地方高校档案信息化管理刍议

刘波

 衡阳幼儿师范高等专科学校   421001

摘要：信息化时代带来了社会环境的变迁，而社会环境的变迁往往牵引着地方高校档案管理方式的转型。文章以地方高校档案管理模式的现状为切入点，探讨了地方高校教学档案管理的几种模式，分析了地方高校档案信息化管理的方式与措施。

关键词：地方高校；档案；信息化管理

在信息化时代，地方高校档案管理部门作为高校人事、教务、政策等诸多重要方面的记录者，在现代高校体系中是不可或缺的重要部分，如何高效地进行地方高校档案管理工作是当前地方高校档案管理模式研究的重要方面。信息化概念的广泛应用为地方高校档案管理模式的优化提供了较好的思路。在大数据背景下，地方高校档案管理模式由传统纸质化管理向档案数字化及电子化管理的转变，对于提高高校档案管理效率具有重大意义。

一、地方高校档案管理模式的现状

在传统模式下，档案管理的收集环节主要是被动地接收档案资源，保管环节也是以保管传统实体档案为主，在利用环节则表现为共性的“重藏轻用”问题。

1.档案资源的接收以被动接收为主

档案资源体系建设的第一步就是进行档案资源的接收。目前，地方高校各档案形成单位根据归档范围和归档期限等要求，对需要归档的材料进行收集、分类、整理，然后将归档材料的案卷级、文件级目录录入档案管理系统，同时上传相关材料的电子版。上述各环节完成后将归档材料移交至学校档案部门进行保管。所以，对于档案部门来说就是“交什么就保管什么，交多少就保管多少”。长期以来，档案部门就是这样进行着档案资源的被动接收。地方高校档案工作者已经认识到这种被动接收的局限性，已经在“走出去”主动开展一些档案的征集和收集，但效果并不理想。这种现象的出现，究其原因还是档案部门工作人员主动性思维有欠缺，只有变“被动”为“主动”的数据化思维，才能应对大数据带来的档案工作新问题。

2.档案资源的保管以实体档案为主

长期以来，地方高校档案资源的保管都是以传统实体档案为主要保管对象，包括纸质档案、实物档案、声像档案等，其中又以纸质档案占比最多。近年来，在建设数字档案馆的目标指引下，本着“存量数字化，增量电子化”的原则，各地方高校都在大力推进档案数字化建设。即使如此，档案的数字化资源占比仍较低，主要原因在于高校档案管理部门整体投入有限，档案的数字化加工工作相对滞后，数字档案资源也相对匮乏。

二、地方高校教学档案管理模式

1.传统模式

教学档案管理的传统模式是指档案载体以教学第一手的纸质文档为主，而且档案管理为人工方式。传统模式在档案载体和档案管理上均采用了“传统’，模式，表现为档案载体没有从纸质形式有效转化为数字形式，档案管理也没有从人工形式转化为计算机管理形式。在教学档案管理的传统模式中，档案形式陈旧、信息存储效率低下、管理方法落后、档案的可利用性不高。目前，许多地方高校在教学档案管理上基木上还处于传统模式。

2.混合模式

混合模式是指纸质与数字的档案载体混合、人工与计算机的档案管理混合的一种模式。在混合模式下，教学档案中已经出现一定的数字化档案，但是数字化档案的体系不完善，标准不健全，从而导致档案形式多样化且呈现一定的混乱状态。同时，在教学档案管理方面，使用了一定程度的计算机辅助管理工具，但是层次不高，有些工具仅仅是一些基木的记录功

能，比如Excel , Word等一些简易的软件系统。在混合模式下，教学档案管理有了一定的进步，但是档案建设的质量仍然不高，教学档案的利用效率仍需进一步提升。

3.信息化模式

档案信息化是以计算机信息技术为手段，对传统档案及档案管理业务进行变革，实现从纸质档案向数字档案的载体形式转变、人工管理向计算机管理的管理模式转变，从而提高档案收集、处理、保管、利用等各个环节的效率。在教学档案管理的信息化模式下，所有教学档案均以数字内容或数字目录的形式存储在计算机系统中，档案管理各项工作将高度自动化、

