信息技术在学校档案管理中的应用

于建

朝阳市体育运动学校 辽宁省 朝阳市 122000

摘要：在中职院校工作体系当中，档案管理属于一项基础工作，其在回顾校史、提高学校办学水平方面所发挥的作用不容小觑。将信息技术切实运用于档案管理工作中成为了中职院校发展的新方向。本文将中职院校档案信息化管理现状作为切入点，对信息技术在学校档案管理中的应用策略展开了一系列的浅析。

关键词：信息技术；中职院校；档案管理

前言：中职院校档案种类较多，使得这项工作较为复杂。如果仍然沿用传统的人工管理方式，已经无法达到有效管理的目标。当前，越来越多中职院校已经建立了信息化的档案管理体系，达到提升了档案管理工作的效率与便捷程度。因此，应该将更多先进的信息技术运用于优化档案管理工作效果当中。

1. 中职院校档案信息化管理现状

首先，档案管理思想和方式有待革新。在很多中职院校的档案管理部门当中，工作人员不具备较高的文化知识水平，缺乏专业的管理知识和技能，使其一直运用较为保守的思想进行工作，并未认识到信息技术在档案管理工作中所发挥的重要作用。这就使得中职院校档案管理朝着信息化方向发展的步伐停滞。比如，提倡将纸质档案的内容转变为电子档案的形式，但是管理人员并不会操作扫描仪，使得这项工作难以推进。

其次，安全防范与系统整合工作速度较缓。信息化的档案管理系统能够大大提升档案使用者的查询效率，从而节省时间和人力。但是，信息化管理模式在一些中职院校中起步较晚，还未实现对于资源的有效整合，使得纸质档案并不能与电子档案完全匹配，使得信息技术难以完全且充分被应用于具体的档案管理工作当中。

二、信息技术在学校档案管理中的应用策略

（一）提升电子档案与档案目录数据系统的建设速度

采用电子档案不仅能够节省更多的存储空间，还能够使得档案检索的效率得以提高。所以，中职院校档案管理部门的工作人员应该运用信息技术将纸质档案以及符合存档要求的资料转换成电子档案，保存在信息系统中。另外，应该借助信息技术建立健全化的档案目录数据系统，对不同的档案类型予以区分，防止重复录入的现象发生，增加不必要的工作量。比如，针对于中职院校而言，在教学档案目录下应该包括多个子目录，即教学业务、教学计划、学生活动、学籍等。在建立这个档案类别的目录的过程中，需要对其目录明细予以标注。档案管理人员可以将计算机系统以及扫描仪作为制作电子档案的工具。值得注意的是，在对于纸质档案进行扫描时，应该将全文扫录进去，建立完整的资源数据库，防止一些档案材料被遗漏。这样才能够使得档案资料能够得以完整保存。

2. 将多样化存储方式运用于档案资料管理

基于信息化发展趋势，中职院校档案部门进行数据库建设的过程中，工作人员应该采用多样化的方式将档案资料存储起来，并对其予以备份，以避免档案资料因为一些原因而出现丢失的情况。比如，可以利用移动硬盘、U盘等方式进行档案资料备份。这样能够为中职院校档案资料上双保险^[1]。如果系统中所存储的档案资料发生丢失，则可以从第三方存储介质中进行调用，将丢失的部分再次录入到数据库当中。为档案资料备份是人工管理方式所难以实现的，这也体现了信息化档案管理模式的一大优势。

2. 建立数字化档案管理标准体系

从中职院校的角度来看，在完善档案管理工作体系，推动工作发展的进程中，应该充分依据国家以及行业的相关标准，立足本校档案管理工作的实际情况，建立数字化的档案管理标准体系。以这样的方式使得相关工作人员能够按照规范化和标准化的管理方式进行集中管理^[2]。在这项具体的工作当中，应该保证数字化档案管理标准具有简便性、统一性、协调性以及高速性的特点，这样能够为管理人员开展管理工作提供较大的便利。数字化的档案管理标准不应该保持静态，而是以动态的形式存在，随时对其进行完善、补充以及修订，使其能够得以可持续发展。这就要求在建立过程中严格对学校的工作标准、文本格式以及技术要求等差异化因素予以考虑，使标准能够具有通用性。另外，中职院校还应该针对档案管理工作来建立操作标准，对于管理人员对于档案资料的收集、整理、立卷以及归档等多项工作予以规范，使得管理人员能够严格根据业务流程实施档案管理工作，对于档案管理生命周期以及各项相关工作进行有效落实。建立这样的数字化档案管理标准能够为工作人员提供依据。

2. 强化数字化档案管理的安全性

以互联网的应用与发展作为背景，越来越多人对于网络安全问题予以重视。将信息技术切实运用于中职院校档案管理工作中应该将保障档案信息的安全性作为一项重点。当前，以安全性原则管理中职院校档案信息一般体现在管理档案的实体和内容安全^[3]。首先，中职院校的档案管理部门应该安装监控设备，对于档案管理的整个过程予以实时监测，从而实现对于档案实体安全的管理，做好相关的安全防范工作。应该在存放档案的库房安装门禁系统，并将其与学校的安保系统相连接。以这样的方式使得档案信息安全管理工作能够更加容易推行下去。其次，在进行档案信息调取以及查阅过程中，可以为其设置权限以及要求，比如，查阅电子档案的人员应该以自己的身份信息登录系统，进行身份认证，安装安全防护的软件，建设防火墙等，使得网络隔离的局面得以实现，保证档案信息的安全。最后，中职院校档案管理人员应该制定管理计划，定期备份档案资料，或者利用计算机系统进行自动备份。如果出现系统故障，则能够将自动备份的功能开启，使得档案数据库当中存储的资料能够被恢复。

结论：综上所述，推进档案管理工作朝着信息化方向发展已经成为了中职院校发展的新趋势。因此，在具体的工作当中，应该提升电子档案与档案目录数据系统的建设速度；将多样化存储方式运用于档案资料管理；建立数字化档案管理标准体系；强化数字化档案管理的安全性。通过本文对信息技术在学校档案管理中的应用策略展开的一系列浅析，希望能为提升中职院校档案管理工作质量提供一些参考。

参考文献：

[1]张婷婷.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设路径研究[J].科技经济导刊,2020,28(31):26+25.

[2]李琳.信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国管理信息化,2019,22(11):154-155.

[3]周玉玲.浅谈互联网时代如何有效提高中职学校档案管理工作[J].办公室业务,2018(17):123.