加强出生医学证明档案数字化工作实践研究

付静洁

上海市浦东新区妇幼保健院 上海市 浦东新区 201206

【摘要】出生医学证明代表着一个人的出生凭证，其在日后提供国籍证明、人口登记时均发挥重要作用。鉴于出生医学证明的显著重要性，国家要求加强管理出生医学证明。目前在各项管理措施中，数字化工作实施了较好的效果，且能够长期、有效保护信息，确保档案具有真实性、完整性，以便更好地为人民群众服务。

【关键词】出生医学证明；档案数字化；实践研究

出生医学证明具体是指医疗机构所出具的带有公章的新生儿医学信息证明，具有重要的法律意义与作用，例如申报户籍、移民、申请儿童特殊服务等。近年来随着我国人口出生的不断增多以及社会信息化的迅速发展，出生医学证明已逐渐发展为重要的法律证件以及国家医学档案的组成部分，加强管理势在必行。

1、出生医学证明档案数字化

储存出生医学证明的方法复杂多样，不同医疗机构所用措施不同，一旦导致出生医学证明流失或损坏，则影响国家民生普查顺利进行。目前，仍存在很多医疗机构出生医学证明采用最为原始的检索功能，以纸质档案为基础，难以有效利用出生医学证明工作。当下社会信息技术取得较好发展，电子档案技术逐渐进入医疗机构，方便各医疗档案更好地保存。国家建议针对有条件的医疗机构，可依照卫生院标准建立出生医学证明电子档案，开展数字化加工，使用互联网手段实现高效传递，加强对于档案的管理，使人民能够更方便地利用出生医学证明。早在10年前，我国部分发达地区已出台了电子档案管理的相应政策，要求规范电子文档安全保存、管理、利用的措施，在之后几年中仍不断完善与发展该政策，详细说明了出生医学证明的签发、换发、补发、印章管理等内容，促进出生医学证明的管理更加科学化、规范化，为档案数字化管理以及互联网化打下了有利基础^[1]。

2、出生医学证明档案数字化方法

2.1提高政府的重视程度。做好出生医学证明档案数字化工作是一件有利于民生的好事，其有力保障之一即当地政府需充分重视。在处理出生证明档案数字化的过程中，建议将其纳入政府为民办实事项目，优先实施出生医学证明数字化，经常询问工作进展情况，就推动工作提出具体要求，将其作为年度重点工作予以部署与落实，及时介入业务指导，并未该项目投入必要的经费支持，保证工作得到有效成效^[2]。政府领导更需要表现出对工作的高度重视，适当增加公安私密保护力量，即可确保相关的档案管理机关不受外界干扰，也可以通过加大力度监督数字化工作顺利进行，实时落实重点工作，促进工作目标的达成^[2]。

2.2要加强各部门之间的协作，这也是做好档案数字化工作的必不可少的条件之一，首先需加强内部协作，要求各医疗机构根据各自职责做好出生医学证明档案的收集、整理、分类工作，按年度整理和存放，为开展数字化工作做好基础准备。其次加强外部协作，卫生局、档案局以及公安局等部门均需紧密配合，分别负责档案整理、扫描录入、技术指导等，顺利完成档案数字化工作，其档案资源时间覆盖了整整18年^[3]。

2.3提升工作专业化水平。档案数字化对于专业性要求较强，所有工作人员均需掌握扎实的专业知识，不仅需具备传统档案收集、整理能力，也需加强管理数字档案的能力。各卫生院管理部门需定期号召工作人员参与专业的知识培训与讲座，邀请更加专业的档案局业务科室人员开展详细介绍，必须做到人人心里有数，深刻认识数字化，熟练掌握档案数字化管理技术，做好数字化前处理工作。由国家机构对出生证明档案进行统一管理，同时提供查阅服务，设置查询关键词，按照时间、姓名等条件进行有序保存，最终交由政府档案馆统一管理，要求所有工序都有专人负责。

3、档案数字化管理成效

当下档案数字管理具有以下几点优势：（1）实现了档案安全管理。纸质档案原先主要由各单位分散保管，当发生房屋改造、库房搬迁等情况时，纸质档案则极易丢失或破损。通过对纸质档案实施数字化改变，并将数档案移交至档案馆实施统一保管，档案则均会得到完善的保管，不易遗失，更不会破损。且群众到档案馆对数字档案进行查阅时，必须出示本人身份证或其他能够其本人身份的有效证明材料，确保档案保密性，例如到妇保院对备份数据进行查询时，必须输入专用的密码方可进入系统查询，同时系统也会留下查询痕迹。各个档案馆也必须指定专人管理、维护数字档案以及相关系统，尤其是服务器、计算机、扫描仪等硬件设备，定期检查、清理与维修，严禁使用移动存储设备，例如U盘、磁盘等，确保数字化档案信息的安全^[4]。（2）满足了档案查阅的便捷化。无论是民众或是工作人员，仅需在系统中输入查询关键词，即可获得精准的查询档案扫描件，即使是在异地，也能够提供查档服务，对于在外地无法到院查询的民众，可通过邮件、传真等方式提供必要的证件。而在既往查阅纸质档案中则必须要在案卷堆中翻找，给查询造成诸多不便，还存在泄漏档案信息泄密的风险

^[5]。

4、结束语

随着我国人口的不断增加，出生医学证明逐渐受到越来越多的重视，及时加强出生证明档案数字化工作的管理逐渐变得意义重大起来，开展数字化工作能够完全满足出生医学证明数据库建设、数字化储存的要求，使得信息保存更加安全可靠与规范化，方便工作人员与民众查询资料查询，获得了政府以及公众的支持，相信日后我国档案管理工作会发展地更加科学与便捷。

参考文献：

[1]杨玉荣,韦新花,刘婷.加强出生医学证明档案数字化工作实践分析[J].世界最新医学信息文摘,2019,19(90):219-375.

[2]王芳.出生医学证明档案数字化工作实践[J].办公自动化,2018,23(08):58-59.

[3]江燕芝.加强出生医学证明档案数字化工作实践分析[J].浙江档案,2018,12(02):64.

[4]王丽玲. 浅谈《出生医学证明》档案管理分析[J]. 办公室业务, 2016, 17(17):120-120.

[5]杨玉荣, 韦新花, 刘婷. 加强出生医学证明档案数字化工作实践分析[J]. 世界最新医学信息文摘(电子版), 2019, 019(090):219,375.