档案编码在档案管理工作中的应用

白紫云，谢英红，黄金美

安溪县医院 福建 泉州 362400

摘要：在档案管理过程中，档案的编码更为重要，更是文件管理的关键部分。因此，在档案管理的实际发展中，整合各种信息资源以及数据信息，建立专业的管理机制，对数据信息的合理管理管理。通过创新工作形式，逐步提高文件管理的可靠性和有效性，满足当前实际发展的需求，建立先进的管理和控制系统，以现代化的业务形式处理，使得档案管理的可靠性和逐步提高有效性，达到预期工作目的。

关键字：档案管理；应用；时效

前言：

档案管理是日常工作的重要组成部分。目前，由于信息化以及计算机和其他新的信息技术不断更新，使文件管理工作向高标准和法规迈进标准化方向的发展提供了动力，也使档案管理工作的内容得以实现有些变化，但档案管理的基础工作仍然是整理和划分档案类和保存等。这些基础工作看似简单机械，但对现代档案来说却非常重要。

一、档案管理工作的重要作用

1、文件操作规范化管理

文件业务的基础管理可以有效地提高管理制度的规范程度。其中以基础管理为主，包括文字、照片等资料的分类、归档、记录，以及验证数据，删除数据，压缩文件等。基于综合分析，可以将系统整合和分类案例数据，提高文件管理水平。

由于档案管理部门实现现代化管理是文件管理的重要前提，它不仅保证了文档处理和记录的完整性，还可以提高文件数据的搜索效率，加快文件系统的建设速度，所以说，档案管理是决定文件业务的根本。

2、数据记录和搜索的准确性

系统地处理和记录复杂庞大的数据并输入，而档案管理系统中有效分类是文件管理的基础工作，这些重要内容也是提高数据信息检索效率的基础，也是检验数据。

随着现代信息技术的广泛应用，文件管理系统将逐步通过，随后将纸数据输入方式转化为电子数据输入方式，将信息以电子数据方式存储在信息数据库中，方便信息的调用，正确的信息输入和合理的分类管理是高效的数据检索的基础。如果在基本部分出现问题，可以降低文件搜索的准确性，影响文件系统的运行。

3、能够有效地强化关键部分的管理效率。

由于文件管理是按照不同类型进行输入、处理、压缩文件、搜索等业务进行，因而不同的管理系统也有不同的管理重点。一般在档案管理阶段，首先将重点、短期文件优先报关，然后将不重要的资料信息进行保管，通过保管所通过优化和升级管理系统中搜索数据库的功能，提高重要信息的利用率。

二、优化中国档案管理基本工作的战略

1、为文件管理基本任务集成相关管理系统

为了加强系统建设中档案管理的基本工作，首先要审查我单位档案管理的当前组织结构，找出薄弱环节，明确通过组织协调工作的档案的管理和领导系统，并从上到下以文件形式提交。

案例管理的责任要区别和加强，同时要扩大档案管理部门，培养能够严格处理档案管理的人。此外，相关领导人应该从加强管理过程和标准的角度，建立档案管理的完善基本工作体系。只需将完善和标准化的系统用作参考，即可优化归档管理器的基本任务。

2、通过各种手段加强专业档案管理。

文件管理可能存在标准文件信息和文件缺陷，因此为了纠正文件管理中的现有错误，必须及时进行文件调查，以了解和调查文件的现有情况。

提交过程中，首先要了解文件的情况，根据重要性排序，进行文件信息的一般调查，调查文件的情况。从管理的角度来看，我们需要制定一套标准化的管理系统，并通过提交拒绝无用的文件，使文件管理更加专业。

当时，我们需要根据实际情况改进管理设计，以确保档案管理中客房和设备的管理标准化和标准化。我们要从设备的角度保证档案管理的顺利发展。另外，为了优化档案管理团队，确保档案管理的技术和规范工作，应根据档案管理工作人员的工作条件制定相应的培训组织计划。

3、对档案馆进行全面调查，去除杂质。

由于存档的长期积累，随着时间的推移，日常存档管理的工作负载逐渐增加。在日常工作过程中，很容易犯错误，如错误的文件分类、放置不当、错误的绑定等，以及文件资料的损坏或丢失。为了有效地避免这种现象，将对现有文件进行系统检查，重新绑定绑定不正确的文件，并慎重更正文件时间和内容的不正确注册。但是，由于人力变更或长时间丢失了保存价值，一些文件需要及时传输和整理，以确保文件的及时性。

4、规范档案的描述和命名，确保检索的准确性

现代文件搜索方法不再是传统的一对一的成对对应搜索，将计算机网络技术应用于文件管理之后，文件就可以被访问了。通过网络搜索，快速找到。在档案管理中，我们不仅要保证档案可以通过搜索找到，而且还要求在档案管理的基础工作中，档案的描述要与档案的提及相关联统一信息记录，确保计算机网络系统能够准确记录文件描述和提名信息。

结束语：

随着改革的深入，档案管理也发生了变化。面对新的历史时期和新的工作需要，档案管理变得更加重要。因此，各个岗位的员工，应该从本文的建议做起，增强服务意识，提高服务水平，认真做好档案工作，为工作的顺利进展发挥很好的作用。

参考文献：

[1]吴雁平. 条码技术在档案管理中的应用情况综述[J]. 档案管理, 2006, 000(001):53-55.

[2]韩仁杰. 计算机技术在档案管理工作中的应用[J]. 电子技术与软件工程, 2015, 000(007):186-186.