高校档案管理体制的变革与创新研究

杜晓丹

南京晓庄学院 南京 211171

摘 要：高校学生档案管理工作在当前高校各项经营管理工作中显得越来越重要，在实际的管理过程中涉及众多事物相对来说比较繁琐，然而这项工作至关重要，与学生的各类信息和未来的发展就业等等有着十分紧密的联系，所以必须要高度关注。同时也要结合时代的发展趋势，对档案管理体制进行不断的改革和创新，以此呈现出更加良好的管理成效。结合这样的情况，本文重点分析高校档案管理体制存在的主要问题以及相对应的管理体制改革创新策略等相关内容，希望本文的分析能够为提升高校的档案管理水平而作出应有的贡献。

关键词：档案管理；高校；体制；问题；变革创新

高校学生档案对于高校学生在校期间的各类信息进行清晰明确的记录，所涉及的范围十分广泛，数据量众多，因此在实际的管理过程中面临巨大的管理压力，工作十分繁重。对此，就需要充分适应时代发展趋势，进一步有效融入信息化技术和大数据技术等等，以此促进档案管理体制和机制不断地改进和完善，在更大程度上提升档案管理的质量和效率，进而为档案管理水平的提升提供必要的条件。

1新时期高校档案管理过程中存在的主要问题

1.1信息存储存在比较明显的问题

针对高校学生而言，档案管理相关内容可以为学生的各类信息情况，例如，个人资料、健康状况、奖惩状况以及学习情况等等进行相对应的记录和档案管理，在具体的档案管理环节通常情况下采取的是纸质档案的方式，装在档案档案袋中，档案管理人员针对学生档案进行集中收集之后放到档案室中，这种方式相对来说比较落后，信息存储很可能出现不同程度的问题，甚至出现档案丢失或者损坏等相关情况。存储信息也不够精准，而且费时费力，信息不能得到及时有效的收集和整理存在着不够完全细致等相关方面的问题，虽然看似该存储方式比较安全，不容易被篡改，但是纸质资料的整理工作十分繁琐，材料很可能受潮，出现字迹模糊等相关方面的问题，此类情况对于档案的正常应用和学生各类情况的记录精准性会造成严重影响。另外，纸质档案有很大程度上的页数限制，信息统计比较笼统，无法呈现出完整性、针对性，在这样的情况下，就会导致档案管理质量和效率十分低下，无法体现出档案相关内容的增加和丰富，不能详细记录学生的具体情况和各类信息内容，无法为学生进入到社会提供必要的参考和数据支持。

1.2信息采集存在很多问题

在学生档案的收集整理过程中，需要涉及不同内容，包括各个层次的信息，同时也要涵盖不同种类的学生，例如，转学学生，交流学生，普通学生和部分毕业生等等，所以要结合具体的应用需求，针对档案进行分门别类的存放和收集管理，在这样的情况下就需要系统化完善化的机制和系统来进行有效管理。而从具体情况来看，在实际的档案管理过程中并没有进行科学合理的收集，在收集的过程中没有充分包含学生的个性化特征和特殊情况，并没有实现分门别类的收集，保存和管理，往往把所有学生的档案随意的处置，进行格式化、统一化的管理，没有体现出学生的具体情况。同时对学生的实习项目、社会实践、信用记录等相关内容，往往不能进行及时有效的收集和汇总，在这样的情况下导致采集范围比较狭窄，不能体现出良好的管控效果和优势，而此类情况对于高校档案管理水平的提升会造成严重影响，无法呈现出档案管理的真正效用。

1.3管理技术十分落后，并没有充分实现与时俱进

在信息化时代背景下，针对高校档案管理工作而言，在管理体制的制定和落实过程中也要充分融入信息化技术和大数据技术等等，这样才能体现出新时代背景下的档案管理效果。而从实际情况来看，很多高校档案管理部门并没有高度重视先进技术和相关设施的引入工作，在信息化技术、大数据技术应用方面比较欠缺，在软件、硬件以及基础设施建设方面存在很大问题，学校相关方面并没有投入足够的资金和制度支持，由此导致管理技术管理模式比较落后，无法体现出信息化管理效果，更没有构建专业化、系统化的数字化管理平台，由此导致工作流程比较繁琐，平台无法呈现出应有的作用，同时也降低了工作人员的工作效率和质量，这对于档案记录和管理的精准性、高效性会造成严重损害，不适应当前的档案管理要求和用户需要。

