购全流程中。

2.1采购前， 查审批、核需求、制文件，逐级审核。通过召开项目沟通会把项目目的疑难点、相关点进行剖析与交流。将复杂问题简单化，让招标文件更细致、更实际。

2.2实施前，由医务科、药剂科、医学工程处、后勤处、保卫处及信息处等相关职能科室负责采购需求、招标文件及参数的审核把关，包括年度计划、月度计划、计划外急购物资、耗材更换等，经相关职能科室审核，并履行审批流程后，将相关资料交至采购中心。凡涉及新增、更迭等情况，由相关职能科室部门对应职责分工，完成提交委员会讨论或完成审批流程后，将相关资料交至采购中心。同时，各相关职能科室提供指定人员做好具体项目对接。

2.3采购中，采购中心收到采购需求后，要细化完善项目相关要素，与对接人员做好沟通衔接，完成需求的最终确认。同时，采购中心根据项目类别、采购金额、采购形式等，严格执行采购制度和要求，加强环节管理，规范采购流程，注重效率和效益，履行好采购主体的相应采购职能。

2..3采购后，采购中心完成招标流程后，针对完成项目，组织需求科室、相关科室、采购中心多方推进会，抠细节、谈考核、讲配合环节。及时做好采购档案归档。并将招标相关资料移交给对应职能科室，由各职能科室负责合同签署与轮转，采购中心共同完成验收。

3.结合实际，实施简易程序。疫情防控期间开展招标采购活动具体操作，结合（锡财购（2020）6号）层转财政部办公厅关于疫情防控期间开展政府采购活动有关事项的通知精神，制定<<疫情期间开展招标采购活动具体实施方案>>，合理、有序、调整、安排院内各项采购活动，具体操作。

3.1谈价项目处理：

3.1.1报名资格预审：拟通过科室公共QQ，与报名单位进行电子邮件传送；（原：来院预审）

3.1.2发送谈价文件：同上操作；

3.1.3组织项目答疑：采用电话答疑（原：组织现场踏勘、集中时段答疑）；

3.1.4谈价文件接收：要求投标供应商在规定时间内以邮寄、快递等形式递交。经办人员统一做好签收记录；

3.1.5现场组织谈价：做好采购活动场所通风、消毒、体温监测、人员信息登记等工作；采用一人一桌模式，加大座位间隔、缩短工作时间；尽可能减少人数、现场参与人员为采购中心2名、财务监察审计各1名、需求科室1名；谈价单位不到场，开标日通知各单位进临时组建QQ群签到并作截图备存；谈价地点为行政指定开标室，全程录音录像备存；现场以电话方式与各供应商进行单独谈价并作记录及现场录音备存；电话方式通知各供应商谈价项目中标结果。

3.2招标项目处理：

3.2.1操作同谈价项目处理方式。

3.2.2评审专家的抽取：数量调整为3人（原为5人）。

在2020年全年，组织完成招标采购88项，工作量同比上涨95.56%。节约资金800万元，资金节约率19.43%。组织完成院内谈价129项，工作量同比上涨180.43%。节约资金20.98万元，资金节约率14.51%。

4.控制消耗，保障临床供应。疫情防控期间，防控物资采购供应与消耗不完全匹配。针对这一情况，采购中心形成防控物资列表，与医学工程处、医务科、护理科共同协作，以各科室为单位将日消耗、周消耗情况做统计并由专人汇总反馈。做到物尽其用，实现日消耗、日通报，加强全院全员节约意识。

5.缩减用量，减少固定消耗。疫情非常时期，一次性医用帽因无纺布原料缺乏，出现供应缺口大，采购供应与需求数量严重不匹配。针对这一情况，采购中心迅速行动，与医工处库房进行全院各使用单元用量统计，与院感染控制科进行沟通确定、对必须使用一次性医用帽的科室、部门及单元进行核定。在确定使用范围之后，立即请棉织品供应商针对护理单元、诊疗单元、医技科室等非必须使用一次性医用帽单元，做不同颜色、不同规格棉质帽出样、试用、供应。通过这一举措，有效地保障疫情期间一线防疫人员帽子采购供应，同时让大家体会到团结一致的力量。此项举措，在落实前，月度采供用量为26000只，落实后，月度平均减少消耗 14000只，按单价 1.2元/只估算，2020年5-12月，减少支出13.44万元，这项措施目前仍继续实施中。

6.多措并举，自制研发物资。在疫情高发时段，出现防护面屏采购供应不畅问题。采购中心、医学工程处对购入全新面屏进行查看、确定构成部分、实施各组成部分的采购、组装、试用、调整。在短短的3天之类，完成防护膜、间隔垫、固定带、海棉胶等配件采购，累计完成一批，75只可反复使用防护面屏的制作与派送，有利地保障了挂号收费处、药学部、后勤服务中心工作人员的防护保障工作。

7.借助外力，落实特殊保障。疫情期间，我院除承担本院职工、病人的新冠检测外，还承担着区域性新冠检测任务。如何既做好物资保障、控制一级库存，又维护医院利益、减少支出是采购中心考虑的重点。对于疫情用指定备药、 对于新冠检测试剂、提取试剂这些类目，均与供应商商议采用协议备货形式，实现有措施、有保障。

8.定期报备，实现全程留痕。新冠防疫期间所用试剂、耗材出现采供困难时，线下采购情况频繁出现。我们利用电脑截屏 、电话录音、微信截图等手段保存原始资料。采用月度统计方式、对新冠物资采购、对应支出做专项统计。运用新冠物资采购情况列表，每月向做院周会专题汇报。

疫情下采购工作精细化管理，侧重于制度、措施、理念、各个维度，着重在流程、思想、行动上予以落实。需要不断学习、更新观念、加强交流、持续改进。