强化企业档案质量管理服务生产中心任务

王海云

国家能源集团铜陵发电公司 244000

摘要：档案管理是企业管理工作的一部分。档案记录着企业成长的点点滴滴，何时开业，创业者是谁，何时盈利，何时扩张，战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡，原因何在，也可以从中找到规律和解答。而企业档案质量是加强档案管理的生命，直接影响着企业档案重要作用的发挥。

关键词：企业档案 质量管理 服务生产 中心任务

现实中企业档案质量管理水平不高，档案管理人员专业素质不高，人员的文化程度和专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要；档号、档案卷标题案等管理不够规范；档案检索效率不高；一些企业为达标升级应付检查随便选几个人就来编研，使编研产品层次低、质量差、实用性不大、利用价值更小；有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。因此，企业档案质量管理是一项长期的、艰苦的、系统的工作，需要做的工作很多，每个从事企业档案管理的工作人员必须树立全面质量管理的理念，以高度的使命感和责任感，努力提升档案质量再上新水平。应从以下几个方面进行思考：

一、正确认识档案质量管理中存在的突出矛盾和问题

当前，在企业档案质量管理工作中，还存在许多不容忽视的问题。主要表现在：有的企业部门对档案质量管理工作重视程度不够高；档案管理人员及提供人员缺乏系统的学习培训，专业知识相对匮乏；有的部门提供档案不完整、不齐全、不规范；有的部门不注重平时档案资料的收集和整理；有的部门不严格执行档案管理制度等等。存在这些问题的原因是多方面的，但是根本的原因是部门领导不重视，没有真正了解和认识档案工作的重要地位，使之无法发挥其重要作用。

二、加强档案质量管理在于全面建立一整套质量保障体系

档案质量管理必须全体人员参加，并以科学方法为基本手段，充分发挥科学管理和专业技术的引领作用，建立一整套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，其核心是提高水平、保证质量。要达到这个目标，必须做好以下几个方面着手：

(一)是需要全员参与。档案全面质量管理，要求档案形成过程中的所有人员，如企业各部门的领导、文件拟稿人员、各类修订人员、各部门需要存档材料提供人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成文件、材料的归档及档案管理工作；

（二）是需要明确责任。要使参与档案管理人员，牢固树立“档案质量，人人有责，人人负责”的观念；明确档案的收集、整理和形成过程中，各部门和各类人员的分工及责任，只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能确保电子文档和各类文件、各类统计资料的准确传输和及时归档

（三）是需要全程控制。档案资料是企业各部门提供的，必须把质量管理的控制理念、控制方式和控制手段，贯穿到上述全过程的所有部位、所有环节和所有岗位，如公文档案包括起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研和开发利用。财务资料包括所有原始凭证的提供、审核及传递过程是需要科学方法。

采用数理统计方法、用现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

三、加强企业档案质量管理关键在于强化档案文件的质量

只有建立科学、规范、实用的档案文件，才能有效地发挥档案的功能和作用，更好地为企业发展服务。因此，档案管理工作人员必须按照这样的要求和规范，完成档案文件的建档工作。

（一）是加强档案队伍建设。从企业领导人到企业财务人员，以及档案管理专职人员等，都要提高对档案管理的重视程度。要依据法律法规和企业自身情况，就档案的归档管理、立卷、查借归还、管理期限、销毁及移交清册等方面制定切实可行、易操作的管理办法。使档案管理的各方面都有据可循。在实际工作中应严格按照各项规章制度管理会计档案，提高档案管理的规范化水平。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。必须强化所有参与人员质量意识，认清档案数字化是大势所趋，高度重视本部门档案网络信息化、数字化建设。必须强化所有参与人员人员素质。要求所有参与人员树立强烈的为档案工作无私奉献精神，以高度的责任感、良好的服务意识适应新时期档案工作的要求。必须加强参与人员的培训，打造复合型现代化管理队伍。档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息化的完整性、安全性。为尽快实现传统档案管理模式向现代化管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。

（二）是企业各部门必须紧密配合。档案文件是由多部门、多人共同完成的。优良的档案质量是“生产”出来的，需要每个部门、不同工作人员严格按照档案管理制度的要求，把好档案文件每道工序，保证档案的质量。比如企业会计档案管理水平的高低，其源头还是在于财务工作者，财务人员在进行原始凭证审核时，就应该认真审核，保证原始凭证的真实客观、合法合规，在进行凭证装订时要做到凭证附件齐全，粘贴牢固，美观大方。各种会计账簿、会计报表要装订整齐、完整。对于财务自身无法装订的资料，可以送文印室装订，同时要做好相关的保密工作；而电力企业的燃料管理档案，就需要燃料部门、财务部门、档案管理部门配合，形成合力，完成燃料经营档案归档工作。

（三）是档案建设要与企业的信息化同步。企业档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。档案毕竟是传统的记录和保存方式，企业信息化应用起来可以很潇洒，实现无纸化办公，财务、生产、营销等许多部门都进行网上办公，有的企业将原始资料变成电子图片文档保存，这样为档案管理带来新的管理方式。所以，档案部门搞信息化要解决的一个观念问题，就是企业档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，对档案管理中不适应的一些做法进行改革，努力使档案管理工作迈上一个新台阶。档案部门要参与到企业信息化进程中去。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题；其次要解决纸质和电子文件一致性的问题，电子文件看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以档案部门人员要熟悉专用设备、负责检验电子文件，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成更大的失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，另外也要适应企业信息化建设的流程，两方面都要兼顾。

相关部门应按照档案管理的相关规定，及时移交档案资料，同时做好移交清册。完善借阅手续制度。档案管理部门应按照相关规定将档案编号入档，妥善保管。企业档案管理部门在做好档案保密工作的同时，要建立健全档案借阅制度。同时要加强对借阅人的提醒和要求，要爱惜档案，严禁污损、随意折叠等现象的发生。

参考文献：

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