加强档案信息化建设促进档案工作科学发展

张露

重庆巨能建设（集团）有限公司 重庆 401120

摘要：随着社会的不断发展，特别是计算机与网络技术的不断进步，档案工作信息化建设已经是必然的趋势。但是目前档案的管理方式较为落后，许多地方仍然采取人工管理、纸版汇存的方式，这种方式不利于档案进行规范化的管理，无法提升档案管理工作效率。本文将分析档案信息化建设目前存在的问题，探究加强档案信息化建设促进档案工作科学发展的意义。

关键词：信息化建设；档案工作；科学发展

档案信息化建设指的是通过现代化的信息技术，使档案工作成本下降，提高工作的效率。为了更好的对档案进行规范化的管理工作，便于之后工作的开展，有利于提高档案工作效率，降低档案管理的工作成本。在当前的形势下，社会向着信息化以及科技化的方向不断发展。因此，改善档案工作中存在的问题，需要从这一方面进行考虑。在档案信息化的建设中，需要开放相关的档案软件，培养具有综合素质的人才。

• 档案信息化建设现状

• 混淆信息化与数字化的概念

在档案信息化建设的过程中，经常出现混淆信息化与数字化的情况，很多人认为信息化和数字化是同一种概念。但从概念上来讲，档案信息化建设是一个目标、一种趋势或者一种发展方向。而档案数字化指的是一种技术手段，其目的是为了档案信息化建设，两者是不同的概念，不能混为一谈^[1]。因此，应该明确两者之间的区别和联系，在具体的工作中避免公式化的理解和简单化的操作。同时，人们还需要清楚地意识到目前档案信息化的建设还处于数字化的发展阶段，还未达到最终的信息化建设的目标。

（二）操作层面薄弱

目前随着科技的不断发展和进步，越来越多的人加入到档案信息化建设的队伍当中，但很多人仅仅是理论派，操作层面较为薄弱。在实际工作中，仍然停留在信息化的初级阶段，数据库建设的质量较低，检索途径单一且难用，硬件设施只有文档数字化输入和归档的单一功能^[2]。人们对档案信息化建设仅停留在理论层面，缺乏实际的操作，因而导致某些方面并没有享受到档案信息化建设的便捷，反而降低了工作效率。此外，许多地方的档案信息化建设缺乏全局意识，各部门、各行业之间各自为政，缺乏有效的沟通，使有效信息得不到充分地使用。

（三）对档案信息化建设认识不足

目前的许多地方还使用传统的人事档案管理方式，通过人工进行管理，用纸张进行信息的记录。但是人工进行档案管理工作容易出现一些错误，并且档案管理工作信息量极大，人工无法顺利的完成。人工档案管理方式的落后，会导致出现种种的问题。部分人对档案信息化建设存在抵触心理，一方面是由于对档案信息化建设的认识不足，不敢接受新事物。另一方面，是由于无法彻底掌握信息化技术，便选择了放弃接受信息技术。因此，要加强对档案信息化建设人才的培养，加快采用信息化进行档案管理。

• 加强档案信息化建设促进档案工作科学发展的意义

• 档案信息化是档案工作科学发展的前提

传统的档案管理方式是通过人工，纸张记录完成的，但是目前档案的信息量不断的增大，仅仅依靠人工无法完成庞大的工作量。并且，随着科技化、信息化时代的来临，改良档案管理方式才能够更好的适应社会的发展。档案管理体制还存在诸多的问题，例如：各部门各自为政、管理工作无序、档案信息难以共享、档案工作人员考核机制不健全等等^[3]。因此，各地需要引入先进的信息技术，对档案信息化建设工作进一步的更新与完善，降低档案管理人员的工作压力。先进的信息化设备能够更好的录入档案资料，推进各地的建设发展，是档案工作科学发展的基本前提。同时，各地还需要建立相应的管理职能部门，通过细化档案管理的职能，达到提高档案管理工作效率，以及提升档案信息的利用率的目的。根据信息化带来的改变，创新档案工作的发展途径，建立起运作协调、门类齐全、结构合理的档案资源管理模式。随着社会对档案信息化建设的越发关注，档案信息化建设将会成为档案管理中重要的一部分。完善档案信息化建设将有利于完善我国的档案管理制度，建立健全档案管理体系，促进我国的档案管理步入有序发展的进程。

• 档案信息化为档案工作科学发展提供保证

随着各地政府、企业工作的公开化、透明化，档案科学管理的重要性日益凸显。在实际的工作中，采用着纸质档案和电子档案双套制的管理模式。在这种管理模式下，面临着一系列的难题，亟待人们的及时解决。为了解决此类问题，其一，要建立起档案管理工作的领导机制，进行合理的组织，不断地完善档案工作的制度，对于档案工作的合理开展有着十分重要的意义^[4]。领导要引导相关部门对档案信息化建设开展具体、细致地工作，以此解决工作中的矛盾和难题，了解档案工作的实际情况，促进档案信息化的建设。其二，要提升档案管理人员的职业素养，工作人员在进行档案管理工作时，应该以一种认真、负责的态度，不应该缺乏责任心以及责任意识，随意记录档案的相关信息。因此，需要完善人才的培训机制，提升档案管理工作人员理论和技术上的素质，以此与档案信息化建设的要求相适应。其三，还需要加强对档案管理的质量监督，在信息化快速发展的过程中，纸质档案会转化为电子档案。在这个过程中，需要做好指正和监督工作，防止出现不必要的问题。档案信息化建设的存在能够大大的降低相关信息的错误记载，更好地发挥档案管理的作用，是档案工作科学发展的有力保证。

• 档案信息化提供的服务是档案科学发展的最终目的

目前，档案信息化建设的过程中，还停留在初级阶段，即档案数字化的发展阶段，未能实现档案科学发展的最终目的。因此，必须要注重档案信息化建设各个方面。一方面，档案管理工作主要是受限于资金的限制，无法对档案管理工作进行更好地提升。可以借助档案信息化的优势，从各个方面借助资金，对软件设备进行修缮，建设好软件设施。同时还要加强档案馆的硬件设施，以此提升档案管理工作的科学性，促进档案管理工作的效率。另一方面，需要扩宽档案工作的服务领域，不仅仅局限于传统的档案服务，例如外借、保管、编制、检索等功能，还可以进行档案代查、档案代管、档案科研成果推广等服务。这些新增加的档案服务都是建立在档案信息化建设的基础上，也是档案工作科学发展的最终目的。此外，档案信息化建设不能局限于自身部门的档案管理，还需要和其它档案馆、信息部门互通有无，使档案信息化提供的服务形式更为多种多样。通过档案信息化提供的服务，实现工作效率的提升，促进档案管理的科学发展。

结束语：

综上所述，传统的档案的管理方式已经不能够满足信息量庞大的现代社会，还会面临着许多的问题。因此，需要加强档案信息化建设，培养高素养的档案管理人才，促进档案工作的科学发展。通过档案信息化建设的管理方式能够进一步促进档案管理工作效率的提升，减轻档案管理工作人员的压力，提升地方的行政管理工作。

参考文献：

[1] 陈翠香. 加强档案信息化建设促进档案工作科学发展[J]. 商品与质量, 2016, 000(043):31-32.

[2] 尤永玲. 加强档案信息化建设 提升档案管理水平[J]. 办公室业务, 2020, 330(01):64-65.

[3] ]张超. 档案馆档案信息化建设的创新分析[J]. 消费导刊, 2019, (047):30.

[4] 王云霞, 钱澄. 加强档案信息化建设 促进档案事业发展[J]. 兰台世界, 2015, (0S5):P.73-.