浅谈中职学校档案管理工作现状及对策

陈远英

云南省文山农业学校

摘要：新时代的到来，对中职学校的发展也有了新的要求，随着乡村振兴战略的实施，中职学校在基层人才的培养中更加起到中流砥柱的作用，要想培养出更多优秀人才，必然要求中职学校的不断发展壮大，而档案管理工作是中职学校发展中的一项非常重要的内容，影响到其他工作的方方面面，为了使档案工作在今后的工作中发挥更大作用，为中职学校各项工作奠定坚实基础。本文针对中职学校档案管理工作进行浅谈，提出一点不成熟的建议。

关键词：中职学校；档案管理；现状；对策

一、中职学校档案管理的重要意义

档案是历史的显示器，是人类社会发展的记忆，承载着人类的文明，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要，无论是对一个单位的发展，对社会进步，对国家繁荣富强，匀发挥着不可替代的重要作用。

新时代的到来给我们送来机遇，同时也给中职学校的档案工作带来挑战，要想更好地服务“乡村振兴”战略，服务农村一、二、三产业融合发展，为社会培养更多优秀基层专业人才，发挥好中职学校档案职能作用，更加科学规范地收好、管好、用好档案资源，为中职学校各项工作的科学、有序、迅速发展，充分发挥档案工作的基础性、保障性和服务性的功能作用，显得尤为紧迫和具有实实际际的重要意义。

二.中职学校档案管理工作现状

（一）档案管理工作制度不健全完善

据调查现在部分中职学校没有健全的档案管理制度，因制度的不健全导致档案工作无章可循，有的学校虽然有制度，但所谓的“制度”也只是成为应付上级部门检查的一项工具，成为一种摆设，而实际执行起来，根本没有可操作性，更不要说能达到预期的效果，这导致在档案的收集、管理起来相当困难。中职学校培养的人才，大都属于技术性人才，所以，无论是师资配备，专业设置，实训建设都是比较结合社会发展需求，工作中形成的各种文字、声像、图表都是真实和客观的记录，这些资料是非常值得收藏存入档案的，但是因单位没有健全完善的档案管理制度，再加上各层领导对档案资料的重要性认识不够，很多有价值的资料，没有及时整理归档，甚至当科室领导更换或办公室地点搬迁时，很多重要资料被遗弃，这对单位的发展造成重大损失。

（二）档案管理人员专业化水平不高

作为学校档案管理人员，肩负着对学校历史负责，为学校现实服务，替学校未来着想的重任。档案管理人员工作水平的高低，决定着学校历史记忆能否更完整，更系统地保存和延续，影响着后人对学校发展历程的认识和了解。而许多中职学校，不仅没有专业的档案管理人员，而且从业人员受频繁变动和事务繁杂因素影响，工作的繁杂使他们无力专注业务知识的学习。

“档案工作有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目但是一但当你需要时，如果平时工作没做好，临渴掘井，就悔之晚矣！”(江泽民)。这足以说明要抓好档案工作，关键靠平时资料的收集、整理、入档。要完成这项工作，必须要有一位专业水平高责任心强的档案管理人员，但很多单位领导认为，档案管理只不过是一项平常而普通的工作，人人都可以做好，这就导致缺乏对专业人员的培训，培养，在安排岗位工作时，不考虑任岗人员的专业水平与能力是否与本岗位需求一致，而是只要有人负责此项工作即可。这使得档案管理人员的专业化水平不高，工作难以落实到位。

（三）档案管理模式传统，思维陈旧

随着社会信息化程度的加深，原有的档案管理模式已适应不了发展的需要，但受传统档案管理模式和思维方式的影响，大多数中职学校的档案管理还是以资源的收集和保管为主，忽视档案资源的信息化建设，部分档案管理人员仍秉持经验作业，对于国家和行业内提出的一些新理念、方法，没有积极的贯彻落实，致使档案管理不能很好的融入到各项工作之中，档案工作的收、管、存、用工作不能为学校其他工作提供应有的资源供给作用，促进学校其他工作迅速发展。

三.中职学校档案管理工作的对策与思考

（一）完善制度、明确职责，规范管理

国有国法，家有家规，档案工作亦是如此。要抓好学校档案工作，一是要建立健全一套完整的档案管理规章制度，明确职责，制度不但要上墙，而且要督促学习，入脑入心，内化于心，外化于形。二是纳入单位年度考核，年初校领导与各科室负责人签订目标责任书，工作完成情况纳入考核评优、评先、职称、奖惩、绩效挂钩的重要内容，形成上下一致，齐抓共管的局面，共同努力把单位档案工作做到最好。

（二）注重学习、增强能力，不断提高档案管理人员的专业水平

一是作为档案管理人员，必须注重自身的学习，钻研专业知识，更新知识，更新观念，认真、细致、负责把档案工作做好。二是积极参加各级部门组织的档案管理培训，更新知识结构，只有不断注入新的血液，才有新鲜活力把工作做好。三是提高干部职工对档案管理工作的认识，每年至少组织2次单位全体职工进行学习，让全体职工知道档案管理工作的复杂性和重要性，这样有利于档案管理人员对档案的收集和管理。

（三）大胆创新、科学管理，不断摸索档案管理新模式

信息化时代下，档案管理工作应有新的思想，电子档案建立已迫在眉睫，档案管理工作的信息化建设刻不容缓。加强中职学校数字档案资源建设，一是既要关注“增量档案电子化”，又要重视“存量档案数字化”。“增量档案电子化”，即从源头上加强信息系统中产生的各类电子文件的归档。所谓，“存量档案数字化”，即要对室藏传统载体档案加快数字化进程，形成传统载体档案数字化副本。因此做好电子文件归档系统与办公自动化系统和业务系统的衔接势在必行。加强学校教学、实训建设、科研管理、党务工作、行政管理等电子文件的归档，并确保电子档案与纸质档案的同步化，确保资料完整，真实，安全和可用。二是建立完整的查询系统，把所建立的电子档案资源建立目录和全文档案数据库，在一定范围内公开部分档案目录和全文，方便检索查询，为学校的发展提供有力的资源基础。三是转变服务观念，由以往面对面服务向网络服务转变，借阅、审核、借阅归还，把整个借阅过程通过网络运行，可以大大提高档案工作的效率，提高档案工作的服务水平。

总之，中职学校档案工作是一项长期复杂艰巨的工作，要做好档案工作，无论是对档案管理人员、学校领导还是单位职工都提出更高要求，我们既要认识到档案工作的重要性，更要认清档案工作的复杂性，系统性。要抓好学校档案工作，更好地服务学校，个人认为可从建立完善档案管理制度，明确职责，提高档案管理人员专业水平，开启档案管理资源信息化建设模式等方面入手，把中职学校档案管理工作推向新台阶，真正实现档案工作的职能作用，推动学校各项工作不断向前发展。

参考文献

【1】云南省档案局.档案基础业务手册上、下册.云南教育出版社.2017.01第一版.

【2】张红.医院档案信息化工作的几点思考.云南档案，2018.03总第312期月刊.