论某办公自动化系统白皮书

黄俏峥 1 罗伟泰 2

广西自然资源职业技术学院 南宁 530100

摘要：一运用文献资料法、问卷调查法、专家访谈法、数理统计法等研究方法，将影响某办公自动化系统发展，提出对策。

关键词：某办公自动化系统；发展；；影响因素；对策

1. 前言

随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得Internet/Intranet正逐渐成为企业信息化建设的有力工具。围绕“政府上网”、“企业信息化工程”两大主题，科联推出了某办公自动化系统。该系统是采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平台，针对企事业单位内部的管理流程，设计而成的一套方便、稳定、实用的办公自动化软件。包括公文管理、个人办公、事务请示、消息中心、通知通告、电子表单、统计报表及系统配置等功能模块。其友好的界面、严谨的管理结构，充分担当起了机构中各个管理层的各项工作，不仅是企事业单位员工工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导做出英明决策的左右手。她使复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化，大大提高了单位各部门的工作效率。

2. 系统简介

“某OA”是一个以日常办公管理事务为中心，通过引入数据权限和功能权限对不同部门及员工进行权限划分，以实现信息、管理、服务协同工作的办公管理平台。通过对公文管理、个人办公、事务请示、消息中心、通知通告、电子表单、统计报表等日常办公内容的管理，实现对企事业单位日常办公工作的全面管理，并能规范办公流程，提高管理水平和管理质量，准确分析决策，达到全面提升单位办公效率的目的。

3. 系统架构

系统采用 SOA的体系结构，遵循AOP的设计理念，使系统各个部分相对独立，又可通过公共的接口设计互相协调工作。

系统以基础公文库为核心数据库，通过与结构化数据、非结构化数据的相互关联构成系统的数据层，为上层的业务逻辑提供数据支持。

基础配置为系统提供了底层系统级管理，如公文的文号管理、公文打印模板管理等功能。

业务层OA系统的业务的使用需求，通过基础平台与数据库进行交互，完成对公文的相关操作。公文查询、统计报表支持全文检索、关键字检索、条件组合模糊查询等方式。

身份验证、系统安全管理层通过身份验证的手段保证公文操作的确定性。通过系统安全对系统中公文处理的真实性、有效性，输入数据的正确性、规范性等功能进行安全管理。

每个功能组件都是独立的，各个功能组件之间通过接口进行交互、调用，形成一套完整的办公自动化系统。

4. 主要功能特点

整个OA系统将建立在应用支撑平台之上，应用支撑平台提供各类组件便于快速集成或是扩展系统功能。应用支撑平台主要为应用系统提供诸如统一身份认证、系统配置管理、office组件、安全审计、服务调度、统一消息等组件与功能。

1. 1. 公文管理

公文管理主要提供发文管理、收文管理、督办管理、会议纪要管理、文号管理、稿纸打印模板管理、套红打印模板管理、公文查询统计等常用的行政办公管理功能。正文支持在线office编辑，支持电子签章与手写签批接口。

1. 2. 个人办公

个人办公是提供日常办公所需要的所有常用功能，包括待办事宜、已办事宜、待阅事宜、已阅事宜、个性设置、日程安排、代办授权管理、常用意见管理、公共与个人通讯录、个人邮件等功能组成。

1. 3. 事务请示

事务请示主要提供事务申请、请示类型等管理功能。

1. 4. 督办管理

督办管理人员填写拟办、立项、交办、催办、办结时限等事项的基本信息后，发送给相关的领导或部门进行审核、签批、传阅、送办、过程监督、管理（任务制定、任务分派、任务执行、任务监控、任务评价等）等操作。最后由督办管理员进行督办的办结、归档，也可由系统自动归档，进入系统的预归档库。

1. 5. 通知通告

通知通告主要提供公告管理、通知管理等管理功能。通知通告子系统包含通知模块与通告模块，办公室或系统管理员向系统用户发送通知或通告，可指定范围个人、部门、全单位。通知通告支持附件、样式编辑器。支持查询统计通知通告的查阅情况。

1. 6. 消息中心

消息中心是系统向用户发送提醒与通知的管理平台，主要包括手机短信、内部邮件、系统信息等管理功能。可提供与其他系统集成的接口，通过该接口，各应用系统的消息（待办提醒、订阅信息、通知等）可以通过消息平台发送到用户的多种客户端（协作客户端、邮箱、手机等）。统一消息平台支持HTTP、HTTPS、RMI、SMTP、SOAP等多种传输协议，支持WEB SERVICES，支持CA证书及SSL链路加密及对关键数据的签名和加密。

1. 7. 电子表单管理

电子表单管理主要提供表单设计、表单引擎、表单填报、表单中心等管理功能。通过可视化的设计工具，所见即所得的设计方式，可以快速制作仿真纸面效果的电子表单；制作好的电子表单由表单引擎解释运行，满足用户数据采集、上报、流转、查看、打印需要；表单中心提供表单管理、仿真和表单授权功能。电子表单本身将安全和访问控制到角色层次，并不涉及用户，用户在构建应用系统的时候，完全可以采用第三方的安全解决方案，通过第三方的安全认证体系保证用户身份的正确性。

1. 8. 统计报表管理

统计报表包括报表设计器，报表引擎、报表WEB展现三部分组成。报表设计器：支持定义多种数据库的连接，通过内部报表运算引擎机器提供的强大的系统函数，进行数据的分组、排序、过滤、汇总、连接等运算；同时内置对JavaScript脚本语言的支持，可使用JavaScript函数对报表进行二次处理；支持二维和三维的柱状图、饼图、折线图等常用图表样式设计；支持报表的多源分片、不规则分组、动态间隔运算、横列对称等复杂格式的设计。