网络化，档案管理效率得到极大提升。

三、地方高校档案信息化管理分析

1.加强专业人才的培养

传统的档案管理模式中对档案管理人员的专业知识掌握度要求较低，而地方高校档案管理部门在考虑人力成本的基础上较少选择档案管理的专业人才。而在大数据时代，新型档案管理模式对档案管理人员的专业知识及计算机操作水平有了更高的要求，因此档案管理部门需要加大对原有档案管理人员进行相关技术培训的投入，并大力引入档案管理专业人才，从而使档案管理人员从原有的烦琐、低效的工作方式向低工作强度、 高效率的工作方式转变。 此外， 在年龄结构方面， 当前高校档案管理人员年龄偏大，在接受新知识方面相较于青年有所欠缺，在一定程度上阻碍了高校档案管理部门的信息化进程。因此，地方高校档案管理部门应当着手优化档案管理人员年龄结构，为档案管理工作源源不断地注入新鲜血液，从而为高校档案管理部门的全面转型奠定人力上的基础。

2.建立健全的档案管理监管制度

当前，多数高校档案管理部门缺乏相应的监管反馈机制，地方高校对档案管理部门重视度不足， 对高校档案管理部门的激励制度不完善， 使得档案管理部门缺乏改进工作模式的动力，工作人员在低激励度的环境下难以主动学习，造成了档案管理部门监管无效、效率低下的现状。 因此，高校应加强对高校档案管理部门的重视程度，建立完善的监管制度， 利用完整的制度提高档案管理部门的整体效率；建立完善的安全保密系统及数字化管理平台，

对档案使用者限定严格的身份认证制度，保证档案的安全性；对档案管理人员建立投诉反馈机制及考评机制，对档案利用者的投诉及时处理并向档案管理人员反馈，定期对档案管理人员的专业知识、工作成果进行考评以对工作人员施加适当的激励制度。

3.教学档案管理信息系统建设

教学档案管理信息系统是对数字化教学档案进行有效管理的必备工具。最初的信息化管理工具可以是一些通用的计算机软件，如Excel等，可以帮助档案管理人员有效记录、查找、存储档案信息，还可以进行一些基础性的统计分析。也有一些高校采用了一些简单的档案管理系统来进行辅助档案管理，促进了教学档案管理的效率。随着互联网的进一步深化发展，基于网络的教学档案管理系统成为许多地方高校的首选。这些档案管理线上系统，在档案管理的各个环节发挥了重要作用，比如，它可以让教师随时通过网络递交第一手的教学材料，并由教师直接进行数字化录入，极大地提高了数字化档案收集的效率。各个地方高校可以根据自身教学档案建设的实际需要，选择购买或自行开发适用的管理平台，并配备相应管理人

员，提升教学档案管理的层次和效率。

四、结语

信息化档案管理是档案学发展的指南针，影响着档案管理理论体系的建构、档案管理实践方向的定位、档案管理理念的转变以及档案管理方法的取向，而社会环境的变迁引领着档案管理范式的转型。地方高校档案工作者要紧跟时代发展，转变观念，更新知识，尽快完成传统档案管理模式向大数据背景下的信息化、电子化档案管理模式转变。

参考文献：

[1]席畅.信息时代档案大数据系统建构研究[J].北京档案,2017(08)

[2]黄欣荣.大数据时代的思维变革[J].重庆理工大学学报(社会科学),2014,28(05)

[3]李佳.新时期高校档案信息化管理模式研究[J].领导科学论坛,2018(07)

刘波（1976—），女，湖南衡阳人，衡阳师范学院本科生，衡阳幼儿师范高等专科学校会计，馆员。研究方向：财务档案管理。