2高校档案管理体制的变革与创新策略

2.1结合新时代新要求，制定系统完善的档案管理目标

要想确保档案管理机制能够实现变革和创新，有效适应时代发展趋势，就需要确立系统完善的档案管理目标，使管理目标具备应有的可行性和实效性。在具体的目标设定过程中，要针对当前档案管理模式存在的问题或者不足进行深入分析，充分调研和考察相关影响因素，以此确保目标的设定具备应有的客观性和针对性，有效满足新时期的发展要求。在当前的高校档案管理工作中，往往更加关注档案保管，对于学生的具体情况和个性化特征往往没有进行深入的分析和着重体现，由此导致相应的档案内容缺乏应有的作用和价值，缺乏专业性和针对性，不能起到引导学生发展的作用。在这样的情况下，制定档案管理目标的过程中，就需要转变管理方式，进一步体现出档案管理的工作质量，使相关内容有个性化特征和因材施教的管理理念，结合相关目标要求促进各项管理过程中存在的问题得到充分的解决。另外，在管理目标的制定之下，也要进行目标的分解和落实，在目标的指引之下，确保相关档案管理人员能够秉持严谨认真的工作态度，充分体现出自身的积极性主动性和创造性。在目标分解时，要贯彻落实岗位责任制，确保相关人员能够明确自身的管理目标和任务要求，有效规避工作过程中出现失误等方面的问题，以目标为准则进行更有效的档案管理，并且推进各项内容。同时，结合学生的实际情况及时有效的改进和完善相关答案内容，融入学生的各类信息，以此有效规避信息内容影响到学生的工作和生活。

2.2建立健全更系统完善的当管理机制，实现统一化的管理

因为高校的档案规模十分巨大，数据众多，内容十分广泛，在这样的情况下就需要确立系统完善的档案管理制度和机制，确保相关内容能够体现出创新的效果，通过统一化的管理机制进行协同作业融合管理，同时也要结合不同的部门和学生的实际情况进行分类化的管理，通过协同作业和个性化管理，以此体现出应有的管理成效。在实践的过程中，要充分融融入信息化技术和大数据技术等等，结合学生的具体情况进行精准有效的管理，着重做好信息的收集和整理工作，然后对于学生的各类数据进行及时有效的收集，整理或者修改记录等等。在信息采集的过程中，通过大数据技术和相关手段更全面地掌握数据内容，确保相关数据更精准有效具备客观性和准确性。与此同时，在相关管理制度和机制的改进过程中，也要着重做好提前准备工作，规范管理流程，以此为基础确保各项工作有序推进。同时通过大数据技术的有效应用，使信息采集范围进一步扩大，对于档案中的各类信息，能够充分明确实现细化量化，以此体现出应有的收集和管理效率。

2.3进一步有效开发和挖掘档案管理系统，使管理机制呈现出创新成果

在新时代背景下，针对高校学生档案管理工作而言，所涉及的内容更加广泛，在具体的内容中主要包括：学习方面、体育方面、诚信方面、实践方面等一系列相关内容，此类内容对于学生的成长规律和学习生活情况进行了精准有效的记录。在针对相关数据进行收集管理的过程中，也要注重做好更新和完善工作，有针对性地结合学生的实际情况进行相对应的变动，然而如果采取传统的档案管理机制和管理模式，只是对于这些数据进行存储和保管并没有充分实现，数据的及时更新和动态管理就无法充分体现出数据的作用和价值。在这样的情况下，就需要在管理体制和管理系统方面进行不断的改进和完善，针对档案管理系统进行有针对性的开发和改进，使其不仅能够精准有效地记录学生的档案信息，同时也可以进行针对性的修改查询和增加，呈现出动态管理效果，在这个过程中需要通过信息化管理系统，有效融入云技术和大数据技术等等，高效处理相关信息，进而充分体现出数据的动态更新和应用价值。学生的就业是高校重点要解决的问题，而档案管理的相关系统能够综合分析学生的情况，结合学生的具体信息，对其爱好，特长能力，综合素质进行科学合理的分析和判断，确保相关岗位能够充分利用该系统，对于学生的具体情况进行充分的了解。同时有效掌握学生的就业目标和发展方向，进而为其提供必要的岗位，充分体现出学生某一方面的优势或者特长。除此之外，在实际的档案管理机制优化和完善方面，也要加大档案的安全性稳定性的强化力度，进一步有效利用相关技术和设施等，使档案管理更安全可靠，可以通过权限设置等防护方式来进行加密处理和安全防护，避免非法分子或者把病毒等等进入到学生档案管理系统中获取学生的个人隐私和信息，进而从根本上确保学生的合法权益和隐私权益能够得到充分的保护。

结语

总而言之，通过上文的分析，我们能够充分看出，在当前的高校档案管理体制运行过程中仍然存在一定的问题，相关管理体制和机制不够健全完善，存在很多方面的漏洞，在这样的情况下就需要着重把握时代发展趋势和新技术、新模式的应用方法，充分把握大数据时代背景下的档案管理要求，确保高校能够积极有效地应对挑战。高校应积极应对时代带来的挑战，结合学生的实际情况和档案管理现状，进一步融入新技术和信息化管理模式，通过专业化个性化、统一化的管理，使档案的收集整理、管理和利用更科学合理，有效满足时代的发展要求和档案管理需要，要开展工作变革，制定有效的管理目标与全面的管理方案，利用新平台提高工作效率，保证档案中记录的信息符合学生的实际情况，并做到安全的存储和管理，从根本上体现出档案管理的作用和价值。

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作者简介：杜晓丹（1981--），女，江苏沛县人，硕士研究生，助理研究员，研究方向：高校管理、教育管理。