新时代档案管理工作的创新探究

黄正祥

曹县人力资源和社会保障局

摘要：随着经济水平的发展和信息技术的腾飞，学校档案管理工作也要适应时代的要求进行改革和创新。在新时代，档案管理工作也面临着挑战和机遇，只有加快改革步伐，推动技术创新，提升管理人员的综合素质和能力，建立起信息化档案管理制度，才能逐渐适应不断变化的信息技术环境。本文通过提出档案管理工作存在的问题，从而探索新时代学校档案管理工作可实现的创新途径。

关键词：新时代 档案管理 创新探究

在信息高速发展的背景下，学校传统的档案管理逐渐被社会淘汰。手工的收集、整理和查询不及网络收集、整理和查询速度快，人们更多选择在档案系统上浏览和查询电子目录及电子文档内容，而不是拿着厚重的图纸或纸质档案。在这样的情况下，学校档案管理工作必须建立起数字信息化档案管理制度，逐渐适应时代的变化和发展。同时，学校档案在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，也需要提供具有本地化特色的多元服务，从更深层次上，挖掘档案管理真正的文化价值，与各方资源实现对接和共享，更好地服务于社会。

一、档案管理工作的重要性

有序的档案管理工作可以为有关单位人员在决策时，提供资料和依据，还可以梳理脉络，优化信息资源。但是随着市场经济改革的深入，档案管理工作也被要求从传统向着具有创新性、复合型、多元化等特色进行转变，才能更好地为社会服务，适应新时代的需求。

二、档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理工作不重视

许多管理者对档案管理工作不够重视，认为这种资料数据管理，没有什么价值和意义。所以在档案管理工作进行改革的时候，管理者并不愿意投入很多人力、资金和资源。然而档案管理工作的开展又离不开制度、内容、方法等方面的保障，管理者对档案管理工作的理解和认知的缺失，为管理和发展带来了阻碍，也影响了档案管理工作的社会功能以及价值的实现。

（二）缺少专业的档案管理人员

当前缺少专职专业的档案管理人员，很多档案管理人员，是由其他岗位的工作人员进行轮岗兼职，人少，事多，而档案管理工作本身具有连贯性，很多档案资料需要长期保存，而且档案的内容有党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基建类、设备仪器类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物等，种类繁多，复杂。从管理、分类到入档都需要大量的时间和操作来完成。

如果由临时兼职的档案管理人员整理档案资料，会随着人员的调岗离职，造成继任人员难以上手和查找前任保存的资料位置，也不能保证档案的完整性、连续性，整理质量不能保证。

纸质档案电子化过程中，传统纸质数据和电子数据在衔接上也存在一些不足。但是很多档案管理者，又恰恰不具有数据迁移、新时代数据信息技术管理的经验和水平。除此之外，随着网络的发展，数据量也在持续增长，这种情况下，除了需要重视档案资料的存储，还需要注意档案信息的安全性。所以，具有专业知识的电子档案存储安全人员依旧缺乏。

（三）档案管理效率低下

档案管理工作，需要由工作人员对其进行有序的管理，包括资料文书的分类、收纳等工作。为了方便人们进行查阅，管理工作人员需要不斷地投入精力，完成各种收集、分类归档、录入工作。这不仅给工作人员增加了工作量，也不符合经济效益。

如果不能采取相关的措施，在信息量爆炸的现在，不仅不能提高档案管理工作的效率，也会降低整体管理的水平，使工作节奏无法跟上时代进步的步伐，工作管理推进不断受到制约。此外，档案管理系统与办公自动化系统脱节，导致档案管理工作也缺乏科学的信息化管理手段。虽然也有些部门对档案管理进行了基础设施建设配备，但是实际运用时，依旧是简单的目录管理系统，缺乏整体的联网、系统接口，导致档案收集、搜索和对数据库的有效利用，档案资料的归档模式烦琐，既不能满足多元化的档案管理需求，也降低了档案管理效率。同时，各个部门的信息资料库独立，没有形成共享。

