企业档案工作的创新与发展

潘梅仙

江苏省丹阳市房产管理处 江苏省丹阳市 212300

摘要：在我国进入21世纪快速发展的新时期，从实践角度总结“十三五”期间我国企业档案工作所采取的一些值得总结的手段、措施和做法，找出若干规律性东西，在“十四五”规划中运用，从而促进企业档案事业更好地发展；基于对“十三五”期间有关工作的总结，对“十四五”企业档案工作从实践角度作了展望，分析了“十四五”企业档案工作可能的特点、方向及重点内容。

关键词：企业档案；档案工作；创新

引言

企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产经营和管理的基础工作。企业在各项工作和活动中建立健全文字材料和档案管理工作机制，为企业发展提供了有效服务，也为企业管理高层了解企业整体经营状况、调整经营策略提供依椐，为经营决策提供支持性依据。同时也为社会各方准确认定企业经营成果，与企业进行有益合作奠定坚实的基础。

1国有企业目前档案管理的情况

目前我国有数量众多的国有企业，在中央或地方政府的指导下，实现了多元化经营，而这类国企也逐渐发展成为企业集团，目前已经成为我过经济市场的中坚力量，为我过经济的发展起到了不可或缺的重要作用，随着科学技术的不断发展，企业的管理也逐渐向现代化、科学化转变，以企业的档案管理而言，伴随着信息技术的不断革新，与传统管理方式相比有了翻天覆地的变化，特别是规模较大的集团公司，档案管理有着一定的复杂性，因此亟待对管理进行升级。本文主要针对国有企业集团的档案管理工作展开研究，这类集团拥有一定数量的分公司或区域公司，这些公司中，大部分自负盈亏，具有相对独立的地位。而这类企业集团的档案管理情况主要有一下几个特点：一是集团公司在档案管理中，对下属的各个二级单位档案管理具有监督的权利，与此同时，集团公司下属的各公司在档案管理中也具有较为独立自主的权利，这是因为国有企业集团下属的众多单位中，大部分都具有独立的企业法人；二是集团公司与下属各个单位中，档案管理情况和水平大有不同，一般来说，集团公司的档案管理工作开展情况较好，相应的档案管理设备和水平也较为先进，而且随着多年的发展也都有科学的管理制度，但是集团公司下属的各个单位由于其生产经营规模较小、部门职权不清晰等原因，因此甚至有些单位甚至没有专人进行档案管理，硬件设施也较差；三是集团公司下属的各个单位在档案管理的分类方面比较混乱，并未完全按照国有企业档案分类规范对档案进行分类，这样造成的后果主要有两个方面，一方面在检索档案时费时费力，另一方面也会造成档案的丢失，为企业造成严重的损失；四是集团公司下属各单位区位因素导致的，由于各单位根据生产经营的侧重点不同，处于不同的区域，甚至有些较大的国有企业还跨越了不同的省份，因此集团公司在对下属单位档案监督工作的开展产生了较大的阻力。

2企业档案工作的创新与发展

2.1转变传统观念，提高信息化意识

想要做好企业档案管理的信息化建设，就需要转变传统的观念，树立档案信息化的决心，从意识上认识到档案信息化管理的重要性，逐步实现传统管理向信息化管理的转变。对于档案管理的信息化要重点关注资源整合、资源共享意义和作用，制定整体解决方案，将档案信息化作为公司管理水平推动管理水平升级的重要抓手。档案工作者也要积极接受信息化工作方式，认清档案发展的大方向，加强工作责任感，树立现代化管理理念。通过领导与职工的共同努力，实现档案信息化建设的进一步发展。

2.2坚持档案管理服务好企业管理

坚持档案管理服务企业管理，企业档案才会一个良好的生存环境，并为企业利用者提供服务。在新形势下，企业档案要不断开拓进取，紧紧跟上企业发展的步伐，突出重点，做到行业中工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里，切实为生产一线服务。因此，加大对本企业现有档案的收集力度，扩大收集范围，拓宽收集渠道，充分做好档案的收集整理归档工作。有时候收集来的材料往往是零散的、无序的，不利于档案的开发和利用。所以，档案工作就要从广泛的信息中选出有保存价值的信息，依据一定的原则方法，进行科学分类、系统组合排列，以保持文件的历史联系和形成规律，使其有序化，成为有价值的信息，经过鉴定，用科学的方法加以妥善保管，为开发和利用档案信息提供可靠的保证。档案信息资源要通过利用才能实现其自身的价值。在利用信息资源的同时，我们必须注意保证档案资源的完整性与安全性，避免档案流失。

2.3打造高素质档案管理人才

要打造一支高素质的档案管理人才队伍，首先需要企业对档案管理真正重视起来，只有上层领导从思想上意识到档案管理的重要性，才会积极推动档案管理工作的升级，也会带动更多的高素质档案管理人才加入到档案管理工作中去。另一方面，应该对档案管理方面的专业性人才进行引进，增加档案管理工作的新鲜血液，引入高素质专业性的档案管理人才，将专业的事情交给专业的人去做，才能真正发挥其作用，提升档案管理工作的整体水平。除此之外，还应该对档案管理人员进行统一培训，培训内容除了相关的档案管理法律和企业规定之外，还要对档案管理工作的方式方法以及多种专业知识开展培训，培训结束后要进行考核，根据考核结果落实相应的奖惩措施，从而激发档案管理人员学习的积极性。

2.4丰富企业档案室的内涵

在国外，有的档案室工作统称记录管理部，重在记录管理的合规，工作范围超出国内的档案室。因此，要树立半现行期文件治理理念，对档案室赋予新的内涵，赋予档案室记录管控职能，对记录在归档前进行统筹、优化管理和建立关联关系，而不是仅仅是收、管、用。辽宁本溪钢铁公司ＥＲＰ由于运行时间长，形成数据理大，系统负荷较重，拖累系统运行效率，数据严重冗余，关联性差，错误数据多，数据管理困难重重。在档案部门介入该工作并对ＥＲＰ数据实现归档后，大幅度降低数据冗余，提高了数据质量，大幅度减轻ＥＲＰ的数据负担。有的企业档案部门已尝试开展数据管理工作，取得了一定成绩和经验，值得广大企业档案部门借鉴。这些都是赋予档案室工作新内涵的很好的例子。

2.5持续推进企业档案工作的数字化转型

推进企业档案工作数字化转型，首先要通过提高管理能力实现企业档案工作对电子文件、企业数据、知识等的管理，为企业的数字化转型和发展提供更加优质高效的服务。要继续开展传统载体档案数字化工作，在中央企业要实现所有传统载体档案的数字化。要根据国家的部署，开展突发事件档案专题数据库建设，提升企业档案工作在应急管理中的能力。电子文件单套制归档和电子档案单套制管理实施范围要由会计系统向管理系统、工程技术系统、科研项目管理系统等业务系统扩围。

结语

管理人员需要加强档案管理的信息化水平，不断提升档案管理的效率和质量已经成为未来档案管理的必然趋势。综合分析档案信息化管理现状，为进一步加强档案信息化管理水平，应当适当引进和培养一批素质过硬、专业水平高的档案管理人员，同时转变公司档案管理人员及员工的意识理念，将信息化融入到日常的工作中，加快推进档案信息化建设，改善档案信息服务。

参考文献

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