档案信息化建设与档案管理的思考

吴青青

贵州电网有限责任公司六盘水供电局 贵州 六盘水 553001

摘要：在当前的信息化时代之中，各行业在开展相关工作时都引入了信息技术，这在较大程度上推动了各行业的发展。在开展档案管理工作时，相关单位需要做到与时俱进，将信息技术引入到档案管理工作之中，借此加强档案的信息化建设，改善传统档案管理模式中的不足之处，提升档案管理工作的质量与效率。而相关单位若想实现档案管理的有效建设，则需要对传统的档案管理模式进行全面的了解，同时还要掌握信息化建设的关键点，并结合实际情况，采用科学合理的方式，提升档案管理工作的信息化水平。

关键词：档案信息化建设；档案管理；思考

引言

档案信息化建设中，工作人员需要积极创新档案保存和管理方式，做到实体档案向数字化信息档案保存与管理的过渡，以达到长期保存档案信息的目标，实现档案资源的实时共享，便于档案查阅，有效提升档案管理的整体水平。目前，虽然诸多部门已经开展了档案的信息化管理，但是档案管理水平依然不够理想，还需相关部门加大研究力度有效处理当前困境。

1档案信息化建设与信息化管理的价值

采用信息化技术对档案资料进行建设与管理，可以在很大程度上降低档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，不仅可以节省保存空间，还可以降低档案折损率，延长档案的保存期限，避免档案资料不完备，甚至丢失。与此同时，相关人员可以利用档案系统的检索功能快速且精确地调取资料，提高档案利用率与档案服务水平，节省时间和精力。现阶段，大多数企事业单位都已经认识到档案信息化建设与管理的重要性，且在档案信息化建设与管理方面倾注了大量的精力与资金，逐步改善了档案信息化建设水平与管理水平，为自身的经营发展创造了有利条件。

2档案信息化建设的优势

2.1存储主体更换，且具有小巧、容量大的特点

档案信息化的建设，促使整个档案管理模式发生一定的变化，其中存储档案信息资料的主要载体不再是档案盒这一类型的物品，而换成了硬盘、光盘以及云存储等这一类的载体，以此实现对档案资料的数字化存储，这种信息化的存储设备与档案盒这一类的载体相比，更容易携带，并且查询起来也更加方便。而且信息化的存储载体，也能够储存大量的档案资料，其占据空间也非常小，一张内存卡就能够将一个镇或者一个县的档案信息资料储存其中，与传统纸质存储的方式相比，其自身的优势更大。

2.2存储内容具有较大的安全性

在档案管理中进行有效的信息化建设，能够将需要存储的档案信息资料及时归档。比如，房屋信息的登记以及变动都能够借助互联网快速传输到相关档案管理部门，档案工作人员只需要上线就能接受，而且储存数据化档案资料的系统，通常都会采用安全系数比较高的电子锁，并且系统中的每一份电子档案都实现了分号储存，所以无论是档案的查阅，还是档案安全性与完整性的管理，都比以往的纸质档案更具优势。通过这种在线储存、归档、提取的方式对档案信息资料进行管理，也能够避免相关档案资料的丢失，同时也能够对网络病毒的攻击予以有效抵御，大大保障了档案信息资料的安全性，有效防止档案信息资料出现受损问题，提高了档案信息资料的完整性。

3档案信息化建设与档案管理中存在的问题

3.1无法正确认识档案信息化

信息技术不断发展，公文处理、合同管理、人力资源管理和财务共享等多种管理系统出现在大众视野，传统的档案管理模式已经无法顺应新时期的发展要求。对此，需积极转变传统的管理方式，跟上时代发展的脚步，引导工作人员高度重视档案管理。如今，部分档案管理人员并不重视档案管理工作，认为档案管理工作采用传统的工作模式即可满足现阶段的工作要求，无需设置现代化的档案管理系统。这些人员从思想上便忽视了档案管理工作，阻碍了企业信息化建设的长足进步，同时也降低了档案管理的效率。

3.2档案管理标准不统一，管理规范性有待加强

在档案信息化建设和发展中，虽然很多应用软件均可满足电子公文管理的总体要求，但在档案管理信息化建设的过程中，只有部分软件可满足既定的管理要求。这就要求工作人员制定统一的档案管理系统和档案管理标准。现阶段，尚未建立完善的组织规划，这是档案信息化建设中十分常见的问题，在信息化建设的过程中并未制定科学的规划和统一的标准，降低了档案管理流程的合理性，无法保证档案的有效利用，影响了档案管理工作效率，甚至出现了低水平重复建设和各自为政的问题，该种情况也在一定程度上阻碍了档案信息的合理应用。

4档案管理信息化建设的有效措施

4.1建立完善安全的档案管理网络

相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，相关单位要投入充足的资金费用，购买计算机、扫描仪等各种信息化设备，同时还要保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。

4.2加强对档案信息化建设的重视

有关单位若想开展有效的档案管理信息化建设工作，就需要转变自身的传统思想，并对档案信息化建设在档案管理工作中的重要作用予以全面的认识，使其明确信息化建设的实际效用，以此更新档案管理者自身的传统档案管理思想观念，树立先进的档案管理思想，促使相关单位及其内部的档案管理者能够提高对档案信息化建设的重视程度。另外，相关单位还需要对传统的档案管理工作制度进行合理完善，针对信息化的档案管理工作制定出更加合理的档案管理制度，使其能够对信息化的档案管理工作予以科学指导，借此提高信息化档案管理工作的规范性与有序性，同时也能够实现对档案信息化建设的有效推动。

4.3提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接关系到档案管理的整体质量。相关单位需要采取有效措施不断提高档案管理人员的业务能力和综合素质，这会对日后档案管理工作的总体发展趋势产生较大的影响。为不断提高档案管理人员的个人素养，首先，选择专业知识扎实、专业技能过硬的档案管理人员。档案管理工作人员在日常工作中除存放档案外，还应合理利用网络技术存储和接收档案，修改并完善档案，对档案进行格式化处理。档案管理人员也要在日常工作中增强自身计算机操作能力，单位内部可定期组织开展专业知识与技能培训工作。

结语

通过上述分析，针对档案管理进行有效的信息化建设，能够提高档案管理工作的服务水平，为使用者及管理者提供更大的便利，同时也能够使得档案资源得到充分的利用，促使档案管理工作的实效性得以提升。基于此，相关单位要加强对档案管理工作的重视，并且要明确传统档案管理工作中存在的不足，针对这些不足之处，制定出可行的信息化建设方案，有效弥补档案管理中的不足，提高档案管理工作的有效性。

参考文献：

[1]袁丽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].职工法律天地:下，2018.

[2]韩鹏.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].百科论坛电子杂志，2020.

[3]张义森，闫孟菡.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2020.

[4]宋金波.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].农民致富之友，2019.