基于网络环境的高级技工学校档案安全管理研究

李爱芹   武伟

山东医药技师学院

摘 要：社会科学技术处于快速发展的阶段，计算机技术被广泛运用到社会各个领域当中。在学校办公自动化的推进过程中，档案信息化建设和优化被推上日程。在网络环境下，信息技术在高级技工学校档案工作处得以广泛运用。在为人们添加便捷的同时，网络化建设也带来很多不确定因素，档案信息的安全受到了威胁，需要加强高级技工学校档案安全管理工作。鉴于这种情况，本文针对基于网络环境的高级技工学校档案安全管理进行分析探讨，旨在为提升档案信息化管理提供参考建议。

关键词：网络环境；档案安全管理；素质；硬件环境

高级技工学校档案在学校的教学、党政管理和科研过程中具有较大的作用，是重要的参考资料。目前，我国众多院校在档案信息建设方面不断优化和发展，互联网已经渗透到校园不同领域当中，成为了难以分割的部分。在这样的大背景下，网络信息的发展对学校档案管理带来了很多变革机遇，同时也对档案信息资源的安全带来的威胁。为了更好的网络信息技术运用到档案管理工作中，需要及时解决档案安全存在的缺陷。

一、制定电子文件信息安全规范

为了保护档案电子文件的相关信息，应当制定科学合理的电子文件信息安全规定。档案信息的管理者和使用者作为信息安全的主体，应当根据规范去进行操作，它依赖着计算机系统、环境和载体的整体安全^[1]。通过制定相关安全规范和执行准则，对不同威胁进行充分考虑，不仅要包括网络环境因素、技术因素，也要考虑到人为因素，令电子文件信息安全规范具有综合性和科学性。这个规范是管理者行为准则，由于电子文件信息安全是通过计算机网络系统和电子文件载体呈现的。因此，负责档案信息化管理的技术员工、管理者应当按照电子信息安全规范进行操作，这是维护电子文件信息安全的有力方式。

二、加强档案管理人员素质

为了保证学校档案的安全，需要提升档案工作人员的工作意识以及网络技能。由于档案信息化管理和运用是实际生活较为重要的，所以档案工作人员应当在工作中具备一定的业务能力。但是部分档案工作者在思想上没有意识到自己在档案信息化管理中的责任，所以在工作过程中会影响工作效率和工作质量。在使用和维护档案信息化系统的过程中，档案人员自身的专业能力与素质会产生较大的影响，在档案信息化进程中发挥着举足轻重的作用。传统的档案管理工作主要都是通过人力手工进行管理，速度较慢。而如今高级技工学校的人员不断增加，发展进程、教学工作、教学计划等带来众多的信息，传统的档案管理方式显然不能满足现在的需求。所以在校园档案管理工作中使用计算机，可以满足新时代校园档案管理的需求。在这个过程中，档案工作人员应当学习新的知识，提升自己的业务技能，将新的知识理念和技能运用到档案管理工作中去，进而提升了档案管理工作水平。

三、提升校园数字档案信息安全硬件环境

高校网络环境建设过程中，需要考虑到信息化档案管理系统可能会面对的网络攻击和威胁，为了避免数据和资源受到破坏或者意外丢失，应当保证高校网络环境的安全高效^[2]。因此，档案部门可以去购买一些安全系数较高的网络硬件设备去建设安全的网络环境。创建防火墙模式或者物理隔离模式，根据学校人员工作职能的不同，采用分级授权的管理方式，令众多的档案信息能够在一定的授权范围内才可以进行使用，也降低了校园网络内部受到攻击的概率，令数字档案的安全得到了强有力的保障。

在网络环境下，计算机病毒对网络安全产生了较大的威胁，而学校的档案部门常常成为了计算机病毒的入侵对象。为了规避计算机病毒对数字化档案的威胁，可以采用安装杀毒软件的方式来应对。针对服务器和读者终端进行重点防控，降级计算机遭受病毒侵袭。并且定期对杀毒软件进行更新，保证杀毒软件功能的全面，在面对新型计算机病毒时可以有效应对。计算机操作系统是提升网络安全的基本条件，数字化档案系统的运用需要建立在安全的操作系统上。因此，档案部门在选购操作系统的时候，应当对操作系统的安全级别有正确的判定，并且能够迎合档案管理人员的工作需求，并且经常更新系统补丁，修复系统漏洞，使系统整体框架有着安全保障。

四、运用信息加密技术保障数据传输安全

学校的档案信息系统常常是依托于校园网来访问，校园网络环境安全，除了用户计算机和系统服务方面外，还会与数据传输过程有关。在数据的传输过程中，由于校园网节点之间会因为物理举例、通信线路出现数据被窃取的威胁，可以通过使用数据加密技术来解决这个难题^[3]。数据加密技术能够保证数据传输过程中的安全，规避危险。发送数据的终端常常会需要加密设备或者加密算法，然后借助密匙将相关数据发送出具，接收数据的一方在受到这些数据后，需要采用一定的解密程序才能够读取信息。这样一来，即便是数据传输过程中加密数据被恶意窃取，他人也难以对加密数据的具体内容进行分析和利用，进而达到保护数据的作用。在档案用户端口与档案管理系统终端进行数据加密传输，可以保证传输过程的安全，也提升了网络环境下档案管理过程的安全性。

五、引进专业网络技术人员

在进行档案网络化管理过程之中，出现众多问题的原因常常是因为缺乏专业人才，仅依靠档案人员进行网络风险的应对显然是不够的。因此，为了加强档案网络的管理安全，应当重视专业人才的选拔。在人员选择时，可以将具备一定信息技术的档案人员纳入考虑范围之中，对其进行系统化的培训，令他们可以借助网络的便捷来提升档案管理水平。但是遇到网络风险时，例如新型计算机病毒威胁的时候，普通档案人员会由于缺乏网络技能难以应对。因此，可以在档案管理工作中设置电子档案安全负责人员的岗位，专业的网络技术人员具有着较为丰富的经验，操作较为规范，在网络系统受到威胁时，他们能够凭借自己出众的专业能力进行应对，快速修复系统，保证电子档案信息系统的正常运转^[4]。

结束语

越来越多的高级技工学校运用信息技术参与到教学工作和校园管理工作中，档案管理工作的安全会影响到校园工作的多个环节，为了保障网络环境下提升档案管理的安全性，应当建立健全的电子档案信息系统，同时加强工作人员的业务能力，保证系统运转过程远离威胁，为校园档案工作的安全管理提供可靠保障。

参考文献

[1]陈小琴.信息化推动下的电子档案安全管理对策分析[J].科技经济导刊,2021,29(04):50-51.

[2]李杰,辛月,曲欣.浅析信息化背景下档案安全管理问题和解决建议[J].信息记录材料,2020,21(09):41-42.

[3]李大鹏,杨景慧.学校档案信息化建设分析[J].兰台内外,2020(20):10-12.

[4]田德君.信息化背景下的档案安全管理刍议[J].石油化工管理干部学院学报,2019,21(01):67-70.