档案管理信息化建设路径浅述

丁艳艳、王林超、韩文杰

山东省鲁北技师学院，山东 滨州 256600

摘要：在任何学校的长期发展过程中档案管理都具有重要的价值，在整体的管理体系中发挥着十分重要的作用。但是，基于当前社会的发展，信息化的脚步已经越来越快，对档案管理信息化建设要求也越来越高。但是实际中档案管理的信息化建设方面体现出一些不足之处，导致相关的学校实际运行以及管理的效果不良好，因此需要针对档案管理信息化建设的重要价值进行分析，思考在档案管理过程中体现出的具体问题，并结合实际情况提出档案管理信息化建设的有效路径，希望能够促进档案管理信息化建设效果的有效提高。

关键词：档案管理；信息化建设；档案工作

现代社会的发展过程中产生了越来越丰富的数据信息资源，对学校的发展产生了更高的要求，需要能够采取有效的方式来完善相关的档案管理信息化建设模式和体系，探讨更加现代化的档案管理信息化建设路径，及时对信息化建设过程中存在的问题进行处理，从而能够充分体现出档案管理信息化建设的实际价值。

一、档案管理信息化建设的重要价值

一方面，通过档案管理信息化建设工作能够为档案信息的储存提供相对应的基础。在我国档案管理过程中为了全面呈现出不同的管理信息以及内容，促进学校的整体性发展，需要分析并了解在相关部门发展过程中存在的各种档案信息内容，将其通过文字、图表或者图片等多种形式进行储存，并且为后续的日常管理以及人事调动等方面工作的开展奠定良好的基础。但是在传统的档案管理工作中，纸质档案的保存与管理形式会受到自然环境以及贮存方式等多个方面的影响，导致整体的管理效果不明显。另外，传统的纸质档案管理过程中还可能会受到火灾等其他一些问题的影响，导致整体的档案管理效果不理想。但是通过基于现代计算机信息基础上开展的档案管理工作，就能够有效地防止这些问题，使整体的档案保管效果更稳定^[1]。

另一方面，通过档案管理信息化建设工作能够为档案信息的查找工作提供良好的便利条件。传统的档案管理模式中基于纸质材料进行保存的档案，对其进行应用以及查找时，整体的流程会比较复杂，难度也会比较大，同时档案的寻找效果也不稳定。但是在实现档案管理信息化建设之后，就能够基于一些信息的关键词来及时了解相关的信息内容，从而帮助信息管理人员缩减查找信息环节耗费的时间，同时也能够保证信息的准确性，提高档案信息管理的工作效率。

二、档案管理信息化建设中体现出的具体问题

（一）档案管理信息化的实际水平不足

档案管理信息化建设需要基于一些科学、合理的原则对档案管理工作提供相应的指导，进而能够使各种档案管理工作的顺利开展具有相应的保障。但是传统的档案管理过程中，虽然也应用了一些信息化技术，但是这些文档的储存模式相对来说会比较混乱，也没有经过科学合理的划分和管理，这就会导致对具体的信息文件搜索环节消耗大量的时间，同时可能会由于时间太长以及人员的更换而导致一些信息内容甚至无法找到，严重影响到相关档案信息资源的管理效果，造成资源的浪费，可能会对相关的部门产生不必要的损失。与此同时，档案管理信息化水平不足和档案管理制度体系的不完善存在一定的关联性，需要在后续的管理过程中实现计算机软件充分应用，结合传统档案管理过程中存在的一些不足之处，制定出更加有效、全面的档案管理信息化原则，保障整体的管理效果^[2]。

（二）对档案管理信息化建设的认识不足

任何部门要实现档案管理的信息化建设，都需要相关人员对其产生更加客观的了解和认知，从而能够确保相关工作的稳定开展，实现有条不紊的档案管理效果，并使各项资源能够共享。但是整体上来说，很多学校的领导人员忽视了档案管理工作的实际效果，认为档案管理工作中信息化建设环节并不重要，投入的资源不够丰富，导致整体的进展相对会比较缓慢^[3]。

