档案管理基础工作在现代档案管理中的作用研究

叶长虹

南岗区委老干部服务中心 黑龙江 哈尔滨 150001

摘要：档案管理工作在各领域中都是重要组成部分，并逐渐引起各领域关注与重视。在现代档案管理工作中，档案管理基础工作是重要组成部分，并对整体质量与效率有直接性影响，还需不断规范档案管理体系，具备专业化管理人员，在日常管理过程中详细分析基础工作，可在分析过程中及时发现问题、解决问题，避免影响档案管理工作效率。同时，还需加大建设力度，引进先进技术，有利于对管理模式创新，为现代档案管理稳定发展起到促进作用。

关键词：档案管理；基础工作；现代档案管理

档案管理基础工作，对现代档案管理整体发展产生巨大影响，还需引起管理人员重视，详细分析档案管理基础工作内容，完善其工作流程，创新人工管理模式。基于信息技术影响下，为便于对档案信息管理，可通过利用信息技术提升整体工作效率，还有助于优化档案管理基础工作流程，减少不必要的中间环节，是提升现代档案管理工作效率基础条件之一。同时，以提升现代档案管理工作技术水平分析，可使档案管理工作人员对档案管理基础工作极度重视，在对其分析阶段及时可发现问题、解决问题，从而避免影响现代档案管理工作创新发展。

一、现代档案管理工作发展情况

现代档案管理工作内容较为复杂，无论管理档案类别，还是信息内容查询、资源应用等，都会极易受到各项因素影响而无法确保整体质量。虽然各领域对档案管理工作提高重视度，并加大对其管理力度，但是整体实施效果并未达到预期标准，还有待完善。

(一)管理工作秩序待完善

现代档案管理工作开展，最主要的影响因素之一就是管理工作秩序待完善。秩序，是档案管理基础工作实施前提，要结合档案管理工作实际情况与标准要求全面分析，通过注重细节及基础工作控制，才能避免对后续工作进度造成阻碍。而在基础工作实施过程中，却极易因为档案管理基础工作秩序不完善，使档案管理工作处于混乱局面^[1]。关于档案未进行分类管理，只是完善简单化的管理工作，如：对档案信息归档、档案文件储存等。但是却忽视了日后档案资料应用与共享需求，为后续工作开展造成阻碍与不良影响。再加上管理工作混乱情况，无法按照标准要求对档案工作进行及时处理，其中就包括档案分类，只是随意地进行归档，最终出现档案信息资源混淆等情况，使现代档案管理工作质量与效率持续降低。

(二)档案管理基础工作待重视

档案管理基础工作待重视，是因为现代档案管理工作人员只把工作重心放在档案管理方面，在日常管理环节中，只是把档案信息资源搜集、整理、归档，却没意识到档案管理工作重要意义，使档案管理工作发展目标不明确，不便于对档案信息资源共享与查阅等。除此之外，大部分档案管理工作人员甚至对基础工作了解的不全面，往往不重视基础工作，导致档案管理工作不具备系统性、统一性、延续性等特点。甚至还会因为忽视基础工作，只能符合现代档案管理工作短期高效率实施，随着档案管理工作不断地发展，其社会效益、经济效益将会持续下降，导致现代档案管理工作整体效果不佳。

(三)信息技术应用力度不够

信息技术应用力度不足，原因一：建设资金不充足，因为现代档案管理建设方案与发展理念不完善、不明确，使现代档案管理工作实施效果不明显，甚至还会对各项工作顺利开展造成阻碍；原因二：不具备专业化技术管理人员，结合目前现代档案管理工作实施情况分析，关于档案管理人员选择，往往都重视实践管理经验，而忽视了现代档案管理工作信息化发展，使其内部所具备的工作人员技术水平不足，无法意识到需要对信息技术引进与应用，阻碍现代档案管理信息化发展^[2]；原因三：基础设施不完善，关于现代档案管理信息化发展，完善的基础设施的重要基础条件，而现代档案管理部门往往把投资重心放在档案文件管理方面，关于管理方式，只是采用传统化人工管理方式，固定化管理思想无法意识到引进信息技术重要性与影响性，最终对现代档案管理工作开展造成阻碍。