三、档案管理工作的创新探究

（一）构建完备的管理体系

在信息时代和大数据的背景下，进行档案管理工作的信息化改造是时代的趋势和必然。档案管理工作，首要任务是收集文献资料，对其进行分类与归档，通过把纸质资源变成数字信息资源，做好信息化的档案管理服务。

档案管理部门还应做好软硬件配套设施的配置、改造和升级工作，坚持对现有技术进行改造，引入先进技术，为档案管理工作的创新性发展奠定基础，提供支持。

一般是根据档案资料的内容进行分类归档，同时也需要兼顾档案查询使用用户的需求、使用习惯、关键字搜索情况，从而建立档案数据查询系统。

在构建自身系统服务的基础上，组织各部门、二级学院进行跨部门合作，由办公系统接口，直接导入各单位、部门的档案资源，建立档案资源共享平台，通过导入资源，加强合作共享，为用户提供更加便捷的收集、整理、查询途径，提升公共服务的水平，提高服务效率。

引入管理工作的评价体系，不仅可以通过评价体系接受这种外在的监督，从而发现自身的问题，及时做好改进工作，还可以加强与用户的交流互动，在交流中，挖掘用户真正的需求，推动档案信息化管理体系进入更深层次的改造。档案管理工作，除了提供服务，还需要收集最新的行业信息，结合自身改造的经验，为管理层决策提供依据。

档案管理工作需要与办公自动化系统进行合作，因为档案管理工作属于社会性服务，非营利性质的服务，这就需要办公自动化系统的支持，开展各种收集活动，推广档案管理，让更多的人了解到这个工作，认识到这工作真正的意义和价值。人们也可以通过参与收集，真正感受到档案中那些历史文化的魅力。

新时代的档案管理工作，不仅是对现有信息资源的梳理，也需要建立有特点的档案管理工作，即根据所在地的特色和文化，建设有地方特色的档案管理。

（二）提升管理人员的水平

要提升管理人员的水平，首先要让管理人员明白档案管理工作真正的意义和价值，让其明白档案管理工作不仅是资料整理归档的工作，还是通过规整这些档案资料，保护历史文化。让工作人员真正意识到，档案资料是文化价值所在，才能鼓励他们树立正确的档案工作意识。

在招聘过程中应尽量选择从档案管理专业毕业，或者多年从事管理工作的人员，同时，这些人员还需要掌握一定的信息技術能力，方便后期进行在职培养。此外，针对已经在岗的管理人员，需要他们提高自身的技术技能，参加专业知识培训，提高档案归类的能力，加强档案信息化管理水平，在平时的管理工作中，运用现代化管理技术，使档案资料发挥作用。

（三）注意档案信息的安全

除了需要安排专职档案管理人员从事信息化管理工作，还要不断加强网络信息安全意识。首先需要定期做好本地备份，防止原始资料被恶意篡改、损坏和丢失。同时对用户权限进行控制，需要验证用户登录的信息，限制访问和阅读权限。其次需要更新系统数据，加强防火墙，安装补丁，提升系统的安全性和稳定性，减少外来攻击的可能。采用密钥、数字签名等手段，加强安防保护。

四、结语

档案的利用要不断满足人们对档案和学校公开信息的需求，提供“广、快、精、准”的档案服务，发挥档案存凭、留史、育人的独特作用，保障查档效率和服务质量，对社会的发展十分重要，是社会文化建设的重要组成部分之一。随着时代的发展，档案管理工作只会对社会大众的作用越来越大，即使现在还存在诸多不足之处，但是随着不断地进行改进，提高工作效率，终会更好地为社会服务，推动文化建设发展。而作为档案管理人员，也需要不断创新，将管理理念与新时代需求进行匹配，充分运用自身的管理知识，配合信息化技术手段，将档案管理工作的价值和作用发挥出来。

参考文献：

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