（三）档案管理信息化建设软件不先进

档案信息化管理工作的开展需要基于硬件基础以及软件基础作为保障。但是实际中学校开展信息化档案管理工作的一些具体的软件和平台的更新速度相对来说会较慢，导致落后的软件设备无法和数据信息庞大、分类复杂的信息内容进行匹配，可能会有一些信息录入不全面的问题，严重影响档案信息化管理的实际效果。

三、档案管理信息化建设的有效路径

（一）完善档案信息化管理体系

在档案管理工作的开展中要充分体现出信息化管理的效果就需要对相关的体系进行完善和规范，建立相对应的管理标准。一方面，在档案信息化建设以及管理的过程中要求相关部门能够结合实际的情况来完善整体的档案管理制度和体系，要求档案管理人员以及网络技术人员之间进行联系，定期沟通并了解档案信息管理过程中存在的具体问题，要求网络技术人员向档案管理人员传授相应的信息化管理技巧，帮助档案管理人员更好地开展档案管理工作。另一方面，要求丰富档案信息化建设管理方面的内涵，建立完整的绩效考核制度，使档案管理人员在工作中认真细致，一丝不苟，使工作人员始终具有积极性，切实保障档案管理信息化建设的效果，提高档案管理的综合水平

^[4]。

（二）提高学校档案管理人员对于信息化建设的认识

需要学校的档案管理人员对于信息化的建设和管理需要产生更加客观的认识。具体来说，要求对相关的人员进行信息化档案管理基础知识的培训，使档案管理的领导人员对其产生全面的认知和了解，掌握在信息化档案建设管理过程中体现出的具体问题，结合实际情况思考有效的解决措施。进一步完善信息化档案的管理系统，在领导人员对档案管理信息化建设产生客观的认知之后，关注到信息化建设的实际效果，加快档案信息化管理的建设脚步^[5]。

（三）提高档案管理信息系统的先进性

档案信息化管理过程中，整体的系统会直接影响到档案管理的实际效果，在档案的记录过程中，针对档案的整理方面，可以借助先进的互联网技术来保障档案管理的综合效果，并提高整体的工作效率。为了能够完善档案管理信息系统，一方面需要开发档案管理配套的信息系统和软件，要求相关的研究以及开发人员能够对整体的信息系统安全性进行保障，同时还需要保障在系统内的信息存储容量丰富，防止并减少在档案信息管理过程中存在的一些问题，影响到整体的档案管理效果。另一方面，需要提高档案信息化管理系统的信息处理能力，使整个信息化系统中能够及时录入一些新的信息数据并对其进行储存，在对其整理和加工之后为后续的信息使用提供良好的便利条件，使整体的档案管理信息工作和相关部门的发展需求相匹配^[6]。

结语：

总而言之，有效的档案管理信息化建设工作的开展能够帮助提高整体的档案管理效果，使档案管理发挥出更加重要的价值。但是实际中，在档案管理信息化建设方面仍然体现出一些不足性，影响了整体的档案信息化管理稳定性，因此需要对其进行重视，思考更加有效的信息化管理模式，提高信息化档案管理人员的综合素质水平。

参考文献：

[1]符永照.事业单位档案管理信息化建设路径分析[J].城建档案,2019,12:16-17.

[2]陈红.城建档案管理信息化建设路径探索[J].城建档案,2020,02:11-12.

[3]高彦东.浅谈医院人事档案管理信息化建设路径[J].兰台内外,2020,15:52-53.

[4]董军莉.企业档案管理信息化建设路径研究[J].办公室业务,2020,17:70-71.

[5]张冉.中职学校档案管理信息化建设路径研究[J].开封教育学院学报,2019,3909:249-250+273.

[6]刘建民.河南省高校档案管理信息化建设路径研究[J].兰台世界,2017,17:53-55.