1. 9. 流程管理

流程管理主要实现对各种业务流程的定义和管理，例如收文流程、请假流程等，支持可视化操作，支持拖拽，支持定义流程节点及流程过程控制。支持节点条件触发提醒，例如短信提醒、邮件提醒等。主要包括工作流引擎、工作流定义、管理工具等管理功能。

1. 10. 安全审计

提供独立的审计管理平台，审计记录布置在应用层，与布置在数据层上的数据库日志形成互补性支持。审计记录构件自动拦截用户的所有操作需求，以及操作过程与数据库的反馈信息，实时动态记录，建立审计日志数据库。

日志数据库提供详细的登录、检索、访问、改动日志，系统能自动记录用户或者访问者的每一个操作。对日志可以进行查询、追踪、备份和安全审计。安全审计管理模块将详细记录用户的详细情况。

1. 11. 系统管理

系统管理模块主要包括组织机构管理、人员管理、系统角色管理、业务角色管理、群组管理、授权管理、资源管理、代码库管理等系统管理功能。

5. 扩展应用

   1. 文件在线查阅系统

提供了文档云端查看预览功能（与百度文库类似），支持办公文件、图片、设计文件、图纸、压缩包、归档邮件网页、多媒体等各种文件在线预览，支持桌面、手机、平板多种浏览器环境。

1. 2. 全文检索库系统

实现对系统内结构化数据和公文、文件资料、word等资料进行全文检索，包括关键字检索、模糊匹配检索、多条件检索等检索功能。检索结果需显示资料的简要说明，并对检索条件在检索结果中用红色字体标出。全文检索根据资料的安全等级、检索人员的操作权限进行绑定，检索人员只能检索本人权限规定范围内的资料。

1. 3. 文件资料管理

文件资料管理包括个人文件管理、单位文件管理、文件夹管理等功能模块。用户可自行维护个人文件夹，文件夹可以多节点扩展。个人文件夹存放个人日常工作积累的资料，如收发文办结后存入相应的文件夹下，也可上传本地文件。单位文件由单位管理员统一管理，可面向单位全体成员开放。个人文件与单位文件管理可通过全文检索实现关键字、组合等查询。

1. 4. 行政管理系统

行政管理主要提供会议室管理、接待管理、车辆管理等管理功能。

1. 5. 移动办公系统

移动办公主要是通过移动网络实现手机、平板等移动终端等实现移动办公，支持android、IOS、windows phone等移动平台。移动办办公系统支持手写签批，字迹保留。

1. 6. UKEY认证系统

数字证书用于内部和远程移动办公用户接入身份验证。利用CA证书系统，在终端部署Ukey或软件证书载体，通过CA认证网关和数字签名服务器验证，实现网络和信息的机密性、完整性、不可抵赖性、身份认证和有效授权。

1. 7. 手写签批系统

手写签批系统包括PC手写签批与手机手写签批。PC手写签批可与手写输入设备进行整合，也可支持鼠标签批。PC手写支持处理签签批与正文签批。支持WORD文档在线编辑，痕迹保留、手写批注等功能实现政府文件的编辑、审核等。批注后的文档可转换成PDF格式保存。

1. 8. 电子印章子系统

模块包括服务器平台及客户端。具备印模管理、印章管理、日志管理、文档管理、打印管理、用户管理等功能。

支持所有的可打印文件格式doc/wps等办公软件；支持缩略图、书签视图、用户视图；支持连续页滚动；支持字体嵌入和补字功能；支持字体平滑；支持文件的合并、拆分；支持电子表单；支持另存为Word,PDF,EXE方式，方便文件交流；支持浏览器自动下载安装(签名通过微软认证证书，客户透明安装)；支持页面自由缩放(通过鼠标滚轮)；支持页面局部放大；支持IE自动浏览(MIME)；支持各种图像、办公文档、PDF等文件直接读取；支持USBkey智能卡存储；印章数据加密、签名；支持服务器加密存储；支持印章雾化；

6. 产品+定制的方案实现单位信息化服务

   1. 满足系统快速建设的需求

使用成熟的产品为基础。借用已经实现的接口，无需对协同平台的工作流整合等基本接口进行设计，从而缩短了设计周期。避免了重复的基础功能编制，让系统建设直接从满足用户单位特定需求的部分开始定制，使开发时间大为节省。由于成熟的产品经过多方测试，在系统的整合和测试只是针对定制部分，这样在很短的周期内就能完成测试。

1. 2. 提供可靠系统稳定性

成熟的产品经过多次的测试，和成百上千的客户应用验证过。产品部分的代码以及产品的接口都是经过实践的验证。以产品为基础的应用开发保证了基础系统的稳定性和可靠性。定制开发的部分由于是按照接口规范来定制的，所以其操作在一定的范围内，容易好地控制质量。

1. 3. 减少系统长期维护的代价

由于定制部分是基于系统的接口部分开发的，所以定制部分无需改动，就可以随着产品的升级而增加新的功能和修正产品部分的Bug。

产品化的优点：易实施、易维护、长期升级的优势

注：（项目信息：广西科技基地和人才专项《十百千知识产权（专利）人才培养——广西十百千知识产权（专利）人才培养研究》 项目编号：桂科AD16380229）