二、突出档案管理基础工作在现代档案管理中重要作用实施策略

档案管理基础工作，是现代档案管理重要组成部分，所具有的影响性较大，还需引起管理人员重视。基于现代化社会背景下，还需突出档案管理基础工作在现代档案管理中重要作用，给现代档案管理工作带来新的发展局面。

(一)完善现代档案管理工作流程，确保各项工作有序实施

完善现代档案管理工作流程，既确保管理工作质量，又能对各领域发展产生积极影响，充分发挥出档案管理基础工作重要价值。基于管理部门参与过程中，能够对档案管理工作流程制定与完善提高重视度，使各项工作有序实施。第一，对档案管理机制的制定，制定依据就是现代档案管理工作目的，使管理机制能够对其整体发展产生积极影响^[3]。同时，考虑档案管理工作难度与复杂性，以管理机制为实施标准，规范各项工作标准性；第二，重视管理机制实施，可在实施的过程中对其不断地完善，使其既符合现代档案管理工作开展要求，又能帮助工作人员对档案信息分类管理，一边管理、一边分类；一边分类、一边完善档案内容，使档案管理工作流程更完善；第三，突出管理机制应用价值，主要是与传统化人工管理方式想比较，在实施过程中探究不同管理方式工作效率、信息质量、内容完整性等，使档案管理部门与工作人能够注重基础工作，在管理机制积极影响下，全面提升现档案管理工作质量与效率。

(二)重视基础工作开展与实施效率，促进现代档案管理创新发展

档案管理基础工作对现代档案管理工作有巨大影响，还需引起重视，才能为其创新发展奠定良好基础^[4]。为使各项工作都可顺利开展与实施，还需工作人员对各项工作内容全面了解与掌握，在各项工作开展过程中都需明确管理目标，尤其是对档案管理基础工作开展，管理部门需要加大对其宣传力度，使管理工作人员对其有一定了解，能够在实际管理过程中规范基础工作行为，逐渐引起人员重视。除此之外，档案管理部分中领导人员对基础工作人员正确引导，可在引导过程中不断突出基础工作实施重要性，注意工作实践总结与流程完善，真正改变传统化管理理念与模式，为现代档案管理创新发展带来积极影响。

(三)加大投资力度，拓展档案管理信息化发展

拓展现代档案管理工作信息化发展，基础条件就是管理部门及相关部门重视投资与创新，充足的建设费用可完善基础设施，有利于管理模式创新。首先，管理部门对工作目标与核心全面分析，控制各项工作成本费用，提高资金利用率；其次，具备专业化技术人员，对信息技术正确应用，促进现代档案管理信息化发展；最后，构建独立管理系统，设置多项功能，满足各项工作开展条件，重视基础工作开展与实施，从而实现突出档案管理基础工作重要性目的。

结语：

为促进现代档案管理创新发展，还需加大基础工作实施及管理力度，完善现代档案管理工作流程，确保各项工作有序实施，引起人员对基础工作实施重视度。提升基础工作开展与实施效率，促进现代档案管理创新发展，提高管理工作效率与质量，加大投资力度，拓展档案管理信息化发展，促进现代档案管理智能化发展。

参考文献：

[1]张海涛,李媛媛.浅谈现代化档案管理中档案基础管理工作重要性[J].文存阅刊,2019,3(2):25-25.

[2]阮晓红.论述档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].办公室业务,2018,6（01）：11+13.

[3]谷琳.论述档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国房地产业,2018，12(17):294-294.

[4]林明艳.档案管理基础工作在现代档案管理中的重要性[J].现代国企研究,2018,134(08):81-81.