加强出生医学证明档案数字化工作实践分析

陈 莹

常州市金坛区人民医院 省市：江苏省常州市 邮编： 213200

【摘  要】 《出生医学证明》是依据《中华人民共和国母婴保健法》规定，由依法许可的医疗保健机构出具的新生儿法定医学证明，是新生儿作为登记户籍、获得保健服务、证明血缘关系的法律文本，对于规范出生户口登记，依法加强母婴保健工作十分重要。它作为“人生第一证”，在公民入学、出国、遗产继承等方面也发挥着重要作用。要加强出生医学证明的档案管理。一是提高认识，加强领导，强化《出生医学证明》档案管理的思想意识。二是提高档案管理人员素质。三是加强监管力度，确保《出生医学证明》档案规范化。
【关键词】 《出生医学证明》；档案；管理

 引 言

《出生医学证明》是具备法律效力的文件资料，是我国公民重要的档案资料，并且是不可以更改的。近年来，随着我国计生工作逐步完善，《出生医学证明》档案在管理方面取得了很大的成效，但仍然存在一定的管理不规范问题需要进一步优化完善，以提高我国公民户籍资料的档案管理水平。

1 实现数字化出生医学证明档案管理的意义

1.1 对档案的安全管理具有促进作用

在日常的《出生医学证明》档案管理工作当中，纸质的档案是交由各自的单位来分散保管的，但是诸如库房换址或者是房屋的改迁情况，都极易引起档案的损坏或者是丢失。因此，对档案施行数字化管理，可以有效保证档案的安全性。此外，还需要指定专门的人员来对数字档案进行日常的管理与维护，尤其是在一段时间之内要定期对系统进行检查，进而确保数字化档案的安全管理。
1.2 有利于办公效率的提高

对于《出生医学证明》档案管理来说，信息化的管理方式是将保管着的实体文件向着数据信息的一种转化。它可以加快对所需信息资料的查询速度，大大地节省了信息查询的时间。在进行档案信息化管理的进程中，它的检索工作效率有了相当程度的提升，而且检索的范围也得到进一步拓宽。档案的信息化实现，使得关键信息的搜索和查阅实现了网络互联化，能够使得地域之间实现信息的沟通和借阅，大大地方便了彼此间的交流。另外，这样的做法也缩减了对信息资源的二次编著时间，大大地节省了工作时间，也提升了工作效率。

2 出生医学证明档案管理存在的问题
        2.1 保管期限不明确造成遗失

2018年，国家卫健委及国家档案局联合印发《关于加强孕产妇住院分娩相关病历管理的通知》要求，调整出生医学证明、孕产妇住院病历、分娩登记本归档期限为永久保管，不得销毁。但是，在此之前，相关出生医学证明文件只是依据病历保管期限保存30年，导致很多医院30年之前的孕产妇分娩病历、分娩证明等资料已经遗失，造成不可挽回的损失。

2.2 档案管理移交制度不完善

档案移交过程出现问题是比较常见的，很多档案管理人员缺乏系统性的培训，在移交和使用等方面较为随意，在出现突发状况时也缺乏应急处理能力。同时在档案移交和归档过程时未达到档案管理信息化建设要求。如部分机构不能有效使用计算机网络信息化管理模式对档案进行移交管理和联网归档，使《出生医学证明》的管理效率降低，增加了档案管理工作的工作量和人力成本。此外，在档案管理移交过程中，缺少完善的移交管理流程，容易出现部门之间责权不明相互推诿的情况发生，也不利于《出生医学证明》管理工作的开展。

2.3 数字化程度低
过去出生医学证明为纸质件，且是手工填写，容易出现字迹不清晰等情况。在审批流程中涉及大量线下流程和纸质材料的提交，因此存在管理效率低、成本高的问题，且制假造假现象层出不穷。随着信息化在医院发展中的不断推进，我国多数地区已实现出生医学证明线上申领、发证。但由于我国出生医学证明数字化工作起步较晚且各地区卫生信息化建设进度不一，很多资料出现缺项、漏项的情况，出生医学证明整体数字化程度还较低。

3 数字化出生医学证明档案管理对策研究

3.1 提高管理部门的重视程度

主管部门重视是做好出生医学证明档案数字化工作的有力保障。只有将《出生医学证明》档案纳入民生档案，做到用之于民，在工作开展中解决保管利用经费，加强各部门之间的协作才能保证工作成效。首先各医疗卫生单位按照各级卫生主管部门的要求，按各自职责做好出生医学证明档案的收集、整理及归档工作，为开展数字化工作做好准备。其次卫生主管部门和档案局要紧密配合，联合组建数字化工作团队，负责出生医学证明的扫描录入，为后期档案利用提供支撑。

3.2 做好《出生医学证明》档案移交工作
随着社会管理水平的不断提高，民生档案资料的重要性越来越明显，许多档案馆十分重视对民生档案的接收。一方面，是为了更好的保存和利用这些民生档案资料。另一方面，它可以丰富馆藏，为广大人民群众提供更方便快捷的查询途径。因此，医院综合档案室应及时将《出生医学证明》档案移交上级档案管理部门。各级档案管理部门要指导和监督医院进行档案资料的移交工作，并积极配合开展《出生医学证明》接收工作，更好地维护民生档案，使《出生医学证明》档案资料在我国户籍管理和卫生文教事业中发挥更重要的作用。

4 成效分析

4.1 实现了档案安全管理

首先，纸质档案原先由各单位分散保管，如遇房屋改造、库房搬迁等情况档案极易丢失或破损；对纸质档案进行整理后向档案馆移交统一保管并完成数字化扫描，档案不易遗失更不会破损。其次，公众到档案馆查阅数字档案，必须出示本人身份证或其他有效身份证明材料，在提供了利用成效的同时确保了档案的保密性。最后，档案馆专人负责数字档案的管理、利用及相关系统维护，特别是对服务器、计算机等硬件存储设备及档案资料保管环境进行定期检查和清理，确保了数字化档案信息的安全。

4.2 可以加强档案资源的共享

在当今社会信息化高速发展的环境背景下，实现资源的共享与利用，可以从侧面降低出生档案信息的孤岛问题，它在减少档案的丢失与损坏方面具有重要的意义。这样的信息化管理方式，可以改变原有的档案封闭管理的传统模式，从而使其向着更加开放化和便民化的方向发展。这样的管理方式，打破了档案管理的空间限制，也改变了时间局限，有利于充分发挥出档案的信息化特征。
        参考文献：
        [1] 范鹏.民政档案服务民生的“变”[J].中国民政，2018（18）：27.
        [2] 王丽玲.出生婴儿类档案在医院档案中的应用[J].临床医药文献电子杂志，2018，5（28）：174-175.
        [3] 符穗湘.出生婴儿类档案在医院档案中的应用[J].办公室业务，2016（17）：107.
        [4] WS/T483.2-2016，健康档案共享文档规范　第2部分：出生医学证明[S].
        [5] 李明强.健康档案数据仓库构建及数据挖掘技术研究[D].重庆医科大学，2011.